Você sabe o que é o ciclo PDCA e como ele pode ajudar sua empresa?

Você sabe o que é o ciclo PDCA e como ele pode ajudar sua empresa?

Sistemas de melhoria contínua são mecanismos utilizados pelas empresas para aprimorar processos, visando ao aumento de produtividade, eficiência e qualidade, por exemplo. Dentre os mais aplicados no universo corporativo, está o ciclo PDCA. Inclusive, o que é PDCA e como ele pode ajudar uma empresa são perguntas bastante frequentes. Por isso, neste post, resolvemos esclarecer essas e outras questões relacionadas ao tema. Vamos em frente?

O que é o ciclo PDCA?

O acrônimo vem da junção de quatro palavras em inglês: Plan, Do, Check e Act. Em português, podemos traduzir como: planejar, fazer, checar e agir. Você também pode encontrar informações sobre essa metodologia buscando por Ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart, uma alusão aos primeiros aplicadores da técnica.

Melhorias de processos e melhorias de produtos são dois dos grandes objetos do ciclo PDCA. Com o auxílio dessa ferramenta, você identifica falhas, planeja a correção, implementa a mudança, verifica se ela foi efetiva e parte para o próximo ponto a ser aprimorado.

Em outras palavras, o trabalho nunca para e, por isso, chamamos de melhoria contínua. Mesmo os processos que já foram revisados e alterados podem sofrer novas mudanças para que se tornem ainda mais ágeis e eficientes.

Para que serve o PDCA?

Como vimos, o ciclo PDCA tem como finalidade otimizar e controlar os processos continuadamente, pois atua sem interrupções, nem intervalos.

Ele está associado à filosofia Kaizen (filosofia de origem japonesa que se refere à necessidade de melhorar continuamente, sendo, assim, um dos pilares da administração de qualidade).

Da mesma forma que a Kaizen, o PDCA tem como proposta acelerar e melhorar os processos empresariais. Ele identifica o que provocou os problemas e desenvolve soluções satisfatórias.

Como essa ferramenta se fundamenta em um ciclo, ela se compõe de operações recorrentes e planejadas, respeitando a ideia de que não existe uma finalidade predefinida, um fim específico para atingir. O objetivo é melhorar sempre, implementando recursos que possibilitem essa melhoria.

O escopo de uso do ciclo é tão abrangente que a ISO 9001:2015 recomenda às empresas a aplicação desse método. Essa norma afirma que ele pode ser utilizado em todo processo de SGQ (Sistema de Gestão de Qualidade).

Usando como fundamento um ciclo PDCA, é possível fazer a organização de tratativa de não conformidades, o que deixa a operação ainda mais eficaz.

Como aplicar o ciclo PDCA?

Agora que você já sabe o que é o Ciclo PDCA, vamos partir para a prática? Enquanto explicamos cada uma das etapas da metodologia, também vamos ensiná-lo a usá-la na sua empresa. Confira:

Plan (planejar)

Imagine uma fábrica de pregos que produz 1000 unidades por hora. A cada 100 pregos produzidos, 3 saem defeituosos. Se a empresa trabalha 8 horas diárias, ao final do dia, tem 240 pregos inutilizados. Ao final de um mês, serão 7200 pregos perdidos.

Identificada a falha, a equipe responsável pela melhoria contínua levanta hipóteses sobre a raiz do problema — um defeito na máquina, uma falha do operador, má qualidade do material, entre outras. A partir dessa análise, é desenvolvido um plano de ação, isto é, planeja-se como eliminar o problema.

Do (fazer)

Planejamento em mãos, hora de colocar a mão na massa. A etapa Do (ou fazer) significa colocar o planejamento em ação e implementar mudanças para que a falha deixe de acontecer. Mesmo que sejam identificadas várias melhorias para o mesmo processo, o ideal é que cada uma seja implementada de forma isolada, para que seja possível monitorar os resultados.

Check (checar)

É importante monitorar indicadores de desempenho para que a eficácia da mudança seja avaliada. No caso do nosso exemplo, seria necessário contabilizar os pregos defeituosos a cada hora, para saber se a solução implementada realmente surtiu efeito.

Vale ressaltar a importância de ter feito um bom planejamento para que essa etapa dê certo, pois é na etapa anterior (Do) que você define o objetivo da sua melhoria, bem como o indicador que ajudará a acompanhar o sucesso da aplicação do ciclo PDCA.

Act (agir)

A última etapa serve para avaliar o sucesso da mudança implementada. O problema foi resolvido? A falha foi eliminada? O objetivo foi atingido? Se sim, você registra a mudança, informa todos os envolvidos e treina sua equipe para que ela incorpore a mudança no dia a dia. Se não der certo, você descarta a mudança e parte para outra das hipóteses identificadas, fazendo o ciclo PDCA girar mais uma vez.

Quais cuidados são necessários ao usar o ciclo PDCA?

Para que o sistema funcione, é fundamental evitar alguns erros que ainda são comuns. Eles limitam a aplicação do ciclo, tornando-o ineficiente:

  • realizar o ciclo sem o devido planejamento prévio;
  • parar depois de uma volta (o ciclo precisa continuar girando);
  • fazer e não conferir;
  • não adotar medidas corretivas;
  • não contar com profissionais qualificados;
  • não ter domínio sobre a metodologia.

Em que áreas da empresa pode-se aplicar o PDCA?

O que é PDCA? Já explicamos que é um sistema cíclico cuja finalidade é promover melhorias contínuas nos processos da empresa. Logo, ele pode ser aplicado em praticamente todas as áreas do negócio.

Vemos o ciclo aplicado muito no RH e Departamento Pessoal, a fim de estimular os funcionários a aumentarem sua produtividade e medir seu desempenho. Pode ser aplicado no ciclo de produção de uma indústria ou no setor de vendas do varejo.

Ainda pode ser utilizado com sucesso no marketing, no atendimento, nos processos e operações logísticas e assim por diante.

E não é só isso. O sistema pode ser aplicado em qualquer segmento do mercado: comércio, saúde, educação, segurança. Basta ajustar o método às características de cada negócio.

Usar o ciclo PDCA é vantajoso?

É vantajoso sim, e sob diversos pontos de vista. Primeiramente, quando você entende o que é PDCA, percebe que ele pode ser adaptado a milhares de situações de melhoria contínua. Desde a fabricação de produtos ao atendimento da sua empresa, passando pela eficiência financeira e de vendas.

Ou seja, trata-se também de uma ferramenta de qualidade extremamente barata, fácil de ser aplicada e ensinada à sua equipe. Por fim, agora que você já sabe o que é o ciclo PDCA, tenha em mente, ainda, que outro ponto positivo é que ele é essencial para quem busca certificações de qualidade, como a ISO 9001, e certificações ambientais, como a ISO 14001.

Podemos resumir as vantagens em usar o sistema nos seguintes itens:

  • facilmente adaptável, personalizável e escalável;
  • mais confiabilidade e eficácia na efetivação das atividades;
  • facilidade de uso;
  • antecipação de cenários;
  • engajamento e alinhamento maior dos funcionários com os objetivos da organização;
  • processos simplificados;
  • melhoria na tomada de decisões (decisões mais precisas e bem embasadas);
  • potencial para transformar dificuldades em oportunidades;
  • mais economia (não requer investimentos);
  • diferencial competitivo;
  • aumento da produtividade porque detecta falhas com antecipação;
  • otimização do tempo, já que identifica em quais processos é desperdiçado mais tempo;
  • identificação de outras soluções e de melhorias.

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