Como acabar de vez com reuniões improdutivas

Muitas vezes, as reuniões são grandes focos de improdutividade no trabalho. Elas demandam minutos ou horas preciosas dos profissionais e ainda geram gastos para a empresa. O pior é que, em várias oportunidades, todos saem do encontro sem resultados concretos. A administração do tempo, portanto, é indispensável para resolver essa questão.

Com medidas simples, é possível lidar com as reuniões improdutivas e tornar o cenário muito adequado. Assim, todos terão disponibilidade para dedicar ao que realmente importa para os resultados. Na sequência, veja 5 dicas para colocar a administração de tempo em prática e obter mais produtividade!

Verifique a real necessidade da reunião

Em várias oportunidades, as pessoas certas poderiam resolver a reunião que toma minutos ou horas com uma troca de mensagens digitais. Assuntos cruciais para o andamento da empresa e crises institucionais, por exemplo, exigem o encontro presencial. O mesmo vale para a avaliação de demonstrativos financeiros ou a elaboração de diretrizes específicas.

Em várias outras situações, entretanto, um e-mail já pode resolver o problema. Antes de bater o martelo e convocar os colaboradores, descubra se você realmente ainda precisa discutir as decisões e se a presença de vários indivíduos ajudará a situação.

Convoque as pessoas certas

Ter muita gente na reunião é um dos segredos para a improdutividade e até para o fracasso do encontro. Além de as chances de atrasos se multiplicarem, um volume grande de ideias conflitantes gera debates desgastantes.

Ao definir que o compromisso é necessário, portanto, faça uma lista com as pessoas que realmente podem contribuir para a pauta. Selecione os interessados e/ou decisores específicos para garantir resultados melhores.

Reserve um local tranquilo

Outra falha que pode comprometer o compromisso é a realização do encontro em áreas muito agitadas. Fazer uma reunião em um lugar no qual as pessoas entram e saem o tempo inteiro ou onde ocorrem interrupções quebra a linha de raciocínio e estende a etapa.

O ideal é selecionar uma sala isolada e tranquila, em que todos possam se concentrar no que realmente importa. Diante da necessidade de reserva, disponibilize o local apenas pelo período necessário. Assim, é possível se manter atento ao que deve ser tratado, sem enrolações.

Prepare e divulgue uma pauta

Sobre o que é a reunião? Qual é o problema específico de que ela trata? O que se espera conquistar ao finalizar o encontro? É necessário responder essas perguntas para criar o assunto. Nesse sentido, a pauta apresenta as principais informações que você discutirá com seus colaboradores e indica como prosseguir para cumprir tudo.

Caso fique pequena, não a estenda sem necessidade. É melhor fazer uma reunião curta do que uma com muitos assuntos, pois isso atrapalha a administração do tempo. Além disso, os participantes devem receber o resumo para que possam se preparar. Desse jeito, o compromisso começa sem delongas, já que todos estão por dentro do que será tratado.

Saiba que o tempo é precioso

A reunião não é um momento informal, um descanso da rotina e muito menos uma hora de demonstrar poder. Líderes que apenas querem se exibir são grandes responsáveis por etapas improdutivas.

O melhor a ser feito é entender que o tempo é precioso. Cada minuto desperdiçado pode significar uma chance a menos de otimizar processos, por exemplo. Então, é essencial ir direto ao ponto, evitar conflitos e atender à pauta de forma robusta.

Com a correta administração do tempo, as reuniões improdutivas ficarão no passado. Em troca, toda a equipe ganha eficiência, sem prejudicar a comunicação ou a tomada de decisão.

E então, o que achou das nossas dicas? Se você gostou, aproveite e se aprofunde em outros temas essenciais para a sua empresa, como a Gestão eficiente de Projetos: