Como garantir um bom processo de onboarding para um novo membro da sua equipe

Toda empresa depende de bons funcionários para crescer, desenvolver um bom trabalho e alcançar os resultados almejados. Por isso, uma das tarefas mais importantes do RH é o processo de contratação e de onboarding de novos colaboradores – tarefa esta que é bastante complexa e desafiadora.

Para ajudar a sua empresa nessa missão, neste artigo explicamos mais sobre o assunto e reunimos algumas dicas de como garantir um bom processo de onboarding. Boa leitura!

Acompanhe os tópicos deste texto como preferir:

• O que é o processo de onboarding e qual a sua importância
• Quais são os 4Cs do onboarding?
• Como realizar o onboarding?
  

1. Resolva previamente toda a parte burocrática
2. Kit de boas-vindas: o que é que o funcionário deve receber antes de sua entrada?
3. Chegou o dia! Comece apresentando a empresa
4. Explicar o organograma da empresa
5. Apresente ao funcionário o plano de carreira
6. Deixe claras todas as informações práticas a respeito do trabalho
7. Apresente os principais processos e ferramentas utilizadas pela empresa
8. Explique o processo de treinamento
9. Envolva o time no onboarding
10. Mantenha o acompanhamento constante
11. Analise o que deu certo e o que deu errado em cada processo de onboarding

O que é o processo de onboarding em uma empresa e qual a sua importância?

Em tradução literal para o português, on board significa “a bordo”. O termo onboarding vem, então, sendo usado no mercado de trabalho para representar o período de integração de um funcionário novo – quando, afinal, ele está passando a fazer parte do time e ficar a bordo da empresa.

Um processo de onboarding leva tempo, mas se ele for bem feito, esse investimento de tempo será compensado depois ao evitar problemas futuros. Entre as vantagens de levar essa tarefa a sério estão a retenção de talentos, a diminuição dos custos de contratação e o aumento da produtividade.

Um processo de onboarding bem feito integra muito melhor os novos colaboradores aos seus times e à cultura organizacional como um todo. Isso faz com que eles trabalhem mais satisfeitos e tranquilos – o que impacta nessas três questões citadas. 

A fidelização dos talentos implica na sua retenção, que consequentemente diminui os custos de contratação. Já que quanto menos pessoas pedem demissão, menos será necessário investir novamente no processo seletivo e na contratação para uma mesma vaga. Além disso, colaboradores satisfeitos, bem integrados e felizes trabalham muito melhor, o que impacta positivamente na produtividade dos times.

Quais são os 4 C’s do onboarding?

Os 4 C’s do onboarding referem-se a um conjunto de elementos essenciais para um processo de integração eficaz e bem-sucedido. Esses elementos são:

1. Compliance (Conformidade)

O primeiro C refere-se à conformidade com as políticas, normas e regulamentos da empresa. Durante o onboarding, os novos colaboradores devem receber informações detalhadas sobre as políticas internas, códigos de ética, regras de segurança e outros aspectos importantes para garantir que estejam alinhados com as práticas e expectativas da organização.

2. Clarification (Esclarecimento)

O segundo C diz respeito ao esclarecimento das expectativas e responsabilidades do novo colaborador. É crucial que o funcionário compreenda claramente o que se espera dele em termos de desempenho, metas e contribuições para a empresa. Isso contribui para evitar mal-entendidos e promove um ambiente de trabalho mais transparente.

3. Culture (Cultura)

O terceiro C destaca a importância de introduzir os novos membros à cultura organizacional. Isso envolve transmitir os valores, missão e visão da empresa, bem como os comportamentos e práticas que são valorizados. Ao compreender a cultura da organização, os funcionários podem integrar-se mais facilmente aos seus novos ambientes de trabalho.

4. Connection (Conexão)

O quarto C refere-se à criação de conexões sociais e profissionais. Fomentar relacionamentos dentro da equipe e proporcionar oportunidades para interações sociais contribui para a construção de redes de apoio e amizades no ambiente de trabalho. Isso é crucial para promover um senso de pertencimento e colaboração.

Esses 4 C’s trabalham em conjunto para criar uma experiência de onboarding abrangente e eficiente, garantindo que os novos colaboradores se integrem de forma harmoniosa à cultura e às práticas da empresa, maximizando assim os benefícios a longo prazo.

Como realizar o onboarding?

Agora que você já entendeu o que é o onboarding e qual é a sua importância, chegou a hora de saber como o processo deve ser conduzido. Confira as dicas.

Resolva previamente toda a parte burocrática

Ninguém quer lidar com burocracias e assinaturas de contrato no primeiro dia de trabalho. Garanta que toda essa parte seja resolvida previamente, durante os dias que antecedem a chegada do colaborador na empresa para que o momento de boas-vindas seja reservado a coisas mais interessantes. 

Kit de boas-vindas: o que é que o funcionário deve receber antes de sua entrada?

O onboarding do novo funcionário não começa apenas quando ele chega para trabalhar no primeiro dia, principalmente porque as modalidades de trabalho remoto e híbrido estão cada vez mais comuns.

Portanto, é importante que o colaborador receba tudo o que ele vai precisar para estar disponível no primeiro dia. No caso do trabalho remoto ou híbrido, login e senha do e-mail e da principal ferramenta de comunicação bem como os equipamentos que ele irá utilizar para trabalhar.

No caso do trabalho presencial, ele precisa receber as informações de acesso à empresa, crachá (quando necessário) e ter, é claro, sua mesa definida. Acredite: a situação de um funcionário chegar para trabalhar em seu primeiro dia e não ter uma mesa estabelecida é mais comum do que você imagina – e não é uma situação agradável.

Estruture o kit de boas vindas de maneira que o funcionário se sinta cuidado e bem recebido desde o primeiro momento na empresa!

Chegou o dia! Comece apresentando a empresa

Para que um novo colaborador se integre bem ao time, ele precisa saber onde está chegando. Por isso, é essencial que a primeira conversa do onboarding seja reservada para apresentar a empresa.

Isso inclui conhecer a história e a trajetória da organização, missão, visão e valores e os pontos mais relevantes da cultura organizacional. Além disso, no caso de funcionários que trabalharão presencialmente, vale fazer aquele tour pelo espaço físico da empresa para que ele se localize bem no ambiente. 

Explicar o organograma da empresa

Um funcionário novo também deve entender o organograma da empresa, todos os departamentos existentes, os níveis hierárquicos e, é claro, a sua posição nessa organização.

Apresente ao funcionário o plano de carreira

Um bom profissional não quer ficar estagnado, e para que os talentos que sua empresa contrata queiram ficar ali eles precisam enxergar um futuro promissor na organização. Por isso, é essencial que o onboarding inclua uma apresentação sobre o plano de carreira. 

Mostre ao colaborador que a empresa apoia e está interessada no seu desenvolvimento, e quais são os cargos que ele pode vir a alcançar dentro da organização. Garanta, também, que sejam oferecidas ferramentas e oportunidades para isso e deixe o processo o mais claro possível. 

Funcionários que sabem quando virá uma oportunidade de promoção trabalham mais focados e com vontade de crescer. Isso traz resultados extremamente positivos para a empresa.

Deixe claras todas as informações práticas a respeito do trabalho

Essas questões devem ter sido abordadas na entrevista e no momento da oferta. Mas é preciso frisar no primeiro dia que o colaborador não tem nenhuma dúvida a respeito de seu salário, da jornada de trabalho, dos benefícios oferecidos pela empresa e todas as outras questões práticas envolvidas em sua contratação.

Apresente os principais processos e ferramentas utilizadas pela empresa

Um colaborador novo deve ser apresentado aos principais processos da empresa e as ferramentas utilizadas no dia a dia, seja para comunicação ou para a execução do trabalho. Além disso, vale também explicar mais ou menos como funciona a rotina: quais são as reuniões periódicas? Quais são os rituais da empresa?

Explique o processo de treinamento

Como serão os primeiros dias, semanas e meses do novo funcionário no time? Quem serão as pessoas responsáveis por acompanhá-lo, a quem ele deve recorrer em caso de dúvidas e quais serão as suas atribuições nesses momentos iniciais? Essas informações são fundamentais para que ele não se sinta perdido e inseguro. 

Envolva o time no onboarding

A equipe que receberá o novo membro pode e deve colaborar com esse momento de integração. Portanto, deve ser envolvida em algumas etapas do onboarding. Idealmente, ainda no primeiro dia, o novo funcionário deve ter uma reunião de apresentação com o seu líder e outra reunião com toda a equipe, para que todos tenham a chance de se apresentar e quebrar o gelo inicial. 

Leia também: Team building no trabalho remoto – 7 ideias para quebrar a rotina, criar conexões e fortalecer a equipe

Além disso, o time deve ser incentivado a estar atento a este novo colaborador, tanto para ajudá-lo no que for preciso quanto para identificar eventuais problemas e dificuldades na integração ou na realização do trabalho. 

É interessante, ainda, que um colega seja escolhido como o guia – aquele que será o braço direito do novato. É muito importante que ele tenha alguém com quem contar para além da liderança, pois assim se sentirá mais à vontade para tirar dúvidas.

Mantenha o acompanhamento constante

Estudos mostram que quase 25% dos novos colaboradores que têm uma experiência ruim de onboarding saem da empresa antes de completar o primeiro ano. Dessa informação, é possível concluir o insight de que o onboarding dura um ano e, durante todo esse tempo, é preciso estar bastante atento a esse funcionário.

O contato deve ser constante, assim como as conversas: ele deve receber feedbacks e deve, também, ser incentivado a trazer seus próprios feedbacks. Os marcos temporais (3 meses, 6 meses, 1 ano) e conquistas devem ser percebidas e celebradas. 

Como falamos no início do texto: funcionários que estão satisfeitos são um ganho para a empresa em diversos aspectos. O onboarding tem um papel fundamental nessa satisfação. Um colaborador que cria laços positivos com a empresa desde o início de sua jornada tem muito mais chance de criar uma relação saudável com o trabalho. Isso traz frutos importantes para a própria organização.

Analise o que deu certo e o que deu errado em cada processo de onboarding

Alie os resultados e métricas analisadas aos feedbacks do novo colaborador e da equipe. Dessa forma, você irá entender o que está ou não funcionando no processo de onboarding da sua empresa. Saiba que ele está sempre passível de melhorias e tenha em mente que o RH deve estar constantemente otimizando o seu sistema de contratação e de boas vindas. 

Por mais que o mundo hoje seja pautado em tecnologia e inovações, uma empresa é e sempre vai ser feita de pessoas. Pessoas precisam ser olhadas, cuidadas e valorizadas para se sentirem bem dentro de uma empresa e vestirem verdadeiramente a camisa. 

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