12 dicas para gerenciar melhor seu e-mail

O e-mail é uma ferramenta de comunicação extremamente útil nos negócios. Menos intrusivo do que uma ligação ou mensagem no WhatsApp, o e-mail é conveniente e rápido. Ele capacita os empreendedores a administrar seus negócios de qualquer lugar. Com ele você pode se comunicar com clientes, verificar os funcionários e marcar reuniões importantes em seu escritório ou em trânsito.

Mas, quando usado de forma inadequada, o e-mail pode prejudicar a produtividade. Mais de um quarto do dia de um trabalhador, em média, é gasto lendo e respondendo e-mails, de acordo com uma pesquisa divulgada pelo McKinsey Global Institute. 

A pesquisa descobriu, ainda, que o e-mail é a segunda atividade que mais consome tempo dos funcionários, depois das “tarefas específicas de função”. Líderes de negócios, CEOs e gerentes costumam receber dezenas, senão centenas, de e-mails por dia. Ler e responder a cada mensagem pode consumir muito tempo e energia.

Uma caixa de entrada de e-mail desordenada – cheia de mensagens antigas, não abertas ou sem importância – não só o frustrará, mas o impedirá de maximizar seu tempo e o distrairá de outras obrigações.

Aqui estão algumas estratégias para gerenciar melhor seu e-mail e manter o mínimo de mensagens em sua caixa de entrada.

Leia os tópicos deste texto da maneira que preferir:

• Como gerenciar melhor seu email?

1. Defina uma hora específica do dia para olhar seus e-mails 
2. Tome decisões imediatamente
3. Abra os e-mails apenas uma vez 
4. Verifique o e-mail por apenas 15 minutos de cada vez
5. Cancele a assinatura de newsletters e mensagens de marketing
6. As pastas são suas amigas
7. Ative o recurso de visualização prévia
8. Tenha nos rascunhos uma resposta pronta
9. Crie uma conta alias para classificar e-mails
10. Apenas não responda
11. Será que você precisa mesmo de uma caixa de entrada vazia?
12. Sua caixa de entrada não é sua lista de tarefas

Como gerenciar melhor seu email?

1. Defina uma hora específica do dia para olhar seus e-mails 

Quantas vezes por dia você verifica o e-mail? Provavelmente é mais do que você pensa. É tentador alternar entre sua caixa de entrada de e-mail e qualquer outro trabalho que você esteja fazendo. Afinal, e se alguém precisar de você para uma tarefa urgente?

Embora seja uma atitude admirável, ela pode fazer muito mal à sua produtividade. A melhor maneira de criar um trabalho significativo é concentrar toda a sua atenção em uma tarefa.

Se você mudar sua atenção para o e-mail, seu cérebro levará algum tempo para se concentrar no que você estava fazendo originalmente (isso é conhecido como “custo de troca”).

Portanto, em vez de olhar seu e-mail várias vezes ao dia, defina um horário, no máximo dois, para processar todos os seus e-mails. Dessa forma, você não interrompe uma tarefa mais produtiva para “dar uma olhada em sua caixa de entrada”. Além disso, você evitará procrastinar no e-mail e deixar que as mensagens não respondidas se acumulem.

Observação: essa tática só funciona se você desabilitar as notificações de e-mail. Caso contrário, seu e-mail ainda pode interromper tarefas mais importantes.

A menos que você precise de um e-mail para tomar decisões rápidas, não ative notificações para eles.

2. Tome decisões imediatamente

Tomar decisões rápidas e buscar ações imediatas ajudará a manter sua caixa de entrada de e-mail sob controle. A ideia é não atrasar para amanhã o que pode ser realizado imediatamente.

Ao verificar suas mensagens, procure na caixa de entrada e-mails que podem ser excluídos imediatamente, como spam ou promocionais. Em seguida, selecione as mensagens que não exigem resposta e exclua ou arquive-as. Depois de reduzir o número de mensagens em sua caixa de entrada, você poderá avaliar melhor quais são as mais críticas.

Não deixe e-mails importantes ficarem na sua caixa de entrada por dias. A menos que você esteja de férias, responda em 48 horas. Responda ao remetente assim que ler a mensagem.

Se você não puder responder imediatamente, comunique ao remetente que recebeu a mensagem e entrará em contato em breve. Defina um prazo e faça o acompanhamento.

3. Abra os e-mails apenas uma vez 

Ao abrir uma mensagem, considere as seguintes 5 ações: fazer, delegar, excluir, adiar e designar. Em inglês é chamado de 5 D’s: “do, delegate, delete, defer, and designate’‘. 

Resolva rapidamente os e-mails que exigem menos de dois minutos de ação e delegue aqueles que exigem ação de outra pessoa.

Cancele imediatamente newsletters desnecessárias, exclua as mensagens que não exigem nenhuma ação e adie as notificações que exigem mais de dois minutos de ação para serem concluídas. 

Por último, arquive os e-mails que contêm informações pertinentes em uma pasta separada para que você possa localizá-los mais facilmente no futuro.

4. Verifique o e-mail por apenas 15 minutos de cada vez

Outra estratégia para você maximizar sua produtividade é verificar e-mails em intervalos curtos de 15 minutos. 

Você ficaria surpreso com a quantidade de e-mails que pode ler e responder em um curto espaço de tempo com atenção plena. A chave é definir um cronômetro, para que você saiba quando seus 15 minutos acabaram e quando é hora de passar para outro trabalho.

5. Cancele a assinatura de newsletters e mensagens de marketing

Arquivar e excluir mensagens é fundamental para manter sua caixa de entrada limpa. Mas você também deve tomar medidas para reduzir o número de mensagens que chegam à sua caixa de entrada.

Mensagens de marketing e newsletters são algumas das maiores fontes de desordem na caixa de entrada. Claro, algumas dessas mensagens são valiosas e vale a pena mantê-las por perto (como a nossa newsletter, por exemplo <3).

Mas se você estiver continuamente excluindo ou arquivando as mesmas mensagens sem lê-las, é um sinal de que você deve cancelar a assinatura delas.

Se você realmente deseja manter um arquivo de uma newsletter específica, pode criar um filtro para arquivá-la automaticamente. Dessa forma, você terá cópias da newsletter para referência, mas se livra da desordem da caixa de entrada.

Dica: se você cancelou a assinatura de uma newsletter, mas ainda está recebendo e-mails, basta marcar o e-mail como spam para evitar o recebimento de mais mensagens. Não se sinta mal por fazer isso, é exigido por lei que os profissionais de marketing facilitem o cancelamento da assinatura.

6. As pastas são suas amigas

Quando você usa sua caixa de entrada como armazenamento padrão, ela rapidamente se torna uma gaveta de lixo digital, o que torna difícil encontrar o que você precisa. 

Você pode classificar manualmente as mensagens em pastas, com certeza, mas melhor ainda, você pode configurar filtros automáticos que encaminham as mensagens diretamente para uma pasta de sua preferência. 

Por exemplo, as notificações do Facebook podem ir direto para uma pasta de mídia social. Todas as mensagens da equipe de marketing serão arquivadas diretamente em seu arquivo de iniciativas de marketing. 

O Gmail faz isso automaticamente, mas você pode configurar um sistema semelhante com outros serviços de e-mail, como o Microsoft Outlook. 

Depois que todos os e-mails de um tipo, como newsletters, forem agrupados em suas próprias pastas, você pode selecionar todos e excluir os indesejados com um único clique. Encontre uma configuração de classificação automática de e-mail que funcione para você e suas tarefas.

7. Ative o recurso de visualização prévia

Use o recurso de visualização prévia do seu programa de e-mail, se houver (a maioria tem). 

Isso permitirá que você dê uma olhada nas primeiras linhas de uma mensagem em uma janela separada, de modo que não precise abri-la inteiramente para lê-la e poderá excluir o lixo eletrônico instantaneamente. 

Bônus: isso também reduz suas chances de abrir uma mensagem com um vírus anexado.

8. Tenha nos rascunhos uma resposta pronta

Se você receber várias mensagens contendo solicitações semelhantes, aconselhamos você a escrever uma resposta pronta padrão que possa ajustar e personalizar ligeiramente de acordo com cada e-mail. 

Salve a resposta padrão como uma de suas assinaturas de e-mail para que você possa preencher automaticamente o corpo de seus e-mails. Genial, não é? 

Apenas não se esqueça de modificar de acordo com o destinatário e as circunstâncias.

9. Crie uma conta alias para classificar e-mails

Muitas plataformas de e-mail (incluindo o Gmail) permitem que você crie contas alias que são alimentadas em uma única caixa de entrada. 

Você pode configurar suas contas alias para alimentar uma única pasta, como por exemplo para organizar contas e outros documentos financeiros essenciais. Assim você pode dedicar um tempo específico para sentar e examinar todas as suas finanças.

10. Apenas não responda

Pronto, é isso aí mesmo. Esse conselho vai além de lidar com lixo eletrônico – e obviamente não estamos falando de ignorar o seu chefe. Estamos falando sobre aquela mensagem de seu colega de trabalho duas mesas ao lado. 

Muitas vezes as pessoas fazem perguntas quando provavelmente podem encontrar as respostas por conta própria. E se você não responder, elas irão encontrar essas respostas mesmo assim.

Como você implementa esse tipo de pensamento sem se sentir rude? Preocupando-se mais consigo mesmo e com o seu próprio tempo do que com o tempo dos outros. Um mantra a ser praticado: não há motivo para eu responder às pessoas simplesmente porque elas me enviam um e-mail. Responda o que importa.

11. Será que você precisa mesmo de uma caixa de entrada vazia?

Esta talvez não seja a pérola de sabedoria certa para todos – há algo extremamente gratificante para muitas pessoas sobre terminar e começar cada dia com uma caixa de entrada limpa. Mas, para você, talvez essa expectativa seja irreal e até um pouco sufocante.

Esvaziar sua caixa de entrada religiosamente pode, honestamente, ser uma perda de tempo. 

Clicar em excluir, excluir, excluir pode ser satisfatório ou parecer produtivo, mas por que se preocupar? 

Fica a questão: Você está fazendo isso porque faz você se sentir bem ou porque é realmente útil? E se não for útil, talvez você não precise de uma caixa de entrada limpa – e talvez você deva parar de usar isso como um barômetro de sucesso.

12. Sua caixa de entrada não é sua lista de tarefas

Não deixe sua caixa de e-mail se tornar uma lista de tarefas, algo que você vai percorrendo de cima a baixo. A pior lista de afazeres possível, porque literalmente todos podem acrescentar algo a ela. 

Crie sua própria lista de tarefas por e-mail abrindo apenas aqueles que precisam de sua atenção. Procure e-mails importantes que exigem respostas imediatas (por exemplo, para projetos prioritários ou de seu chefe) e abra apenas essas mensagens.

Mantenha a janela de resposta aberta em seu computador ou deixe o rascunho pendente na pasta de rascunhos. Aí está sua lista de tarefas: esta pilha de respostas. 

Use o tempo de e-mail prescrito para escrever respostas ponderadas e convincentes, em vez de tentar rasgar uma quantidade maior de coisas menos relevantes. Dessa forma, seu objetivo pode ser obter uma pasta de rascunhos vazia, em vez de uma caixa de entrada totalmente vazia.

Veja como usar sua caixa de entrada de e-mail e lista de tarefas juntas:

– Limpe o lixo

Para começar, limpe sua caixa de entrada de todos os itens que não exigem ação. Isso significa arquivar ou excluir.

Às vezes, as pessoas têm dificuldade para decidir se devem arquivar ou excluir mensagens. Para consertar isso, aqui vai uma regra simples: se você achar que vai precisar de tal e-mail novamente algum dia, arquive.

Os programas de e-mail modernos têm tanto espaço de armazenamento que é improvável que algum dia você preencha ele todo. E se você fizer isso por algum motivo, pode limpá-lo mais tarde.

– Faça as tarefas rápidas

Depois de arquivar ou excluir todos os e-mails que não requerem ação, você pode passar para o processamento do próximo tipo de e-mail. Estas são as mensagens que você pode responder em 5 minutos ou menos.

Geralmente é só uma resposta, embora possa significar fazer outra tarefa rápida relacionada ao e-mail.

Então, por que não adicionar esses itens à sua lista de tarefas? Você poderia, mas geralmente basta fazer a tarefa no tempo que levaria para adicioná-la à sua lista de tarefas pendentes. Ao fazer o item agora, você economiza tempo a longo prazo.

– Adicione tarefas mais longas à sua lista de tarefas pendentes

Mesmo depois de remover mensagens que não exigem ação e executar tarefas rápidas, provavelmente você terá alguns e-mails que requerem mais tempo ou etapas para atendê-los.

Estes são os e-mails que você deve retirar de sua caixa de entrada e colocar em sua lista de tarefas. 

No que diz respeito a adicionar itens de e-mail à sua lista de tarefas, você tem algumas opções. A mais simples é copiar o e-mail diretamente em seu programa de tarefas (usando a linha de assunto ou outra informação relevante do e-mail). Copiar o e-mail funcionará, mas pode ser complicado se você tiver muitos e-mails para ler. Além disso, ele pode criar tarefas difíceis de entender quando você voltar a elas mais tarde. 

Para evitar esse problema, você pode usar um gerenciador de tarefas. O Flowup é uma ótima opção para você não se perder com o seu e-mail e controlar suas tarefas, entre em contato com a gente e saiba mais!