Análise de impacto no negócio (BIA): o que é e a sua importância

Business Impact Analysis

O que você faria hoje se o seu fornecedor mais importante falisse de uma hora para outra? Quanto tempo demoraria para você começar a perder clientes, caso a sua capacidade de entrega fosse comprometida? Você sabe as respostas para essas perguntas hoje? Então, já está mais que na hora de saber o que é a análise de impacto nos negócios.

Ainda mais se você for responsável por uma pequena ou média empresa. Isso porque é comum pessoas desse nicho ignorarem esse tipo de avaliação no seu negócio, por acharem complexa demais. Por falta de tempo, acabam deixando isso para depois e, normalmente, o depois nunca chega. 

Descubra agora porque você deve dar mais atenção a análise de impacto no seu negócio e como isso pode te ajudar em um momento de crise.

O que é a análise de impacto nos negócios?

Seja a sua empresa mais antiga ou recente, existe uma regra universal no mercado: ninguém está imune às crises. Nem mesmo a companhia mais organizada do mundo pode evitar que em algum momento algo dê errado. 

Principalmente porque nem tudo depende do seu próprio serviço ou atuação interna. Muitos fatores do macro ambiente podem afetar e ameaçar a sua empresa. Como prever o futuro ainda não é possível, o que se pode fazer nesses casos é estar preparado para “aguentar o tranco”, quando ele vier. É sobre isso que se trata a análise de impacto. 

Ela é uma ferramenta que ajuda a prever as consequências de interrupções de sistemas e/ou processos para uma empresa. Isso ajuda a determinar planos de ação efetivos, que minimizam as perdas materiais e/ou de imagem.

A ideia desse documento é te ajudar a entender quais são os processos mais sensíveis do seu negócio e que mais afetam a empresa, caso parem de funcionar. Além de estimar um prazo requerido para a sua recuperação. 

Podemos pegar como exemplo um banco. A sua área de aquisição de talentos, caso ele não esteja em ampla expansão no momento, não é um setor prioritário. Sendo assim, ele pode parar as atividades por 1 semana, talvez até mais, e não gerar prejuízos. Agora, tudo muda se estivermos falando do sistema de gestão de pagamentos do banco, que se ficar uma semana sem funcionar, pode levar a instituição a fechar as portas. 

Para essa análise é feito uma planilha em que se qualifica o tamanho do impacto que a falha de determinado processo ou sistema tem ao passar do tempo, em cada faceta do negócio. Também se prevê os custos que isso pode gerar, para auxiliar na gestão financeira. Veja no exemplo abaixo:

2h 4h 8h 24h 48h
Questões qualitativas – escala de impacto: (1) Baixo, (2) Razoável, (3) Alto e (4) Muito alto
Perda de clientes 1 2 2 3 4
Perda de reputação 1 1 2 2 3
Impacto em outras atividades 2 2 3 3 4
Recuperação do trabalho perdido 1 1 2 2 3
Questões quantitativas
Custo com penalidades legais/contratuais 1.000 5.000 10.000 20.000 50.000
Custo com reparos 0 0 0 10.000 20.000

Por meio desse gráfico é possível observar que a partir das 24h o impacto se torna bem maior. Nesse caso, esse é o prazo que se deve considerar para evitar maiores transtornos. 

Por que a análise de impacto nos negócios é importante?

Como foi possível perceber no exemplo acima, uma boa análise de impacto traz luz para aquilo que é mais importante você atentar. O que fazemos com estas informações? Qual é a importância desses dados? Descubra agora os principais benefícios desse relatório. 

Ser base para avaliação de risco

Para fazer uma avaliação de risco mais precisa, o ideal é ter o seu documento de análise de impacto do negócio já pronto. Somente entendendo quais são os processos mais importantes e sensíveis do seu negócio é que será possível definir quais ameaças são prioritárias. 

Dar uma resposta rápida

Num cenário de crise, a velocidade da resposta faz toda a diferença para reduzir perdas. Empresas que fazem e mantém a sua análise de impacto atualizada conseguem ser muito mais efetivas nesse caso, pois criam de antemão planos de ação. Assim, quando acontece algum problema, a liderança tem muito mais segurança para tomar decisões, o que agiliza muito o processo. 

Indicar prioridades

Outro ponto importante é que, com a análise de impacto, a empresa consegue saber claramente quais são áreas prioritárias para agir. O documento apresenta uma previsão de prejuízo para cada falha e o tempo estimado para que ela seja solucionada, antes de gerar tal custo. Baseado nesses 2 fatores, se define a prioridade da resolução dos problemas. 

Agora que já entendeu a importância de fazer essa avaliação no seu negócio, descubra como você pode colocá-lo em prática. 

Como implementar uma análise de impacto na sua empresa?

São necessárias 4 fases para realizar uma análise de impacto do seu negócio. Confira:

1. Projeto

O primeiro passo é definir um responsável para coordenar todo o processo. Essa é a pessoa que fará a gestão do projeto. De forma geral, vai elaborar os questionários e conduzir as entrevistas com todos os representantes das áreas. Também é importante comunicar toda a empresa sobre esse processo, uma vez que todas as áreas são envolvidas e precisam investir tempo para responder os questionários com atenção. 

2. Questionário

Não existe um padrão para a elaboração dos questionários, uma vez que isso varia muito dependendo do negócio e da área envolvida. Porém, a ideia é identificar os impactos resultantes de interrupções ao longo do tempo, dos recursos necessários para a recuperação e da existência ou não de planos de ação para situações de contingência. 

3. Entrevista

Com o questionário em mãos, agora é o momento das entrevistas. É importante realizar essa etapa diretamente com os responsáveis pelas atividades críticas, para obter informações mais precisas. Outro ponto importante é deixar claro para os entrevistados refletirem sempre no cenário de pior caso, quando forem responder às perguntas. A ideia é se preparar as situações ruins e não ideais, portanto force até o limite do pior caso. 

4. Relatório

O relatório final compilando dessas informações é o que consiste na análise de impacto, também conhecida como BIA, por ser a sua sigla em inglês. Esse arquivo final pode variar, mas ele deve apresentar pelo menos essas informações:

  • compilação dos processos/sistemas mapeados;
  • Indicação dos prazos de tolerância à interrupção;
  • Indicação dos impactos causados pela interrupção;
  • Definição dos critérios de prioridade (custo x impacto);
  • Pessoas responsáveis e substitutos, com respectivos contatos;
  • Indicação do RTO (Recovery Time Objective ou Objetivo do Tempo de Recuperação);
  • Indicação do RPO (Recovery Point Objective ou Objetivo do Ponto de Recuperação), quando aplicável.

Vale a pena detalhar um pouco mais os dois últimos. O RTO é o período dentro do qual um processo deve ser restabelecido após um incidente, de modo a evitar consequências cabais, como a incapacidade de continuação do negócio. 

Já o RPO é definido pelo período máximo de tempo em que informações podem ser perdidas ou ficarem indisponíveis, devido a um acidente. 

Por fim, é importante destacar que a análise de impacto não é em si um objetivo final. Ela é um insumo para que a partir dessas informações se crie outros conhecimentos, como uma análise de riscos e até mesmo para a criação de um plano de ações para conter os cenários mais alarmantes descritos no documento. 

Viu só como realizar uma análise de impacto pode ser importante independente do tamanho do seu negócio? Muitas vezes esses passos são negligenciados pela desculpa da falta do tempo, mas as crises e os incidentes são imprevisíveis. Por isso, é importante estar sempre preparado. Sendo assim, se ainda ficou alguma dúvida sobre análise de impacto, deixa aqui nos comentários que vamos te ajudar!

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