Quadro Kanban: métricas importantes para analisar em seu quadro

quadro kanban metricas

Quando falamos do método Kanban, discutimos a importância de analisar dados, e como isto pode ajudar você a otimizar o seu fluxo de trabalho. Agora vamos mostrar para você como fazer isto, e quais são os dados que você deve buscar em seu quadro pra poder ter um fluxo de trabalho estável.

Analisar dados de importância pode lhe ajudar a medir a eficiência do seu fluxo de trabalho e conquistar o objetivo de ter um fluxo estável de produção.

Isto é muito importante para sua empresa – principalmente para empresas de projetos -, porque assim você não terá que adivinhar quando projetos estarão prontos. Você terá dados sobre produtividade e eficiência para ter confiança em suas previsões.

Agora vamos conversar sobre quais são os melhores dados que seu quadro Kanban pode lhe oferecer para sua gestão de projetos.

Tempo do lead e tempo do ciclo

Tempo do lead e tempo do ciclo são duas das medidas mais importantes que você pode obter através do seu quadro Kanban. O tempo do lead é todo o período da criação da tarefa em seu sistema até a sua conclusão e entrega. O tempo do ciclo, por sua vez, é o tempo de trabalho dedicado àquela tarefa. 

Estas métricas são importantes porque mostram quanto tempo suas tarefas ficam esperando em seu quadro. Uma vez que todo tempo de espera é considerado um desperdício, você precisa ficar atento na diferença entre tempo do lead e tempo do ciclo.

Note que a diferença entre o tempo do lead e do ciclo não está apenas no tempo em que uma tarefa espera para ser iniciada, mas na soma de todos os momentos em que ela fica esperando ou impedida por algum motivo.

O tempo do ciclo conta apenas os períodos onde ela está “em progresso” e trabalho está sendo executado na tarefa.

É muito importante avaliar estas métricas ao longo do tempo para identificar e estudar padrões. Assim, você poderá saber como anda o desempenho da sua equipe ao longo do tempo, e também analisar o impacto que mudanças no sistema têm na produtividade do seu fluxo.

Taxa de transferência

A taxa de transferência é uma medida que indica a performance do seu time. Ela rastreia a quantidade de uma unidade de valor (cartões de tarefas, story points; ou seja qual for a unidade de valor que você considerar importante rastrear em seu fluxo de trabalho), produzidas em uma unidade de tempo (dias, semanas, meses, etc.).

Ou seja: quantos cartões de tarefas/story points são entregues pela sua equipe em um determinado período de tempo.

Como a taxa de transferência é uma média, ela, por si só, não é um dado muito confiável. É preciso analisar a taxa de transferência em conjunto com o tempo do ciclo para poder ter uma visão real da produtividade do seu time.

É importante notar que, enquanto seu tempo do lead e do ciclo representam a capacidade de resposta da sua equipe, sua taxa de transferência representa a produtividade dela.

Trabalho em andamento

Trabalho em andamento não agrega valor ao seu cliente, por isso, tarefas precisam ser terminadas e trabalho precisa ser entregue o mais rápido possível.

Dessa forma, é importante para você medir as tarefas que estão em andamento no seu quadro Kanbam, e, principalmente, há quanto tempo elas estão sendo executadas para que você identifique trabalhos que estão em andamento há muito tempo e investigue o porquê.

Com estas informações, você poderá aprender sobre a capacidade de produção do seu time, traçar Limites de trabalho em andamento (LTAs), e otimizar o seu fluxo de trabalho.

A lei de Little

O professor John Litte do Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT) criou o que chamamos de lei de Little.

A fórmula é bastante simples e parece ser bem intuitiva, porém você consegue realizar aplicações e obter resultados particularmente interessantes pelo fato dos resultados não serem influenciados pelo processo de entrada no sistema, distribuição, ou qualquer outro aspecto do fluxo de trabalho; além da diversidade de cenários onde ela pode ser aplicada.

A lei de Little pode ser usada no método Kanban da seguinte forma:

Tempo do ciclo = Trabalho em andamento / Taxa de transferência

Neste caso, a lei te Little irá mostrar como aumentar o seus Limites de trabalho em andamento (LTA) irá aumentar também o seu tempo do ciclo.

Lembre-se que o tempo do ciclo é o tempo dedicado a uma tarefa em andamento. Por isso, aumentar os seus LTAs sem também aumentar a sua taxa de transferência, aumenta o tempo médio que uma tarefa leva a ser concluída em seu fluxo de trabalho.

Além disso, se sua equipe está dividindo sua atenção entre mais tarefas por vez, é esperado que sua taxa de transferência (produtividade) também diminua – aumentando a distância entre o tempo do lead e o tempo do clico.

Utilizando a lei de Little, você poderá prever o impacto que mudanças nos seus LTAs irão causar em seu fluxo de trabalho, além de melhorar suas previsões. Sem ela, suas previsões são apenas palpites bem educados do que pode ser produzido pela sua equipe.

Você também poderá aplicar para prever prazos de conclusão do seu projeto, analisando os requerimentos do escopo em relação a sua taxa de transferência, podendo assim calcular o tempo do ciclo (para todo o projeto ou iteração).

Lembre-se de considerar a relação entre tempo do lead e tempo do ciclo quando for prever o prazo da sua iteração ou projeto.

Como mencionado antes, a lei de Little é de uma versatilidade muito grande, justamente pela sua simplicidade, e pode ser aplicada em todo o seu fluxo de trabalho, ou individualmente em cada etapa dele. Assim você poderá analisar sua taxa de transferência e LTAs em cada coluna do seu quadro Kanban – caso julgue necessário.

O custo da espera

Como em metodologias ágeis esperar é sempre considerado um desperdício, é importante acompanhar o tempo que suas tarefas passam em espera.

Se você produz softwares, por exemplo, precisa criar uma divisão entre as colunas “codificando” e “em testes” para um tempo de espera, que você pode nomear de “aguardando testes”.

Esta divisão é importante, pois, neste estágio, não há trabalho sendo feito nesta tarefa, e você irá precisar acompanhar quanto tempo estas tarefas passam neste estágio.

Dessa forma, você poderá identificar possibilidades de otimizar o fluxo de trabalho e diminuir o tempo de espera, diminuindo também desperdícios desnecessários.

Estas são algumas das métricas que você pode utilizar para analisar e otimizar o seu quadro Kanban.

Está interessado em mais informações sobre o método Kanban e ainda não leu nosso e-book Kanban: o que é e como usar em seus projetos? Acesso o link para ler este e-book gratuito que criamos para você.

Gostou deste artigo? Não esqueça de compartilhar.
Flowup Site
error

Gostou do Blog? Compartilhe! :)

Acelere o crescimento da sua empresa.Fale agora com um especialista!
+