Termo de abertura do projeto (TAP) : como fazer?

Se você já se perguntou o que é exatamente o TAP e como ele influencia o sucesso de um projeto, você veio ao lugar certo!

O termo de abertura do projeto, mais conhecido como TAP, é o documento oficial que autoriza formalmente a existência do empreendimento dentro da organização e dá autoridade ao gerente de projeto para aplicar recursos durante o seu ciclo de vida.

É por meio do termo de abertura que o projeto é alinhado com a gestão estratégica da organização e estabelece as primeiras relações entre cliente e executor. Ele documenta as necessidades do negócio apresentando as principais premissas, restrições, riscos, entendendo qual a necessidade do cliente final.

É ele que mostrará se o que o cliente solicitou é o que ele realmente precisa para sanar o seu problema. Além de mostrar à futura organização executora se o projeto é viável em termos econômicos, financeiros e mercadológicos para a companhia.

Quer saber mais e aprender como fazer um bom termo de abertura do projeto? Continue a leitura.

Leia os tópicos deste texto como preferir:

• Por que é importante fazer um TAP?
• Como fazer um termo de abertura do projeto:

1. Entenda suas entradas
2. Entenda suas ferramentas
3. Desenvolva o Termo de Abertura de Projeto (TAP)

Por que é importante fazer um TAP?

O TAP é o documento que marca o início oficial de um projeto. É um ponto de partida crucial, pois estabelece a base sólida para todas as fases subsequentes. Sem um termo de abertura do projeto adequado, o projeto fica à deriva, sem uma direção clara e um propósito definido. Aqui estão algumas razões convincentes pelas quais esse termo é tão fundamental:

Definição clara dos objetivos

O TAP permite que você defina os objetivos do projeto de forma clara e precisa. Ao identificar o que você pretende alcançar e quais são os resultados esperados, você e todos os envolvidos têm uma visão compartilhada do que precisa ser feito.

Alinhamento das expectativas

O termo de abertura do projeto ajuda a alinhar as expectativas de todas as partes interessadas envolvidas no projeto. Ao definir as metas, os prazos e os recursos necessários, você estabelece uma base comum, evitando mal-entendidos e conflitos futuros.

Identificação dos riscos

O TAP também permite que você identifique e analise os riscos potenciais do projeto. Isso ajuda a tomar medidas proativas para mitigar esses riscos, reduzindo as chances de interrupções indesejadas durante a execução do projeto.

Atribuição clara de responsabilidades

Com um TAP bem elaborado, você pode atribuir responsabilidades de forma clara e transparente. Isso garante que cada membro da equipe saiba exatamente quais são as suas funções e tarefas, promovendo uma colaboração mais eficiente e evitando lacunas na execução.

Avaliação contínua

O TAP serve como uma referência ao longo do projeto, permitindo que você avalie o progresso em relação aos objetivos estabelecidos. Dessa forma, você pode ajustar a rota, se necessário, para garantir que o projeto permaneça no caminho certo.

Como fazer um termo de abertura do projeto?

1. Entenda suas entradas

Projetos surgem para atender a uma necessidade interna ou externa da organização. Para que isso aconteça, são necessárias algumas análises, como a descrição da situação que o projeto abordará. Para desenvolver o termo de abertura do projeto, é necessário levantar as seguintes entradas:

• Especificação do trabalho do projeto (EPT)

Descrição narrativa do produto que será entregue, contendo sua necessidade de negócio, uma descrição resumida de seu escopo e o plano estratégico da organização para o projeto.

• Business case

Análise custo-benefício que visa a determinar se o projeto vale ou não o seu investimento.

• Acordos

Serve para definir intenções iniciais do projeto. Pode ser elaborado na forma de um contrato.

• Fatores ambientais da empresa

É preciso entender se a estrutura e cultura organizacional, juntamente com a condição de mercado, são fatores positivos para dar prosseguimento ao seu desenvolvimento.

• Ativos de processos organizacionais

Verificar se a organização possui o conhecimento necessário sobre o que está propondo iniciar, se definiu bem os processos organizacionais e possui base de conhecimento histórica.

2. Entenda suas ferramentas

O que pode ser utilizado para otimizar o termo de abertura do projeto:

• Opinião especializada

Quando uma parte técnica do projeto precisa ser mais detalhada para verificar a continuidade dele pela organização.

• Técnicas de facilitação

Fazer um brainstorming com a equipe de execução antes da montagem do termo de abertura do projeto facilitará o levantamento de premissas, restrições e riscos do empreendimento.

3. Desenvolva o Termo de Abertura de Projeto (TAP)

O termo de abertura do projeto irá conceder autoridade ao gerente do empreendimento para aplicar os recursos organizacionais nas atividades necessárias para seu desenvolvimento.

Ele irá documentar o entendimento das necessidades e requisitos do cliente de forma sucinta e ajudará a desenvolver o plano de gerenciamento do projeto.

Sugerimos que você desenvolva um documento completo em Microsoft Word e inclua os seguintes campos:

3.1 Objetivo do documento

O motivo pelo qual utilizaremos o termo de abertura do projeto deverá ser descrito. É preciso narrar sucintamente o porquê de se realizar o empreendimento e qual o objetivo principal dele no planejamento estratégico da organização. Neste campo, também designaremos os principais responsáveis pelo empreendimento, como o gerente de projetos e o sponsor (patrocinador), além de descrever suas atribuições e poder dentro do empreendimento.

3.2 Situação e justificativa do projeto

Esse tópico deverá a bordar qual a situação atual da empresa e do mercado e a razão pela qual os acionistas ou a diretoria resolveram aceitar realizar o projeto.

3.3 Objetivos e critério de sucesso

Qual a meta que o projeto quer alcançar? Qual o critério de sucesso para esse empreendimento? Nesse campo deverão ser citadas as metas que você definiu previamente.

Como exemplo, uma meta poderá ser cumprir todos os marcos principais do cronograma sem atraso e o critério de sucesso será todas estas entregas aceitas sem possíveis restrições por parte do cliente.

3.4 Principais entregas

Esse campo deverá ser separado por fases. Na primeira fase do projeto, quais são as entregas principais? E na segunda? Terceira e adiante?

Esse campo deverá esquematizar em formato de tópicos quais serão os principais produtos a serem entregues ao cliente final em cada fase de desenvolvimento do empreendimento.

3.5 Cronograma macro

Quais são os principais marcos do projeto relacionados a sua data de solução.

Você deverá preencher esse campo com um cronograma sucinto — em formato de tabela — relacionando: a fase em que se encontra, o produto de entrega que irá gerar e a data de transferência.

3.6 Orçamento inicial

Quando o projeto foi aceito pela diretoria, provavelmente foi analisado um orçamento de despesas para sua elaboração total. Esta estimativa preliminar de custos precisa fazer parte deste documento.

Por meio dela, o gerente de projetos se orientará para realizar as contratações ou aquisições dentro da verba planejada, evitando possíveis prejuízos à organização.

Lembre-se de inserir um fluxo com as principais entradas e saídas de caixa, além de citar quem aprovou a base financeira do projeto.

3.7 Restrições

Quais definições podem afetar o desempenho do projeto, ou seja, quais são suas restrições. Lembre-se de que você tem que seguir, mas que poderá causar uma consequência ao projeto.

Algumas limitações podem ser: contenção de custos, recursos, tempo de alocação, entre outras. Relacione todas as restrições possíveis, isso o ajudará a traçar um bom cronograma.

3.8 Premissas

Quais são os principais fatores considerados verdadeiros e sem prova para fins de planejamento.

Como exemplo: disponibilidade de técnico especialista durante todo o processo de teste em determinado equipamento.

Assim como as restrições, listar todas as premissas ajuda, e muito, a se realizar um bom planejamento.

3.9 Riscos iniciais

Descreva os principais riscos que podem surgir durante o desenvolver do projeto. Se possível, complemente com as possíveis ações para mitigá-los.

Defina os nomes, as responsabilidades e o nível de autoridade das principais partes interessadas no projeto.

Descrever quais são e qual o poder de impacto delas dentro do empreendimento é importante para se monitorar e engajá-las positivamente dentro do projeto.

Entenda melhor sobre o assunto em: Aprenda a identificar as partes interessadas do projeto 

O patrocinador (sponsor) deverá assinar o termo de abertura do projeto. Isto autorizará sua inicialização e a alocação de recursos para o seu desenvolvimento. Como projeto, a vida do empreendimento é cíclica, portanto, se houver necessidade, o termo de abertura poderá sofrer revisões, a fim de definir melhor quais são as necessidades do cliente final.

Agora que você já entende melhor como montar um termo de abertura do projeto, já pode entrar em contato conosco e ver em que podemos te ajudar! Basta falar com um dos nossos especialistas.