Como personalizar quadros Kanban para diferentes tipos de equipe

Personalizar quadros Kanban é uma estratégia poderosa para adaptar a gestão de projetos à realidade de cada equipe. O Kanban é um método visual que organiza tarefas em colunas, representando as etapas do fluxo de trabalho — e quando bem configurado, ele ajuda a melhorar a produtividade, a comunicação e o controle das entregas.

No entanto, um quadro genérico pode não atender às necessidades específicas de equipes de arquitetura, engenharia, marketing, tecnologia ou consultoria. Cada uma tem suas próprias demandas e formas de trabalhar, e é aí que a personalização faz toda a diferença.

Se você quer um Kanban que realmente funcione no seu dia a dia, este artigo vai te mostrar como adaptá-lo ao seu tipo de equipe e tornar sua gestão muito mais eficiente.

Por que personalizar quadros Kanban?

Cada equipe tem uma forma única de organizar tarefas e projetos. O que funciona para um time de desenvolvimento de software pode não ser eficiente para uma agência de marketing. Isso acontece porque:

Os fluxos de trabalho variam entre áreas: 

Uma equipe de engenharia pode precisar acompanhar desde a fase de projeto até a execução, enquanto um time de marketing foca em campanhas, produção de conteúdo e aprovação de clientes.

A personalização melhora a produtividade: 

Quando o quadro reflete a realidade da equipe, as informações ficam mais acessíveis, os prazos são mais claros e as tarefas fluem de maneira mais organizada.

A visibilidade dos processos aumenta: 

Um Kanban bem estruturado permite que todos saibam quem está responsável por cada etapa e quais tarefas estão em andamento, reduzindo a necessidade de reuniões e alinhamentos constantes.

Se você ainda está começando com essa metodologia, vale conferir o Guia completo Kanban para entender melhor como ele pode transformar a forma como sua equipe gerencia projetos.

O que pode ser personalizado em um quadro Kanban?

A flexibilidade do Kanban permite que ele seja adaptado a diferentes tipos de projetos e equipes. Para criar um fluxo eficiente, você pode personalizar diversos elementos, como:

• Colunas (etapas do processo): Definir as etapas certas para o fluxo de trabalho da sua equipe evita gargalos e facilita a organização das entregas.
  
• Cores e etiquetas: Categorizar tarefas por prioridade, responsável ou tipo de atividade ajuda na visualização rápida do quadro.
  
• Tipos de cartões/tarefas: Algumas equipes precisam diferenciar demandas internas, entregas para clientes, correções, revisões e testes.
  
• Regras de movimentação: Limitar o número de tarefas em cada etapa pode evitar sobrecarga e garantir que as atividades fluam sem acúmulos.
  
• Responsáveis e prazos: Definir responsáveis e prazos claros mantém o time alinhado e evita atrasos.
  
• Integrações com outras ferramentas: Equipes que usam outras soluções, como CRMs, sistemas financeiros ou ferramentas de comunicação, podem conectar o Kanban a esses sistemas para automatizar processos. 

Se você tem dúvidas sobre o melhor tipo de quadro para seu time, o artigo Kanban físico ou digital: qual funciona melhor? pode te ajudar a escolher a melhor abordagem.

Como personalizar quadros Kanban por tipo de equipe?

Cada equipe possui um fluxo de trabalho próprio, com etapas, responsabilidades e prioridades diferentes. Por isso, personalizar quadros Kanban é essencial para refletir essa realidade no dia a dia dos projetos. Abaixo, mostramos como diferentes áreas podem adaptar seus quadros para tornar a gestão mais clara, prática e colaborativa.

Arquitetura e Engenharia

Essas áreas lidam com projetos complexos, que passam por diversas fases: concepção, aprovação, execução, acompanhamento de obras, entre outras. Um Kanban personalizado pode ajudar a visualizar claramente essas etapas, identificar gargalos e melhorar a colaboração entre profissionais da equipe técnica, clientes e fornecedores.

Sugestão de colunas para equipes de arquitetura ou engenharia:

• Briefing / Levantamento de dados
• Estudo preliminar
• Projeto executivo
• Aprovação do cliente
• Execução de obra
• Entrega final 

Dicas de personalização:

• Use etiquetas para diferenciar projetos por cliente ou tipo de serviço (residencial, comercial, corporativo).
• Adicione prazos e responsáveis por etapa para evitar atrasos.
• Utilize cores para destacar prioridades ou tarefas críticas. 

Para entender como isso pode melhorar a dinâmica da sua equipe, leia o artigo: Como quadros Kanban melhoram a colaboração do seu time de arquitetura.

Marketing e Publicidade

Equipes criativas costumam trabalhar com múltiplas campanhas ao mesmo tempo, que envolvem criação de conteúdo, aprovações internas e externas, e acompanhamento de resultados. Um quadro Kanban pode trazer muito mais organização a esse processo.

Sugestão de colunas:

• Ideias / Planejamento
• Produção de conteúdo
• Revisão interna
• Aprovação do cliente
• Programação / Publicação
• Análise de resultados 

Dicas de personalização:

• Crie cartões diferentes para peças visuais, textos, posts e vídeos.
• Adicione checklists com etapas internas de cada entrega.
• Use automações para mover tarefas concluídas para a próxima fase.

Tecnologia (TI e Desenvolvimento)

Equipes de tecnologia, especialmente as que seguem metodologias ágeis, costumam adaptar os quadros Kanban para controlar demandas técnicas, bugs e funcionalidades em desenvolvimento.

Sugestão de colunas:

• Backlog
• Em desenvolvimento
• Em testes
• Aguardando aprovação
• Concluído 

Dicas de personalização:

• Crie categorias de cartões: bugs, melhorias, novas funcionalidades.
• Estabeleça limites de tarefas por etapa para evitar sobrecarga.
• Use integrações com ferramentas de versionamento, como GitHub ou GitLab. 

Consultoria

Consultorias atuam com múltiplos clientes e projetos simultâneos, o que exige um alto nível de organização e controle. Um Kanban personalizado ajuda a acompanhar o andamento de cada entrega com clareza.

Sugestão de colunas:

• Diagnóstico
• Planejamento estratégico
• Execução
• Entregas parciais
• Relatórios finais
• Pós-projeto 

Dicas de personalização:

• Crie etiquetas para cada cliente ou segmento atendido.
• Use comentários nos cartões para registrar interações com os clientes.
• Inclua datas chave para cada fase do projeto. 

Quer visualizar esses exemplos com mais clareza e montar seu quadro com mais segurança? Então vale a pena conferir o artigo “Modelo de quadro Kanban: exemplos e como criar!”, com sugestões prontas e dicas práticas para você adaptar agora mesmo ao seu time.

Dicas extras para turbinar seu Kanban

Depois de personalizar o seu quadro Kanban de acordo com o tipo de equipe, é hora de explorar funcionalidades que podem levar sua gestão de projetos para outro nível. Aqui vão algumas dicas extras que fazem a diferença no dia a dia:

• Use checklists dentro dos cartões: Isso ajuda a dividir entregas maiores em etapas menores e mais fáceis de acompanhar.
• Aproveite etiquetas e cores com estratégia: Elas ajudam a identificar rapidamente o status de uma tarefa, o tipo de entrega ou o responsável.
• Crie regras de movimentação de tarefas: Por exemplo, só mover para “Concluído” quando o checklist estiver 100% finalizado.
• Limite o número de tarefas por etapa (WIP): Essa prática ajuda a evitar gargalos e sobrecarga de trabalho no time.
• Automatize o que puder: Desde alertas de prazos até movimentações automáticas de tarefas entre colunas. Com automações bem configuradas, sua equipe ganha mais tempo para focar no que realmente importa. 

Se quiser entender como a automação está moldando o futuro da gestão de projetos, vale conferir o artigo: Sistemas de gestão de projetos do futuro: tendências e inovações.

Coloque seu Kanban em prática com o FlowUp!

Depois de montar um quadro Kanban sob medida para sua equipe, é importante contar com uma ferramenta que permita aplicar e acompanhar tudo isso na prática. 

O FlowUp é uma plataforma completa de gestão de projetos que ajuda a organizar tarefas, visualizar fluxos de trabalho, acompanhar prazos e integrar diferentes áreas do negócio em um só lugar. 

Com ele, você pode criar quadros Kanban personalizados, visualizar o andamento de cada projeto com clareza e ainda automatizar processos para ganhar tempo e reduzir erros. Tudo isso de forma intuitiva e acessível para times de todos os tamanhos.

Se você quer testar na prática como o FlowUp pode transformar a rotina da sua equipe, aproveite para experimentar gratuitamente por 15 dias. 

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Essa é a chance de colocar seu Kanban em ação com mais organização, controle e eficiência.

Quer saber qual metodologia combina mais com seu time?

Agora que você aprendeu a personalizar seus quadros Kanban, pode estar se perguntando se essa é a melhor abordagem para sua equipe — ou se existe outra metodologia ágil mais adequada.

Confira o artigo “Scrum, Kanban ou Lean: qual metodologia ágil faz mais sentido?” e descubra qual modelo combina melhor com a sua forma de trabalhar.