Passo a passo: como criar um cronograma de projetos

Passo a passo: como criar um cronograma de projetos

O cronograma é um recurso fundamental para o sucesso de um projeto, já que é ele que define em quanto tempo uma atividade deve ser executada, além de criar um sequenciamento lógico entre as tarefas. O objetivo do cronograma é garantir que a entrega seja feita dentro do prazo.

Pensando na importância disso, criamos um passo a passo para explicar como criar um cronograma de projetos de forma acertada. Quer saber quais são essas etapas? Então continue a leitura deste post!

 

1. Definição do escopo do projeto

A primeira coisa que deve ser feita é a definição do escopo do projeto. É nele que se define tudo o que será feito, o levantamento de recursos, o orçamento disponível e a previsão do tempo necessário para a conclusão.

Quando essa tarefa é bem planejada, fica mais fácil identificar todas as fases, as entregas necessárias e o que deve ser feito em cada etapa. A partir daí, já se tem um esboço sobre o que deve ser incluído no cronograma.

2. Elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Depois da definição do escopo, é o momento de criar a EAP, que ajuda a estruturar as entregas do projeto, tornando-as mais fáceis de serem gerenciadas. É aqui que deve acontecer uma separação das atividades a nível macro e, posteriormente, a nível micro. A ideia é desmembrar as tarefas maiores das menores e criar uma lista com tudo o que precisa ser feito.

3. Definição do sequenciamento das atividades

Agora, é preciso pegar a lista feita na EAP e organizar as atividades, classificando-as de acordo com a importância e a ordem de execução. Feito isso, deve-se identificar se a realização de uma depende da conclusão de outra — o que é chamado de interdependência.

Isso é fundamental para evitar erros, retrabalhos, atrasos e outros transtornos que podem prejudicar o andamento do projeto. O objetivo é deixar todos os envolvidos cientes da responsabilidade sobre as atividades e como seu trabalho afeta o desempenho da equipe.

4. Previsão da duração das atividades

Depois que as tarefas estão organizadas e sequenciadas, é hora de fazer uma estimativa da duração de cada uma delas. Se outros projetos semelhantes já foram realizados, eles podem ser usados como base para a previsão das atividades.

Outro ponto que pode ajudar bastante nessa fase é o apoio da equipe. Em uma reunião, as pessoas podem ajudar a identificar qual é o tempo médio necessário para finalizar cada etapa (a qual foram incumbidas).

Vale a pena ressaltar a importância de considerar os intervalos entre uma tarefa e outra, além de uma margem para lidar com os possíveis imprevistos que possam surgir no decorrer do projeto.

5. Construção do cronograma de projetos

Depois que todos os levantamentos foram feitos, chega-se à parte prática da criação do cronograma. É possível fazer esse trabalho por meio de planilhas, mas contar com um software de gerenciamento de projetos é ainda melhor.

Por meio dele, essa atividade se torna automatizada, visto que todas as tarefas já estão registradas. Assim, basta gerar o Gráfico de Gantt para acompanhar o status das tarefas e o andamento da iniciativa, de modo geral.

Como você pôde ver, a criação de um cronograma de projetos não é uma tarefa tão complexa de se executar. No entanto, ela é de suma importância para melhorar o desempenho e a produtividade da equipe — que têm um direcionamento bem específico do que precisa ser feito —, para identificar possíveis atrasos e corrigi-los antes que possam afetar os resultados.

Gostou deste artigo? Quer aproveitar para saber como melhorar a comunicação em projetos? Então confira este post!

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