Como medir a produtividade da sua equipe?

Como medir a produtividade da sua equipe

Todo empresário quer saber como reduzir os custos e aumentar o retorno de seu negócio, mas será que você sabe o que fazer para atingir melhores resultados? Começar fazendo alguns mapeamentos é fundamental. Dentre eles, medir a produtividade merece destaque.

Medir a produtividade de uma organização é muito importante para o controle do empreendimento e para o planejamento de estratégias. Calcular a produtividade proporciona uma avaliação do esforço necessário para concluir os serviços. Esse cálculo indica em quanto tempo e com quanto dinheiro a sua empresa executa uma atividade, ajudando você a precificar melhor e passar prazos de entrega reais ao cliente. Além disso, esse controle permite identificar problemas e solucioná-los antes que causem prejuízo.

Aproveite esse artigo para entender como medir a produtividade da sua equipe. Confira:

Como medir a produtividade em empresas de serviço

O conceito de produtividade é baseado na relação entre saídas e entradas monetárias da empresa. Portanto, quando se trata da prestação de serviços, a produtividade é medida de uma maneira diferente da qual se utiliza para empresas no segmento da manufatura.

Em empresas de serviço, a produtividade é calculada da seguinte forma: com base em um mapeamento adequado, é feita a relação entre a produção realizada e a capacidade de produção efetiva. Quanto pode ser produzido e o quanto está sendo de fato produzido? Detalharemos esses processos nos próximos itens.

Mapeamento dos processos

Primeiramente, defina todas as operações, todo o percurso que é feito dentro da empresa para a entrega do serviço final. Em uma empresa de TI, por exemplo, quando um cliente solicita um software, quais os setores que são acionados? Quanto tempo leva até esse projeto estar finalizado e pronto para o cliente? Faça um levantamento do tempo de cada processo dentro de cada departamento envolvido.

Capacidade de produção

Para calcular a capacidade de produção, determine, em horas, sua capacidade de produção relacionada à mão de obra disponível em cada departamento da empresa. Ou seja, você precisa saber quantas horas os colaboradores de um setor trabalham no mês. Para chegar a um número, considere que eles fazem algumas pausas, as 8 horas da jornada não são transformadas integralmente em processo.

O índice de produtividade da equipe é a relação entre o que vocês poderiam ter produzido (de acordo com o cálculo de horas acima) e a produção que foi realizada. Por exemplo, o setor de criação com todos seus funcionários, tem capacidade de produção de 1000 horas/mês, porém no último mês entregou projetos que, de acordo com o mapeamento (primeira etapa), levariam no total 500 horas/mês. Isso significa que o índice de produtividade desse setor é de 50% da capacidade.

Como aumentar a produtividade

Certamente você tem interesse em medir a produtividade para saber como aumentá-la. Porém, somente fazer o monitoramento não basta, medir é importante para saber quando e por que a produção foi baixa e para saber quais foram os fatores que influenciaram no baixo índice.

Contudo, o mais importante é poder atuar sobre os pontos baixos identificados, encontrando soluções para conseguir a melhor utilização dos recursos disponíveis, aumentando o índice de produtividade. No exemplo que estamos utilizando, o gestor poderia investigar o que está acontecendo no setor de criação. Será que estão errando as estimativas das tarefas? Será que o escopo está bem definido, de modo a permitir a rápida execução? Será que a equipe está desmotivada? São várias possibilidades.

Deslizes ao medir a produção

É comum empresas exibirem para os colaboradores um painel com as metas e os resultados alcançados. Porém muitas não fazem esse registro regular, e sem esse “placar”, é muito difícil reconhecer a efetividade dos colaboradores, saber onde é preciso chegar e o que ainda falta. A produtividade é calculada pelos resultados, por isso é importante fazer os registros e ter essa visão clara deles.

Essas foram algumas dicas de como você deve medir a produtividade na sua empresa visando otimizar os resultados. Não perca tempo e comece logo a colocar em prática!

Aproveite e veja também 4 passos para um controle mais produtivo!

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