Comunicação assíncrona e síncrona: faça seu time remoto se comunicar melhor

Já ouviu alguém falar que gosta de começar a trabalhar mais cedo ou ficar até um pouco depois do expediente, para aproveitar que já não tem mais ninguém online? Provavelmente já. Talvez você mesmo já tenha sido uma dessas pessoas. Mas o que há fora do expediente que parece trazer mais produtividade do que no próprio horário de trabalho? Menos interrupções.

Reuniões, chats, notificações… O dia a dia no trabalho está sempre recheado de interrupções, que fazem com que produtividade caia consideravelmente. Estudiosos afirmam que levamos cerca de 30 minutos para entrar em estado de foco e que cada vez que somos interrompidos de forma contundente, levamos esse tempo novamente para focar.

Ou seja, a forma de nos comunicar no trabalho induz a baixa produtividade. Isso já ficou claro. Porém, a melhor forma de solucionar esse problema certamente não é tendo uma jornada dupla de trabalho, dentro e fora do expediente. É preciso transformar a cultura organizacional da companhia e incentivar uma nova forma de se comunicar.

Confira neste artigo o que é a comunicação assíncrona e síncrona e como saber utilizar bem esses modelos pode ajudar o seu time a ser mais produtivo.

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O que é comunicação síncrona?
• O que é comunicação assíncrona?
• Comunicação assíncrona e síncrona e os desafios da comunicação no ambiente de trabalho
• Comunicação assíncrona e síncrona: qual é o modelo mais produtivo?
• Conheça os benefícios da comunicação assíncrona
• Boas práticas de comunicação no trabalho assíncrono

O que é comunicação síncrona?

Por definição, algo síncrono é qualquer coisa que aconteça simultaneamente, ou seja, em sincronia. Portanto, quando falamos de uma comunicação síncrona, ela indica uma relação em que o emissor e o receptor estão interagindo ao mesmo tempo, estejam ou não no mesmo local. 

Dessa forma, as mensagens emitidas são imediatamente recebidas e respondidas por outras pessoas. O feedback é instantâneo. 

Exemplos de comunicação síncrona

Como exemplos dessa forma de comunicação no ambiente de trabalho, podemos citar: a conversa perto do bebedouro, reuniões presenciais ou via videoconferência, ligações telefônicas e qualquer tipo de interação pessoal. 

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é aquela que está desconectada do tempo, ou seja, não acontece de forma simultânea. O emissor e o receptor interagem em momentos diferentes, na hora que for mais conveniente para ambos.  

Exemplos de comunicação assíncrona

Atualmente existem muitos exemplos desse tipo de comunicação como o WhatsApp, ou qualquer outro aplicativo de mensagens, SMS, e-mails, entre outros. Porém, esse tipo de comunicação não é nenhuma novidade, já que ela é utilizada há muito tempo. Podemos considerar as pinturas rupestres como exemplo, mas se não quisermos ir tão longe, basta pensar em cartas e na secretária eletrônica. 

Comunicação assíncrona e síncrona e os desafios da comunicação no ambiente de trabalho

Como vimos acima, os dois tipos de comunicação já são utilizados há muito tempo. Ao longo da história, a comunicação síncrona sempre teve uma presença maior. Afinal, essa é a nossa forma natural de comunicação, se pensarmos em uma relação pessoal. Além disso, antes do desenvolvimento tecnológico, que nos trouxe todo esse aparato eletrônico que temos acesso, haviam poucas opções de comunicação assíncrona, como a carta.

Se pensarmos no ambiente de trabalho, essa história se repete. Por muito tempo, a comunicação síncrona era a única opção. Até mesmo as primeiras tecnologias que surgiram, como o telefone, ainda suportavam essa mesma condição de simultaneidade da comunicação. 

Nos últimos anos, a situação mudou. As novas tecnologias trouxeram a comunicação assíncrona com força para o nosso contexto diário. Muitas das tecnologias de comunicação hoje, inclusive, são híbridas, na qual é possível se comunicar das duas formas. Basta pensar no WhatsApp, por exemplo. A pessoa pode conversar simultaneamente ou deixar mensagens para serem respondidas depois. 

Apesar dessa evolução, no ambiente de trabalho ainda é possível ver uma grande predominância do uso da comunicação síncrona:

As reuniões são frequentes e supervalorizadas, além disso há uma expectativa de que as mensagens, em grupos de chats ou e-mails, sejam respondidas com urgência. A velocidade na colaboração é o que é priorizado. 

No contexto do trabalho remoto isso também é uma realidade, talvez ainda mais agravada até. Muitas empresas fizeram a transição para o trabalho remoto, mas não transformaram a sua cultura em conjunto, mantendo assim o mesmo padrão de “vigilância” que teriam no trabalho presencial com os seus funcionários. O resultado disso é uma pressão para se “manter online” nos chats, dar respostas imediatas e estar sempre disponível para reuniões. 

Mas, e a produtividade, onde fica? Tem como definir uma forma de se comunicar como mais produtiva do que a outra?

Comunicação assíncrona e síncrona: qual é o modelo mais produtivo?

Essa pergunta parece pressupor a eliminação de um modelo para o uso exclusivo do outro, o que não é possível, nem inteligente de se fazer. Existem situações para qual cada um dos modelos será mais recomendado. Contudo, dá pra dizer que em um contexto de trabalho remoto, priorizar a comunicação assíncrona é o melhor caminho.  

Manter uma troca de mensagens simultâneas é essencial em alguns momentos, sobretudo em emergências. Por outro lado, o sincronismo na comunicação pode acabar com a sua produtividade. Se a todo momento você tiver que parar o seu trabalho para responder uma mensagem ou fazer uma reunião, não terá como manter um bom fluxo de produção, porque o foco estará sempre disperso. 

A nossa mente leva um tempo para voltar a entrar em estado de foco quando somos interrompidos. Assim, se as interrupções forem constantes, cada vez será mais difícil alcançar esse estágio novamente. 

Por conta disso, as tarefas tomam mais tempo e ficam mais estressantes. Por fora pode parecer que você está trabalhando muito. Na realidade, você está se esforçando muito, sim, mas para gerar o mesmo resultado que talvez gerasse com a metade do tempo/esforço se estivesse focado. 

Priorizar a comunicação assíncrona no ambiente de trabalho, sobretudo o remoto, é dar mais liberdade de escolha ao colaborador. Isso permite que ele se planeje melhor e consiga organizar a sua agenda para ter momentos de foco em que possa produzir no seu melhor estado. Respondendo às solicitações quando for conveniente. Quer conhecer outros benefícios da comunicação assíncrona? Confira abaixo. 

Conheça os benefícios da comunicação assíncrona

Uma equipe que prioriza a comunicação assíncrona tem muito a ganhar. Quando falamos de uma equipe que está trabalhando remotamente, então, esses benefícios são ainda mais evidentes. Ao trabalhar fora do escritório, o colaborador está mais sujeito a distrações e interrupções da rotina. Por isso, é muito importante dar a ele o controle da sua forma de trabalhar. Isso não é possível se ele for cobrado por respostas imediatas de solicitações.

A assincronia na comunicação permite que o colaborador fique mais livre para planejar seu dia e utilizar melhor o seu tempo. Confira os principais benefícios da comunicação assíncrona.

Menos estresse no trabalho

Ser interrompido constantemente por notificações e mensagens torna o trabalho pouco produtivo. A cada interrupção há um novo ciclo de concentração e foco para voltar no que estava fazendo. Pouco a pouco, isso gera estresse, o que baixa ainda mais o foco e a produtividade ao longo do dia. Lá na frente, isso vai gerar uma insatisfação com o trabalho e com a empresa e possivelmente até problemas mentais. 

Dar mais autonomia para o colaborador permite que ele se planeje melhor, para priorizar o que é mais importante. 

Mais foco para as tarefas principais

Se o colaborador tem mais controle sobre a sua própria agenda, ele consegue se planejar para atender as suas principais demandas. Na verdade, um dos grandes ganhos da eliminação no ruído da comunicação é o colaborador conseguir entender com mais clareza o que é prioridade. Sem distrações, ele consegue ter períodos de foco mais longos e ser mais criativo. 

Comunicação mais assertiva

Se comunicar bem é uma característica importante para qualquer time que deseje trazer resultados. Um processo de comunicação falho gera erros e atrasos que podem prejudicar a entrega. A priorização da comunicação síncrona costuma ser um fator problemático. Normalmente envolve informações picotadas, interrupções constantes e uma urgência desnecessária que quebra raciocínios. 

No processo assíncrono, há uma tendência de que as mensagens sejam mais completas e objetivas. Além disso, costumam ter menos erros, já que há mais tempo para a reflexão e revisão.

Time mais diversificado

Uma das grandes vantagens de ter um time trabalhando de forma remota é a possibilidade de expandir a sua equipe para além dos limites físicos da sua localização. É possível contratar pessoas que não estejam na mesma cidade, ou até no mesmo país! Isso traz diversidade para a equipe, que agrega pessoas com diferentes vivências e culturas, por consequência, aumenta a criatividade. 

A comunicação assíncrona tem um papel importante nesse processo. Imagina para um time com diferentes fusos horários ter que se comunicar de forma imediata, como isso seria difícil. Eliminando a simultaneidade da comunicação, é possível que todos se comuniquem bem, seja onde estiverem.

Como fazer a sua equipe priorizar a comunicação assíncrona

O padrão de comunicação tradicional nas empresas costuma ser síncrono. Há uma expectativa e, inclusive, uma valorização da resposta rápida e de estar sempre online. Portanto, transformar essa cultura é um desafio. Confira abaixo algumas estratégias que você pode utilizar para fazer essa transição no seu time. 

Eduque seus colaboradores

O primeiro passo para começar essa mudança é educar o seu time sobre o que ela representa e os resultados que ela pode trazer. Enviar artigos, vídeos, quem sabe sabe fazer um workshop, são alguns caminhos para ajudar as pessoas a conhecerem sobre o tema e se empolgarem com as mudanças que pode gerar. 

Estabeleça diretrizes

Outro ponto importante é deixar claro os direcionamentos para essa nova forma de comunicação. É preciso formar uma base de referência que o colaborador possa recorrer quando tiver uma dúvida de como agir. Esse documento oficializará o novo padrão e também trará respaldo para os novos comportamentos. 

Se você só ensinar que na priorização da comunicação assíncrona não é esperado que o colaborador responda mensagens imediatamente, isso pode não ser suficiente para ele começar agir assim. Os velhos hábitos vão vir à tona, além do medo de ser repreendido. Com as diretrizes, o colaborador entende melhor e fica mais seguro em modificar o comportamento. 

Seja exemplo

Como líder, você deve ser o embaixador dessa ideia. Você é o exemplo para o qual o seu time está olhando. Se eles verem você fazendo e tendo resultado, certamente eles também vão seguir. 

Sendo assim, não adianta você dizer para eles priorizarem a comunicação escrita, se você continuar marcando um monte de reuniões. Lidere pelo exemplo. 

Comece com um grupo

Você pode ser o líder de uma área ou até mesmo o dono da empresa. Seja como for, comece pequeno. De repente, comece apenas com um grupo de trabalho. Mudar a empresa toda é um grande desafio, mas ele se torna menor, quando já foi comprovado a sua eficácia. Portanto, teste pequeno e depois que tiver os resultados para mostrar, expanda para outras áreas. 

Aumente o acesso à informação

Por fim, é preciso aumentar a transparência. O quanto de troca de mensagens e reuniões não são para atualizações ou para pedir algum dado? Quando a informação está acessível, cada pessoa pode ser mais independente. Assim, sobra mais tempo para comunicações de assuntos que realmente valem a pena.

Boas práticas de comunicação no trabalho assíncrono

Para manter uma comunicação no trabalho prioritariamente assíncrona, é necessário seguir algumas boas práticas, que devem se impregnar na cultura organizacional da empresa para que esse modelo funcione. Veja a seguir algumas dicas.

Seja sempre direto

Como você já sabe, em uma comunicação assíncrona, a resposta para a sua mensagem não será instantânea. Logo, como você não sabe quanto tempo vai levar para a pessoa te responder, o melhor que você pode fazer é ser direto e claro quanto ao que você deseja. 

Em uma comunicação síncrona, isso pode até ser rude, mas modelo assíncrono não. Por exemplo: se em uma conversa pessoal você inicia com “oi, tudo bem?”, mas nem espera para ouvir a resposta e já sai atropelando a vez da pessoa falar, isso soa bem deselegante. Agora, se você está mandando um email, não dá para enviar “oi, tudo bem?”, aguardar a resposta da pessoa e só em seguida dizer o que deseja. Isso pode levar mais de um dia. 

Portanto, nesses casos, seja claro, conciso e direto. Por exemplo: 

“Olá, tudo bem? Gostaria de agendar a nossa reunião sobre os resultados trimestrais para o dia 05/06 ás 10h, na sala de conferências. Peço que confirme a sua presença no link e me encaminhe o relatório. Abraços”

Pense nos detalhes

Você viu o exemplo do email acima? Ele não só informava sobre o horário e local da reunião, mas também já enviava o link para confirmar e solicitava o relatório desejado. Tudo o que essa pessoa precisava, já foi solicitado em um único email. Isso poupa tempo para ambos os lados, que vão conseguir resolver a questão com muito mais agilidade. 

Portanto, sempre reflita bem no que você precisa e adicione todos esses detalhes na sua mensagem. Quanto menos vai e volta existir nas mensagens, mais produtivo seu time será. 

Respeite o tempo do outro

A comunicação assíncrona pressupõe que as pessoas respondam as mensagens no momento que for mais propício para elas. Se ela ainda respondeu, ou é porque não pode, ou porque não quer fazer isso ainda. Ser inconveniente, perguntando porque ainda não foi respondido é apenas chato. Isso ainda pode atrapalhar o foco da pessoa em alguma outra tarefa importante. 

Se algo for tão importante que requer a atenção imediata, o correto é utilizar algum meio de comunicação síncrona e não ficar incomodando as pessoas. 

Saiba utilizar os canais de forma correta

Outro ponto importante é entender a finalidade de cada canal de comunicação disponível. Existem diversas opções de canais hoje em dia e cada um tem uma particularidade. De modo geral, emails são mais formais e conversas no WhatsApp costumam ser informais e até sobre assuntos fora do trabalho. 

Porém, é necessário que cada empresa defina os canais de comunicação disponíveis entre o seu time e o que se espera de cada um deles. Por exemplo: terá um grupo do trabalho no WhatsApp ou vai ficar combinado que esse canal é só para o contato pessoal? As ligações telefônicas para contato pessoal fazem parte da rotina? Por meio de qual software serão realizadas as videoconferências? Não é legal a cada vez utilizar um diferente. 

Evite reuniões

Falando em videoconferências, o melhor é você reduzir essa forma de contato ao mínimo. As reuniões são importantes para resolver assuntos urgentes, para gerar novas ideias, ter feedbacks e também garantir a conexão entre as pessoas do time remoto. Não há como eliminar as reuniões da agenda, mas, antes de marcar alguma, sempre se pergunte se ela é realmente necessária ou se poderia ser substituída por um email, por exemplo. 

…

As formas de comunicação síncrona e assíncrona são dois meios que vão sempre existir e coexistir. Não tem como deixar algum deles de lado, pois são ótimos para funções distintas. Porém, no contexto corporativo atual, sobretudo no trabalho remoto, priorizar a comunicação assíncrona é a melhor coisa a se fazer. Só assim é possível trabalhar com menos interrupções para conseguir focar no que realmente vai trazer mais resultados. 

Uma mudança no padrão de se comunicar gera desafios. Para fazer o seu time embarcar nessa modalidade, comece pequeno. Eduque um grupo, teste esse formato com eles. Aumente o acesso às informações e estabeleça diretrizes claras. Dessa forma, será mais fácil para o seu time se adaptar. Quando tiver dados que comprovam o sucesso da empreitada, expanda o projeto para o resto da empresa. Será notória a percepção do aumento de produtividade pelos colaboradores. 

Que tal começar conduzindo melhor as videoconferências? Veja agora algumas dicas para ter uma reunião online objetiva e que cumpra seu objetivo.