Economia de projetos: o que é e como fazer

“Melhorar é mudar. Ser perfeito é mudar com frequência”. Quando Winston Churchill disse essa frase, provavelmente não tinha ideia de que ela faria ainda mais sentido diversos anos depois, nesse momento que vivemos a Economia de Projetos.

Mudar e se adaptar para sobreviver, isso sempre foi algo constante na natureza e no mundo dos negócios. Acontece que nos últimos anos, essa mudança tem se tornado cada vez mais acelerada.

A maneira que as empresas encontraram para acompanhar essa velocidade é atuar através de projetos. Sabe aquelas missões específicas e de alto impacto? Elas agora são o padrão de mercado. A ideia é que qualquer pessoa, independente de título ou função, possa transformar ideias em realidade. 

Quer entender melhor como funciona essa nova dinâmica de mercado e como ser bem sucedido nela? Então, acompanhe a leitura!

O que é a Economia dos Projetos?

A Economia de Projetos é um conceito criado para indicar a mudança de paradigma que acontece nas organizações hoje. Ele indica que a maior parte do trabalho realizado nas  empresas já estão sendo e/ou serão realizados por meio de projetos, compostos por times multidisciplinares, independente de hierarquia.

Para entender melhor esse conceito, é necessário olhar para o passado. Por mais de 100 anos, as organizações são estruturadas de uma maneira muito semelhante: hierárquica. Nesse modelo, os recursos e orçamentos são divididos pelos departamentos, que costumam funcionar de forma codependentes, mas isolados. O cenário era mais previsível, não havia tanta concorrência, nem tamanha volatilidade das informações. Por isso, até há algum tempo, esse formato funcionava bem. Os projetos existiam, mas dificilmente eram prioridade.

Atualmente, esse modelo está se tornando obsoleto. As inovações tecnológicas avançam em um ritmo cada vez mais acelerado, sendo alavancadas pela robótica, inteligência artificial e automações. Em breve, boa parte dos trabalhos rotineiros serão substituídos por essas tecnologias, o que já está acontecendo.  

Logo, os trabalhos operacionais já vão se tornar mais eficientes, abrindo espaço na agenda dos colaboradores para pensar em outras maneiras mais criativas de otimizar o negócio. Qual a melhor maneira de fazer isso? Projetos.

Nessa nova realidade, títulos e níveis hierárquicos importam pouco. A questão é montar o melhor time possível para atacar problemas ou gerar novas soluções e oportunidades para o negócio. 

Resumindo, é necessário que as empresas entendam 2 grandes dinâmicas. A primeira é que o trabalho está mudando de operacional para ser realizado por meio de projetos. E a segunda, é que é preciso reconsiderar que habilidades são consideradas valiosas em um colaborador para ter um time que se adeque a essa nova realidade.

Mas afinal, o que define um projeto?

Certo, mas o que estamos querendo dizer com a palavra “projeto” aqui nesse texto? Talvez esse conceito ainda esteja nublado para você, visto que esse termo é muito utilizado no dia a dia. É comum ouvir as pessoas dizerem que têm um projeto engavetado, que gostariam de se dedicar mais a projetos pessoais, que um casal faz planos e projetos. Essa palavra está sempre muito presente. Muitas vezes relacionada a um trabalho “extra”, um sonho, algo que geraria grande ganho e/ou satisfação. 

O conceito transportado para o mundo dos negócios não vai muito longe disso. A principal definição é de que um projeto em uma empresa deva ser algo que vá gerar um alto impacto, seja para os clientes, usuários ou colaboradores. 

Assim como já vimos acima, o trabalho operacional está sendo absorvido pela evolução das tecnologias. Por isso, a ideia de trabalhar por meio de projetos é justamente encontrar novas formas que otimizem o que é feito. Precisa necessariamente ser algo disruptivo. Uma boa definição é que os projetos são um esforço para criar ou modificar um produto ou serviço específico. 

Mas não só isso. No caso do mundo dos negócios, existem outras características que ele deve atender. Confira abaixo outros atributos dos projetos:

• Projetos devem ser temporários, com início e fim claros. 
• Projetos costumam agregar mais de uma área ou departamento, para incentivar a troca de conhecimentos e criatividade.
• Projetos precisam ser inovadores e de alto impacto.

Essas são características gerais, porém cada empresa pode criar regras mais específicas. Por exemplo: definir um tempo máximo de 6 meses de duração para um projeto ou considerar que eles sempre devem ser desenvolvidos por equipes multidisciplinares. 

Como ser bem sucedido na Economia de Projetos?

O guru do mundo dos projetos Antonio Nieto-Rodriguez apontou em uma de suas pesquisas um dado muito importante de se observar para entender como se portar nessa nova dinâmica. A pesquisa demonstra que o tempo de um executivo costumava ser dividido em relação 90:10, onde a maior parte era reservada para o trabalho de rotina, ou seja, “gerir o negócio”, e a menor parte para “mudar o negócio”. 

Antonio sugere que essa relação se inverteu, devendo ser agora algo em torno de 70:30, sendo a maior parte dedicada para ações que vão modificar o negócio. Essas mudanças podem acontecer de várias formas, o desenvolvimento de um novo produto, a entrada em um novo mercado, cortes internos. Seja qual for o tipo de mudança, existe uma semelhança entre elas: todas costumam acontecer por meio de projetos. 

Portanto, se ainda não ficou claro, o primeiro passo é reconhecer que para ser contemporâneo em seu estilo de liderança, é necessário exercê-la por meio de projetos. Mesmo que você não tenha um cargo relacionado a “gerente de projetos” ou algo do tipo. A verdadeira visão é que você já está trabalhando com projetos, tenha esse título ou não.

Aliás, a visão de que “gerenciamento de projetos” é apenas um cargo, algo de um nicho, que só importa para o pessoal de TI ou quem realiza um trabalho técnico, é algo que atrapalha a entender a Economia de Projetos que vivemos hoje. 

Portanto, se você deseja ser bem sucedido nessa nova realidade é preciso parar de pensar em “gerenciamento de projetos” como uma disciplina e começar a reconhecê-lo como uma combinação de habilidades e conhecimentos necessários para botar o trabalho na rua de forma efetiva. Confira algumas características para ficar atento.

Características de um líder na Economia de Projetos

Um líder na Economia de Projetos não é necessariamente um gerente de projetos. Embora essa profissão ainda tenha o seu valor e destaque, não dá mais para deixar esse conhecimento restrito aos especialistas. Todos, principalmente os líderes, devem aprender sobre projetos. Para tal é preciso se adequar a algumas características, que podem ser divididas em 4 grupos. 

Estratégia

Uma grande dificuldade que existe em qualquer tipo de mercado é a de conseguir identificar o trabalho certo para ser continuado e eliminar o que deve sair da agenda. Sendo o tempo o nosso recurso mais escasso, saber onde melhor aplicá-lo é sempre uma questão importante. Como saber, então?

Isso vai depender da estratégia da empresa. O objetivo do ano é ser mais agressivo e conquistar novos espaços? Ou será que é focar em cultivar um melhor relacionamento com os clientes? Talvez seja recuperar a imagem da empresa ou modificá-la para um novo posicionamento. A resposta certa do que priorizar só vem de acordo com o objetivo do negócio. 

Por isso, para você e seus colaboradores serem mais eficientes, é necessário ter sempre o planejamento estratégico em mente. Conhecendo esse material, será possível fazer escolhas melhores e ser mais eficiente no trabalho, além de identificar oportunidades para inovação e crescimento. 

Trabalho

No dia a dia do trabalho, existem características que um líder precisa dominar, para ser bem sucedido nessa nova economia. Uma das mais urgentes é o gerenciamento de fluxo de trabalho. É preciso conseguir manter todas as linhas de trabalhos andando e saber se virar em meio às múltiplas prioridades, sem se perder na estratégia definida. Além disso, não pode tirar o olho do orçamento, que facilmente sai do controle, sem a devida atenção. 

Para fazer tudo isso bem, a melhor maneira é por meio de processos. Conseguir criar padrões e rotinas para as entregas e cobranças. Isso não é nada fácil de início, é algo que vai se construindo e reconstruindo. Porém, no momento que se encaixa, o trabalho flui mais rápido e com menos erros. 

Para ajudar nesse quesito, já existem diversas metodologias ágeis que podem te ajudar, como a Scrum. Basta se aprofundar na que faz mais sentido para o seu momento. De todo modo, você vai perceber que nada disso vai adiantar se você não souber como lidar com pessoas.

Pessoas

Na Economia de Projetos, lidar com pessoas é obrigatório. Por isso, está cada vez mais relevante o desenvolvimento das chamadas “soft skills”. Pense que no passado, o diferencial era o oposto. Quem se destacava era quem possuía uma “hard skill”. Normalmente, isso queria dizer saber utilizar algum tipo de programa. Já houve o tempo em que apenas saber utilizar o Excel era considerado um grande diferencial profissional e também poderia significar uma boa vantagem para a empresa em questão. 

Hoje o cenário se inverteu. As tecnologias estão cada vez mais acessíveis, muitas funções operacionais já estão automatizadas e esse é o padrão daqui pra frente. Sendo assim, ao reunir grupos de pessoas distintas em torno de projetos, a demanda virou outra: é necessário saber lidar com as pessoas. 

Quando se trabalha com inovação, o cenário que se vive é de grande incerteza e ambiguidade. Como gerenciar um time em um projeto que não se sabe se vai dar certo? Como controlar ansiedades e mediar disputas e discussões? Não é possível sem inteligência emocional. 

Por isso que se ouve falar tanto das “soft skills” atualmente. Elas dizem respeito justamente a esse tipo de habilidades relacionais. Por exemplo: colaboração, flexibilidade, comunicação eficaz, liderança. São habilidades essenciais para o líder atual.

Pessoal

Não poderia faltar uma dimensão pessoal. A habilidade de se autogerenciar e se aprimorar diariamente é algo extremamente desejável. Liderar é testar seus limites constantemente, aguentar a pressão e se reinventar. Por isso, uma das características mais importantes a se cultivar é a resiliência. Você vai errar. Inovação é sobre tentativa e erro. Como é algo novo, ninguém sabe o caminho. A ideia não é deixar de errar, mas sim aprender com os erros e resolver rápido.

Outro ponto importante é treinar o pensamento criativo. Para trabalhar com projetos é necessário estar sempre se perguntando “e se?”. Não aceitar que a realidade de agora é definitiva, mas que é possível pensar por uma outra forma, de que as coisas são possíveis de mudar. Essa é a propulsão que leva ao desenvolvimento.

Tecnologia

Por fim, o campo da tecnologia está descrito aqui, não para reduzir os líderes de projetos apenas a pessoas que são nativas dessa área, ou que possuem conhecimento técnico. O importante é perceber que não dá mais para fugir dessa área. Qualquer pessoa que deseje ser bem sucedido na economia dos projetos, precisa gostar e se inteirar do mundo da tecnologia. 

Pode ser que em alguns tipos de mercado ela pareça estar mais distante, porém a Economia de Projetos já é uma realidade. Impulsionada pelas inovações tecnológicas que estão assumindo todo o papel operacional das empresas, os projetos surgem como a melhor opção para resolver problemas, criar novas soluções e assim melhorar os resultados. 

Sendo assim, existem 2 grandes dinâmicas que as empresas precisam entender. A primeira é que esse já é um novo padrão. Portanto, se a organização quer sobreviver e continuar crescendo, ela precisa se adaptar a essa visão. 

Seguido disso, ela precisa adaptar a forma de buscar e reconhecer talentos, valorizando as características que um líder na Economia de Projetos deve ter. Como: o planejamento estratégico, o foco nos processos, o desenvolvimento das “soft skills”, resiliência e, claro, um grande interesse por tecnologia. 

Seguindo esses passos, a sua empresa estará preparada, não só para entrar na Economia de Projetos com o pé direito, mas para deslanchar. 

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