5W2H: o que é, como e quando utilizar

Quer tirar um projeto do papel, mas não sabe bem como? Acha a maioria das ferramentas de gestão muito complexas? Não sabemos qual é a sua necessidade, porém certamente a 5W2H pode te ajudar nisso. 

Se você precisa de uma metodologia simples de aplicar, sem precisar de grandes recursos e de fácil compreensão, pode parar de procurar. Neste texto, você vai aprender sobre a 5W2H, uma ferramenta de gestão de projetos muito famosa e que você pode aplicar em qualquer tipo de empresa e até mesmo na sua vida pessoal. Ficou curioso? Então, continue a leitura.

Leia os tópicos deste texto como preferir:

• O que é o 5W2H?
• Quando utilizar a ferramenta?
• Quais os benefícios de usar o 5W2H?
• Como aplicar o 5W2H no seu projeto?

O que é o 5W2H?

No início de qualquer projeto ou durante alguma ação, é muito comum que tenhamos diversas dúvidas. Uma maneira simples de gerar clareza é utilizar o 5W2H. A indústria automobilística japonesa criou essa ferramenta de gestão para estudos sobre qualidade de produtos.

Porém, atualmente, esse conceito já se expandiu, e as mais diversas áreas e contextos dos negócios têm utilizado a ferramenta. Ela auxilia dentro do planejamento estratégico anual da empresa e também na organização de uma festa da firma, por exemplo.

O principal objetivo do 5W2H é auxiliar no planejamento de ações específicas. Essa ferramenta faz isso muito bem, pois traz uma visão completa da situação que está sendo tratada, colocando toda a equipe na mesma página. 

Na prática, a ferramenta funciona como um checklist de 7 perguntas, cujas iniciais em inglês dão o nome da ferramenta. Veja quais são:

O que será feito? (What):

O objetivo é detalhar e deixar bem claro o que se pretende realizar. Diga isso da maneira mais simples e objetiva possível. 

Por exemplo: dar uma festa de final de ano na firma. 

Por que será feito? (Why):

Nessa seção você define qual é a intenção de realizar a ação em questão, identifique a importância dessa ação. 

Por exemplo: para comemorar os resultados do ano e promover o entrosamento do time. 

Onde será feito? (Where):

Defina o local onde isso vai acontecer. Pode ser o local físico mesmo, como nesse exemplo que estamos seguindo, ou até mesmo um conceito mais abstrato de “local”, como um departamento ou setor da empresa.

Por exemplo: no centro de convenções X.

Quando será feito? (When):

Definir o dia (ou dias) que o projeto vai acontecer, montar um cronograma e ajustar prazos. 

Por exemplo: 18 de Dezembro.

Quem vai fazer? (Who):

Nesta seção o objetivo é escolher um dono para tal tarefa, ou seja, a pessoa que será cobrado por fazer ela acontecer. Mesmo que tenham mais pessoas envolvidas, é sempre importante ter um líder.

Como será feito? (How):

Definição das etapas e ações para alcançar o objetivo proposto. Se o seu problema inicial for algo mais complexo, pode ser que esse “como” acabe se tornando um plano a parte, já que será necessário utilizar também o “quem” e “quando” para definir bem. 

Quanto vai custar? (How much):

O momento de deixar claro o orçamento necessário para a realização do projeto. 

Quando utilizar a ferramenta?

Não há necessariamente uma limitação para o uso da 5W2H. Por ser uma ferramenta muito simples e versátil, ela funciona em diversos cenários, até mesmo fora dos negócios. É possível utilizar essa metodologia para planejar suas férias, por exemplo. Já em relação a uma empresa, pode ser usada tanto para lançamentos de produtos, quanto para projetos de redução de desperdício. 

Por isso que, de um modo geral, tanto faz para em relação ao que você irá utilizá-la. O mais importante é saber que ela é muito útil nas etapas iniciais dos projetos. Nessa fase embrionária, muitas dúvidas surgem de uma vez e o 5W2H é ótimo para mostrar o quadro completo e trazer clareza. 

Quais os benefícios de usar o 5W2H?

Acessível para qualquer um

Para aplicar a metodologia 5W2H não é necessário nenhum grande gasto ou recurso. É possível colocá-la em prática em uma planilha no computador, ou até mesmo no papel, se for necessário. 

Não é preciso saber mexer em nenhum software difícil. O pulo do gato dessa ferramenta é conseguir descrever bem a resposta para cada uma das perguntas, o que facilita muito o seu uso por diversas pessoas. 

Interage com outras ferramentas

Não há menor dificuldade em mesclar o 5W2H com alguma outra ferramenta que seja necessária em algum momento. Você pode começar por ela e depois montar uma análise SWOT, ou utilizar o PM Canvas, quem sabe usar um quadro Kanban para organizar a parte do “como” melhor. Realmente é muito simples a conversa entre ela e as outras ferramentas de gestão.

Pode ser aplicada em diversos cenários e negócios

Sua empresa pode ser da área financeira ou do marketing esportivo, não importa. O 5W2H é uma metodologia que se aplica a qualquer tipo de negócio, de qualquer área, porque versa sobre temas que incluem a todos. 

Como aplicar o 5W2H no seu projeto?

Não tem nenhum mistério para colocar o 5W2H em prática no seu dia a dia, basta seguir 3 passos simples:

• faça uma estrutura modelo, seja em uma planilha de computador ou em uma folha de papel, com as 7 perguntas e espaços para respondê-las;
• responda as perguntas de forma concisa, descrevendo apenas o suficiente para que cada resposta fique clara;
• se for necessário, complemente o seu planejamento com outra ferramenta, caso não seja, parta para a ação.

Uma boa dica é estar sempre atento ao objetivo final, na hora que estiver respondendo as perguntas, para não fugir do propósito. Outra proposta interessante pode ser fazer esse planejamento em grupo. Assim, todos colaboram e ficam alinhados.

Como foi possível perceber, a 5W2H é uma carta importante para se ter na manga no dia a dia. Com ela, é possível trazer clareza e visão macro para os projetos ainda em desenvolvimento, basta responder as 7 perguntas propostas. Não precisa saber mexer em nenhum software difícil, na verdade não precisa nem de tecnologia. Tudo pode ser feito no papel, se for necessário. 

Viu só como é fácil trabalhar com essa ferramenta? Agora que você já conhece bem a 5W2H, que tal aprender mais sobre outras metodologias? Confira agora nosso artigo Ferramentas de gestão: conheça as 15 mais utilizadas e aplique no seu negócio.