Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

Às vezes, um empreendedor ou gestor leva uma vida tão corrida que não dá a devida atenção à gestão financeira da empresa. Existem detalhes que são cruciais para manter o negócio de forma saudável e em constante crescimento. Assim, é sempre importante manter uma análise regular da situação financeira da empresa. Existem dois métodos muito utilizados por gestores da área contábil e financeira, importantes na gestão e análise das finanças das empresas: o regime de caixa e regime de competência. Porém, para aplicá-los de forma eficiente é necessário entender o que é cada um e as suas diferenças.

O que é regime de caixa?

Consideramos o método regime de caixa de aplicação simples, talvez por isso ele seja facilmente encontrado na gestão financeira da maioria das empresas, principalmente nas PMEs.

No regime de caixa, consideramos o registro dos documentos nas datas de recebimento ou pagamento, levando em conta quando houve transação financeira, como funciona numa conta bancária, por exemplo. O regime de caixa é utilizado para a análise da situação financeira que está diretamente ligada ao fluxo de caixa da empresa. Esse método permite uma visualização exata do que se tem naquele momento.

Para explicarmos melhor, o regime de caixa funciona da seguinte forma: se a sua empresa realiza uma compra com um fornecedor em parcelas, você contabilizaria a compra somente quando pagar a primeira parcela, em 30 dias, e o lançamento da outra parcela após 60 dias. Assim acontece sucessivamente com outras parcelas, a cada mês. Os recebimentos funcionam da mesma forma: a entrada seria considerada no ato do recebimento e o restante depois de 30 dias, sucessivamente.

O que é regime de competência?

Podemos dizer que o regime de competência é o oposto ao regime de caixa. No registro dos documentos, considera-se a data em que o evento ocorreu, seja na compra ou na venda, não levando em consideração quando será pago ou recebido, mas sim quando realizamos o ato. O regime de competência facilita a análise dos resultados financeiros e patrimoniais da empresa.

Por conta do Imposto de Renda, a legislação considera o regime de competência como o registro contábil oficial. Qualquer empresa pode utilizá-lo, porém, para médias e grandes empresas esta é a maneira obrigatória de fazer os registros contábeis.

Qual a diferença entre regime de caixa e regime de competência?

Para entender claramente as diferenças entre os métodos, faremos um exemplo para ilustrar melhor. Vamos imaginar que sua empresa realizou uma compra de material com um fornecedor, no mês de julho, no valor de 5 mil. O negociado foi que, no prazo de 30 dias, você pagaria 2.500 e, em 60 dias, os 2.500 restantes.

No regime de caixa, não constará nenhuma despesa registrada no mês de julho, apenas nos meses seguintes — 2.500 em agosto e 2.500 em setembro. Verificando no sistema de gestão financeira, você não terá registros em números da compra feita em julho. Já no regime de competência, o valor integral já será contabilizado em julho, 5 mil de saída já neste mês, mesmo que não tenha ocorrido efetivamente o pagamento total.

Quando utilizar o regime de caixa ou o regime de competência?

As duas formas possuem características e análises de situações distintas. Dessa forma, o melhor é utilizar as duas, pois cada uma servirá para dar um panorama diferente do negócio ao gestor ou empreendedor.

Como foi apontado anteriormente, é mais comum utilizar o regime de competência para mensurar resultados da empresa. Além disso, considera-se a depreciação, juntamente com as vendas e despesas realizadas em seu total. A empresa elabora o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), que é um relatório de extrema importância para a gestão financeira, através do regime de competência.

O regime de caixa também tão importante quanto o regime de competência. Através dele também elaboramos outros relatórios demonstrativos essenciais para a gestão financeira, como o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC). Este relatório apresenta as entradas e saídas de dinheiro e analisamos a saúde financeira da empresa.

Assim, analisar e gerenciar as finanças da empresa através dos dois métodos, que são complementares, pode auxiliar a ter uma visão bem detalhada da empresa. Além disso, auxilia o gestor a detectar possíveis problemas que não seriam apresentados utilizando apenas um único método.

Quer saber como isso funciona no Flowup? Veja aqui como configurar e emitir o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).