Ciência da produtividade: faça o seu cérebro trabalhar com você

No mundo agitado de hoje, nos tornamos interessados pela ciência da produtividade e buscamos segredos supostamente ocultos sobre como ser mais produtivo.

Fazer mais em menos tempo nos ajuda a progredir e ainda nos dá mais disponibilidade para as coisas que amamos fora do trabalho – seja arranjar tempo para um hobby pessoal ou perseguir uma pequena ideia de negócio. O problema que encontramos é que é fácil ficar motivado, mas é difícil manter a disciplina. Aí que entra a ciência da produtividade.

A maioria de nós olha para a produtividade de maneira equivocada: estar acorrentado à sua mesa é tão prejudicial à saúde quanto a produtividade. Realização não é fazer tudo, é fazer as coisas certas. Produtividade significa dizer não.

Leia os tópicos deste texto como preferir:

• Ciência da produtividade: o que você realmente precisa saber
• Ciência da produtividade: o que tirar de tudo isso

Ciência da produtividade: o que você realmente precisa saber 

Foco e consistência são o segredo para ser verdadeiramente produtivo. Vamos nos concentrar nos 7 vieses cognitivos que têm o maior impacto na maneira como gastamos nosso tempo, priorizamos nossas tarefas e alcançamos (ou não alcançamos) nossos objetivos – com estratégias concretas para evitá-los.

1. O Efeito da Mera Urgência, ou “Por que deixamos tarefas sem importância tomarem conta de nossos dias”

Sempre teremos mais tarefas do que tempo para concluí-las. Como decidir o que priorizar? Acontece que raramente tomamos essa decisão de forma racional.

O Efeito da Mera Urgência descreve nossa tendência de priorizar tarefas que percebemos como sensíveis ao tempo em relação às tarefas que não são sensíveis ao tempo, mesmo quando as recompensas da tarefa não urgente são objetivamente maiores. 

Em outras palavras, a urgência sempre supera a importância.

O que você pode fazer a respeito disso, para ter mais produtividade:

• Priorize suas tarefas. Classifique suas tarefas como urgentes / não urgentes e importantes / não importantes. Isso ajuda a decidir o que fazer com uma tarefa, dependendo de onde ela se enquadra.

• Reserve de 2 a 4 horas mais produtivas do seu dia para o trabalho mais importante. Bloqueie esse tempo em sua agenda para que você possa se concentrar sem interrupções.
• Responda e-mails apenas em determinados horários do dia. Reserve blocos de tempo específicos para responder a e-mails. Por exemplo, das 12h às 12h30 e das 16h às 17h. Não deixe o e-mail transbordar para outra hora do seu dia.
• Dê um prazo às suas tarefas importantes. É quase impossível cumprir um prazo arbitrário que você definiu para si mesmo, então encontre uma maneira de se comprometer com um prazo externo, mesmo que esteja apenas contando para um amigo.

2. O Efeito Zeigarnik, também conhecido como “Por que não podemos parar de pensar em tudo o que precisamos fazer”

O Efeito Zeigarnik se refere à nossa tendência de lembrar mais das tarefas incompletas ou interrompidas do que as concluídas. 

À primeira vista, o Efeito Zeigarnik pode parecer uma adaptação útil: é bom lembrar as coisas que precisamos fazer e é uma coisa positiva querer terminar o que começamos. O problema quando se trata de nossa produtividade é duplo:

• Primeiro, com cada tarefa incompleta de que seu cérebro lembra você ocupa um pouco de sua atenção, dividindo seu foco e tornando mais difícil se concentrar no que você está trabalhando no momento.
• Em segundo lugar, mesmo que consigamos nos desconectar fisicamente do trabalho, o Efeito Zeigarnik garante que nossas tarefas inacabadas nos sigam para casa. Elas se intrometem em nossos jantares de família, nossas férias, nossos fins de semana e nosso sono.

O que você pode fazer a respeito disso:

• Escreva suas tarefas. Seu cérebro é um péssimo sistema de arquivamento. Em vez de manter as tarefas em sua cabeça, crie o hábito de anotá-las assim que chegarem até você.
• Tenha um sistema para organizar e revisar regularmente suas tarefas. Seu sistema não funcionará se seu cérebro não confiar que está correto e atualizado. 
• Crie rituais para planejar seu dia e semana para que seu cérebro possa confiar que você está trabalhando nas coisas certas na hora certa e possa se preocupar com todo o resto mais tarde.
• Ter um ritual de encerramento do trabalho. Faça um plano para amanhã antes de terminar o dia de trabalho, assim suas tarefas inacabadas não permaneçam em sua mente depois do expediente.
• Encontre uma pequena maneira de começar. O Efeito Zeigarnik também pode ser usado a nosso favor. Quando você adiar uma tarefa particularmente grande ou difícil, identifique um primeiro passo muito pequeno que você pode dar. O simples ato de começar pode fazer com que seu cérebro queira continuar até o fim.
• Não se esqueça de olhar para trás e ver o quão longe você chegou. Outro efeito colateral negativo do Efeito Zeigarnik é que esquecemos rapidamente tudo o que já realizamos. Não se esqueça de olhar para trás em suas tarefas concluídas durante uma revisão semanal para comemorar o que você já realizou.

3. A falácia do planejamento, ou “Por que perdemos prazos”

A falácia do planejamento na ciência da produtividade se refere à nossa tendência de subestimar o tempo que levará para concluirmos uma tarefa futura, apesar de saber que tarefas semelhantes demoraram mais no passado.

Pior ainda, vários estudos mostram que subestimamos os cronogramas, mesmo quando sabemos que estamos subestimando os cronogramas.

A falácia do planejamento pode ser uma ótima ideia. 

Quantos projetos nunca teríamos realizado se tivéssemos uma compreensão precisa de quanto trabalho e tempo seriam necessários no início? Às vezes, a ignorância é uma bênção. Mas, na maioria das vezes, comprometer-se com prazos excessivamente otimistas só leva a muito estresse e culpa.

Não conseguimos cumprir prazos, mas não podemos fazer nada sem eles (veja o Efeito da Mera Urgência acima), então como aprendemos a viver com eles?

O que você pode fazer a respeito disso, para ter mais produtividade:

• Divida os projetos em partes menores e estime quanto tempo cada uma levará. Quanto mais partes você conseguir dividir seu projeto, mais realistas tendem a ser suas estimativas de tempo.
• Sempre coloque mais tempo no seu planejamento do que você acha que realmente precisa. O que quer que você pense ser um cronograma razoável de projeto, coloque 20% a mais de tempo nele.
• Use dados antigos para fazer melhores previsões. Comece a monitorar o tempo que leva para realmente concluir as coisas e use esses dados para fazer previsões mais precisas.
• Limite o escopo do trabalho. Em vez de estender o cronograma, comece a reduzir o escopo do trabalho no meio do ciclo. Dessa forma, mesmo quando somos vítimas da Falácia do Planejamento, ainda enviamos um trabalho de alta qualidade, ainda que isso signifique deixar algumas coisas para depois.
• Quando você perder um prazo, comunique com antecedência. Quanto mais cedo você informar as pessoas, melhor elas serão capazes de ajustar os planos. A maioria das pessoas é compreensiva. Mesmo quando não são, elas são muito mais compreensivas quando você avisa com antecedência.

4. A Falácia do Custo Irrecuperável, ou “Por que queremos terminar o que começamos, mesmo quando não deveríamos”

Você já começou a ler um livro e percebeu que ele era muito ruim, mas continuou lendo mesmo assim? Nesse caso, você foi vítima da maior implicância dos economistas: a Falácia do Custo Irrecuperável.

A Falácia do Custo Irrecuperável descreve nossa tendência de continuar um empreendimento como resultado de investimentos anteriores nele. 

Custos irrecuperáveis ​​são quaisquer custos – como tempo, energia ou dinheiro – que investimos no passado e que não podemos recuperar. Porque não há nada que possamos fazer a respeito deles, a coisa racional a fazer é ignorar os custos irrecuperáveis ​​ao decidir como investir nosso futuro tempo, energia e dinheiro.

Na realidade, sentimo-nos compelidos a prosseguir para fazer com que esses investimentos anteriores “valham a pena”. Continuamos a investir mais dinheiro, tempo e energia nos compromissos que iniciamos, mesmo quando nossos recursos limitados proporcionariam melhores retornos em outro lugar. 

Para piorar as coisas, a sociedade nos diz que a Falácia do Custo Irrecuperável é uma virtude. Dizem que os desistentes nunca vencem. Que precisamos de coragem e resiliência. Que é preciso ser persistente. 

Entendemos que ir embora é um fracasso quando, na verdade, pode ser o curso de ação mais lógico.

O que você pode fazer a respeito disso:

• Torne os custos de oportunidade explícitos. Cada decisão tem dois custos. O primeiro é a quantidade real de dinheiro, tempo ou energia que você investe. O segundo custo é o benefício que você teria obtido com a próxima melhor alternativa. Esse preço oculto é chamado de custo de oportunidade e é muito mais provável que o ignoremos quando tomamos nossas decisões. Por exemplo, ao considerar uma mudança de carreira, tendemos a nos concentrar no dinheiro que estaríamos abrindo mão. Deixamos de levar em consideração a alegria e a satisfação que estamos perdendo por ficar.
• Faça um inventário trimestral de seus compromissos. Você precisa criar seus próprios momentos de decisão nos quais você dá um passo para trás e decide se continuar com uma meta ou compromisso faz sentido.
• Pergunte a si mesmo “Se eu estivesse começando esta empreitada hoje, ainda o faria?”. Se a resposta for não, então a coisa lógica a fazer é cortar suas amarras e ir embora. Às vezes, os desistentes vencem.

5. O Viés do Presente, também conhecido como “Por que procrastinamos, comemos junk food e não economizamos para a aposentadoria”

O Viés do Presente descreve nossa tendência de escolher uma recompensa menor e imediata em vez de uma recompensa maior para o futuro. 

Infelizmente, parece ser uma lei imutável da natureza que as coisas que são melhores para nós a longo prazo são um obstáculo a curto prazo. 

O sorvete tem um gosto melhor do que o brócolis. Comprar roupas novas é mais divertido do que economizar dinheiro para uma aposentadoria aos 60 ou 70 anos.

Quando deixamos de nos alimentar de maneira mais saudável, de economizar mais ou de fazer progresso em nossos objetivos, estamos nos enterrando em buracos e deixando que nossos Eus Futuros tentem encontrar uma saída.

O que você pode fazer a respeito disso:

• Ajude o seu Eu Futuro. Se você quiser se levantar e se exercitar pela manhã, mas tem tendência a pegar no sono, pode deixar todas as suas roupas de treino arrumadas na noite anterior e marcar um encontro com um amigo para uma corrida matinal. Se você quiser se concentrar em seu trabalho, mas em vez disso acaba parando no Twitter, bloqueie seus aplicativos de mídia social e outros sites em determinados momentos do dia.
• Encontre maneiras de tornar a coisa “certa” um pouco mais agradável. Procure uma forma de exercício que você realmente goste. “Agrupe” uma atividade que você goste – como assistir Netflix – com uma atividade que você adia – como dobrar roupas. Encontre receitas saudáveis ​​que também sejam deliciosas.
• Reformule a forma como você pensa sobre recompensas. Se você não pode superar o Viés do Presente, encontre uma maneira de trabalhar com isso. Em vez de correr para perder peso em 6 meses ou escrever para se tornar um romancista famoso, concentre-se na sensação de satisfação que você obtém depois de correr um quilômetro ou escrever 1.000 palavras por dia. Quando se trata de atingir as metas, as pesquisas mostram que aproveitar o processo é um indicador de sucesso muito melhor do que desejar o resultado de longo prazo.
• Imagine o seu Eu Futuro. Estudos mostram que dedicar um tempo para imaginar nosso Eu Futuro pode nos motivar a escolher recompensas de longo prazo em vez de gratificação imediata. No início de cada dia, imagine-se completamente satisfeito no final do dia. O que você realizou? Comece nessa tarefa primeiro.

6. Viés de Complexidade, também conhecido como “Por que complicamos demais nossas vidas”

O Viés de Complexidade descreve nossa tendência em escolher explicações e soluções complicadas em vez das mais simples.

A complexidade pode manter a vida interessante, como quando desenvolvemos rituais complexos para fazer uma simples xícara de café ou quando cuidamos com todo o carinho de uma massa fermentada para obter o pão perfeito. No entanto, sistemas complexos são mais difíceis de manter ao longo do tempo.

Além disso, a percepção da complexidade muitas vezes leva à evitar algo. Quando pensamos que alguma coisa é difícil de fazer ou entender, acabamos deixando de tentar. 

Se acreditamos que organizar nossas vidas requer um sistema complexo, é menos provável que experimentemos um sistema mais simples com o qual teríamos uma chance melhor de seguir. O truque é abraçar a complexidade quando você realmente gosta do processo, mas não deixe que ela te impeça de começar.

O que você pode fazer a respeito disso, para ter mais produtividade:

• Desenvolva um viés para a ação sobre a pesquisa. Você não precisa entender totalmente um conceito para começar. Em vez de buscar o conhecimento perfeito no início, adote uma abordagem interativa para seus empreendimentos: tente coisas, veja como funcionam e melhore lentamente com o tempo. É a maneira mais rápida de aprender. Feito é melhor que perfeito.
• Escolha o sistema que você usará. Pode ser que o jejum intermitente seja objetivamente a melhor maneira de queimar gordura ou que o GTD seja a maneira ideal de organizar suas tarefas, mas não fará nenhum bem se você não puder cumpri-lo por um longo prazo. Procure sistemas que funcionem com suas inclinações naturais, mesmo que não sejam os mais eficazes.
• Aplique a Navalha de Occam, que afirma que, quando confrontado com duas explicações possíveis para a mesma evidência, aquela que requer o menor número de suposições é mais provável de ser verdadeira. Embora haja exceções para cada modelo mental, a Navalha de Occam é uma boa regra para contrabalançar o viés da complexidade.

7. Adaptação Hedônica, ou “Por que não estamos felizes”

Não há nada que gostemos de complicar mais do que nossa própria felicidade, o que nos leva ao nosso sétimo e último viés cognitivo.

Adaptação Hedônica é nossa tendência de retornar rapidamente aos nossos níveis normais de felicidade após eventos externos positivos e negativos. 

Buscamos uma promoção, um aumento no trabalho, um certo número de seguidores no Twitter, porque é isso que acreditamos que nos fará felizes. 

Quando alcançamos nossos objetivos, obtemos um aumento temporário de felicidade, apenas para voltar aos nossos níveis básicos na próxima semana, dia ou mesmo hora.

De que adianta lutar por metas se alcançá-las nos deixa com a sensação de vazio depois de alguns instantes?

O que fazer a respeito disso:

• Defina muitas metas menores em vez de uma grande. A maioria de nós estabelece metas grandes e longínquas que só alcançaremos de vez em quando: formar-se na faculdade, perder 22 quilos, conseguir a promoção, correr uma maratona. Faça algo grande ou nem perca seu tempo. Passamos muito tempo perseguindo uma meta que nos dará apenas um golpe de felicidade único e temporário quando a alcançarmos. Em vez disso, você pode “enganar” a sua adaptação hedônica definindo metas menores e mais frequentes para também chegar à felicidade com mais frequência.
• Aproveite o processo, não apenas o resultado. Se você é um escritor, não fantasie sobre a publicação de um romance. Saboreie o processo. Se você está tentando perder peso, não se preocupe em acertar um número na balança. Saboreie a satisfação de se sentir mais forte, mais rápido a cada levantamento, passo ou burpee.
• O resultado não o deixará mais feliz, mas o ato de aparecer todos os dias pode. Se você não gosta do processo, pode ser que esteja buscando o resultado errado em primeiro lugar.
• Busque fortes conexões sociais. Embora a felicidade de promoções e aumentos seja passageira, estudos que acompanham as pessoas ao longo de muitas décadas mostram que relacionamentos fortes com outras pessoas – família, amigos ou comunidade em geral – são o indicador mais forte de felicidade e saúde a longo prazo.

De modo geral, busque metas grandes e ambiciosas, mas não negligencie as pessoas que vão comemorar com você quando for a hora.

Ciência da produtividade: o que tirar de tudo isso

Depois de aprender sobre esses vieses cognitivos, você não conseguirá deixar de vê-los em todos os lugares. 

Infelizmente, é mais fácil reconhecer esses erros mentais nos outros do que em nós mesmos. Temos um ponto cego cognitivo quando se trata de nossos próprios vieses cognitivos.

Estar ciente dessas armadilhas mentais é um bom primeiro passo, mas não é suficiente para nos impedir de cair nelas continuamente. Precisamos criar hábitos, sistemas e mentalidades para causar um curto-circuito nas tendências cognitivas que nossos cérebros estão programados para seguir.

Embora possamos nunca ser seres completamente racionais, podemos nos preparar para tomar melhores decisões sobre nosso tempo na maior parte do tempo.

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