Sistema de gestão de projetos: 11 benefícios

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Se você trabalha com projetos, um sistema de gestão de peojetos pode ajudar sua empresa a reduzir de custos diretos e indiretos, aumentar do seu lucro real por projeto, e conseguir melhorar suas previsões de orçamentos e lucro real por projeto.

A rotina de uma equipe que trabalha com projetos é bem corrida e envolve o controle de uma quantidade considerável de informações. Por isso um sistema de gestão de projetos pode lhe ajudar a organizar e acessar toda essa informação da melhor forma possível. Online, em tempo real, de onde você estiver.

Uma gestão manual pode aumentar o índice de erros no gerenciamento de projetos, assim como a necessidade de retrabalhos, e gerar atrasos e perdas de informações, entre outros problemas que prejudicam os seus resultados. Dessa forma, fica claro a importância de usar ferramentas de gestão para cobrir todos os riscos e otimizar todos os processos possíveis.

Fazer uso de uma tecnologia específica como uma ferramenta de gestão de projetos, aumenta a produtividade da sua equipe e aperfeiçoa várias funções como prevenção de riscos e fluxo de informações. Tornando estas ferramentas de gestão indispensáveis, uma vez que os custos diretos e indiretos de não utilizá-las são enormes; assim como também são os riscos.

Sistema de gestão de projetos como ferramenta para comunicação

1. Ter mais controle sobre as informações

Uma das grandes vantagens da utilização de um sistema para o gerenciamento de projetos é a possibilidade de centralizar todas as informações indispensáveis em apenas uma base de dados. Dessa forma, tem-se a segurança de que nenhum elemento está sendo negligenciado nas análises e monitoramentos.

Isto também irá permitir que todos os documentos relacionados a um determinado projeto possam ser facilmente consultados, enquanto o projeto está em andamento e, até mesmo, anos depois da sua conclusão.

Toda essa informação será armazenada em servidores profissionais, e isto irá ajudar você a economizar espaço físico e a preocupação de ter que guardar estes arquivos você mesmo.

2. Diminui os ruídos na comunicação

Com a centralização das informações, a comunicação entre os envolvidos melhora e isso também influencia positivamente na gestão de tarefas da sua equipe. Assim, cada membro da equipe passa a ter acesso às informações que são do seu interesse.

Você poderá controlar quem tem acesso a cada informação na sua equipe, deixando detalhes como cronogramas, recursos disponíveis, previsão de custos diretos e indiretos no orçamento e as prioridades de cada fase do ciclo de vida de um projeto, claros para quem precisar saber.

Cada pessoa terá acesso à informação direto na ferramenta, como foi definida na etapa de planejamento do ciclo de vida de um projeto. Isso diminuirá ruídos na comunicação e você poderá ter a tranquilidade de que sua equipe poderá entender com clareza o que precisa ser feito em cada etapa do projeto.

3. Mantém a equipe atualizada

Um dos fatores que ajudam a manter a motivação dos colaboradores é a possibilidade de visualizar os progressos que estão sendo alcançados no projeto por meio das atividades executadas. Nesse sentido, um sistema de gestão de projetos pode oferecer uma visão melhor do andamento das etapas do projeto, além de outros feedbacks que são disponibilizados pelas ferramentas de gestão.

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Usando o sistema de gestão de projetos para otimizar a produtividade

4. Ajuda no monitoramento das tarefas

Um ponto crucial para o sucesso de um projeto é a garantia de que as tarefas estão sendo executadas pelas pessoas certas, dentro do prazo estimado, utilizando os recursos destinados a isso. O que ajuda a ter essa certeza ao usar ferramentas de gestão, é a possibilidade de acompanhar tanto a evolução das atividades quanto o desempenho das equipes.

Além disso, quando a equipe possui um tamanho considerável, o gerenciamento de projetos torna-se complexo, deixando a atribuição de fluxos de trabalho e o acompanhamento das atividades muito mais complicados para o gerente de projetos.

Em ambas as situações, o sistema de gestão de projetos ajuda a acompanhar se os prazos estão sendo cumpridos, quem atrasou um processo e quando o orçamento está no limite, ou seja, o gerente de projetos pode formar um panorama que ajuda a identificar os pontos fracos e elaborar novas estratégias mais eficazes.

Dessa forma, caso seja preciso, você poderá ajustar sua estratégia com o melhor tempo de resposta possível.

5. Traz mais precisão para o acompanhamento dos resultados

Acompanhar os resultados do projeto é tão importante quanto monitorar o andamento das tarefas. Nesse caso, o software de gestão permite visualizar o desempenho alcançado no período, permitindo avaliar a consistência ao longo de todas as etapas do ciclo de vida de um projeto.

Com essa facilidade, as análises tornam-se mais acertadas e economiza-se tempo que seria utilizado para levantar manualmente todos os dados, agrupá-los e elaborar as avaliações necessárias, inclusive, previsões de orçamentos, curtos diretos e indiretos. Essa otimização da rotina pode ser aproveitada pelo gerente de projeto para realizar outras atividades, que agregam maior valor ao resultado.

6. Potencializa a colaboração do time e otimiza o trabalho em equipe

O gerenciamento de projetos apresenta a vantagem de ser um modelo colaborativo, em que diversos projetos podem ser analisados de modo simultâneo por todos os membros da equipe. Dessa forma, o uso da ferramenta agrega ainda mais valor ao time. Mesmo que a atuação seja individual, com base nas funções de cada um, é necessária uma forte interação dos membros. Isso leva ao progresso e otimização das tarefas.

Afinal, como o acesso de dados é simples e prático, a equipe pode interagir mais ativamente e fornecer soluções eficazes para o projeto através do software de gestão.

7. Agiliza o trabalho diário

A tecnologia das ferramentas de gestão permitem que os usuários consigam visualizar informações completas sobre os projetos e suas tarefas; como data de entrega, índice de produtividade e seus respectivos responsáveis.

Desse modo, a transparência ajuda o gerente de projeto a definir melhor as prioridades, o que faz o projeto ganhar maior agilidade. Os membros podem, ao realizar suas tarefas, fornecer feedbacks e tomar decisões mais inteligentes.

Em outras palavras, com um sistema de gestão de projetos fica mais fácil focar no que realmente importa e até se antecipar à mudanças imprevistas.

Sistema de gestão de projetos e o impacto no seu negócio

8. Gera mais vendas por agilizar as entregas

Ao aumentar a rapidez com que as tarefas diárias são resolvidas, sua equipe torna-se mais produtiva e consegue focar mais no aumento de vendas. Isso porque o sistema de gestão de projetos, com suas funcionalidades, utiliza um cronômetro e define as atividades prioritárias para evitar perdas de tempo. Como resultado, a sua equipe procrastina cada vez menos e consegue melhorar sua produtividade.

9. Garante a transparência das informações

Ferramentas de gestão possibilitam que todas as informações sobre o desenvolvimento de tarefas fiquem armazenadas e arquivadas. Isso é vantajoso ao facilitar o acesso em qualquer momento de como anda a situação do processo. Mas, além disso, o arquivamento de informações torna transparente cada ação registrada, o que garante mais segurança na gestão de documentos da sua empresa.

10. Torna mais fácil a identificação de gargalos

O acompanhamento de todas essas informações por meio da tecnologia não garante apenas mais segurança, há uma redução de erros na gestão de projetos. Afinal, além de acompanhar o passo a passo o desenvolvimento de projetos, é possível analisar isso com uma maior velocidade e consistência.

Desse modo, fica mais fácil avaliar também a equipe e analisar quais metas e resultados foram conquistados e quais não foram.

11. Aumenta o diferencial competitivo

Quando uma empresa consegue aproveitar todas essas vantagens que um sistema de gerenciamento de projetos oferece, ela se destaca da concorrência. Isso porque nem todos os profissionais usam esse recurso e, portanto, não são beneficiados com a melhora na produtividade e otimização do tempo que ferramentas de gestão trazem.

Essas vantagens abrem margem para o aumento de lucro real e a redução dos preços finais.

Então, para se diferenciar em um mercado competitivo e sair na frente da concorrência, nada melhor do que fortalecer a imagem da sua marca com agilidade e eficiência na entrega de seus projetos através do uso de ferramentas de gestão. Afinal, investir em inovação é essencial para o sucesso de um negócio.

Um sistema de gestão de projetos integrado

Um sistema de gestão de projetos pode ser implementado de forma bastante ágil na sua empresa e gera benefícios claros, além de ser uma das ferramentas de gestão mais úteis e de baixo custo, o que torna ela essencial para o seu negócio.

Apesar de alguns gestores ainda enxergarem o investimento como um gasto, é seguro dizer que (com as vantagens obtidas) a relação custo-benefício é altamente satisfatória, visto que melhora a execução dos processos, aumenta a produtividade da sua equipe e permite alcançar resultados acima da média do mercado.

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