Como parar de usar planilhas e começar a usar softwares de gestão financeira

As planilhas são ferramentas importantes para realizar análises e fazer um acompanhamento da sua empresa. No entanto, principalmente para empreendimentos que estão em crescimento, essas ferramentas podem apresentar limitações significativas.

Em mercados dinâmicos e concorridos não há espaço para erros e nem para perder tempo. É necessário pensar na escalabilidade do seu negócio e se a utilização de planilhas vai conseguir acompanhar a expansão do seu empreendimento. 

É por isso que muitos negócios estão migrando para softwares de gestão, que oferecem mais recursos e flexibilidade. Neste post, exploraremos as limitações das planilhas e por que é importante migrar para um sistema de gestão financeira. Além disso, iremos te dar uma recomendação de software para você “largar” as planilhas de vez e se organizar financeiramente!

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• Quais são as limitações das planilhas
• Porque escolher um software de gestão
• Como escolher o melhor software de gestão financeira para você
• Nossa dica para você

Quais são as limitações das planilhas

Para uma empresa de pequeno porte, softwares de gestão financeira ou sistemas de ERP, geralmente são um investimento muito grande para ser feito de início. Então, a maioria dos empreendedores recorrem à utilização de planilhas para organizar suas finanças. 

Porém, é possível que com o passar do tempo, a empresa gaste muito mais tempo do que é necessário atualizando suas planilhas financeiras com o objetivo de conseguir compreender o seu próprio negócio. Isso acaba atrasando diversos processos e o andamento dos seus projetos. Porém, essa não é a única limitação da utilização de planilhas. Por isso, aqui vai uma lista para você entender melhor porque as planilhas não são a melhor opção para você.

1. Falta de segurança

Como você e seus colaboradores podem compartilhar e editar facilmente as planilhas, se torna difícil garantir a segurança dos dados. Isso é especialmente importante para empresas que precisam lidar com informações confidenciais.

2. Dificuldade de colaboração

Quando várias pessoas precisam trabalhar na mesma planilha, pode ser difícil manter o controle das alterações e garantir que todos estejam trabalhando com a versão mais atualizada dos dados.

3. Dificuldade em lidar com grandes quantidades de dados

Quando as empresas crescem, elas tendem a lidar com um volume cada vez maior de dados. As planilhas podem se tornar lentas e difíceis de trabalhar quando são usadas para gerenciar grandes quantidades de informações.

4. Dificuldade de calcular o rateio de custos dos seus projetos

Quanto mais projetos se tem, mais difícil é fazer o rateio de custos. A complexidade desse assunto não está só em definir como o rateio deve ser feito, mas em conseguir calcular o rateio ao longo do tempo considerando a dinâmica de empresas de projetos.

5. Dificuldade em gerar relatórios precisos

As planilhas podem ser propensas a erros e a falta de consistência nos dados pode dificultar a criação de relatórios precisos.

6. Perda da competitividade

Uma planilha errada/desatualizada pode contaminar o cálculo de toda a empresa em cascata. Sabe aquela concorrência que não foi possível ganhar por causa do preço? Será que você não tinha margem para baixar um pouco mais e ganhar? A gestão financeira bem feita te dá competitividade.

7. Dificuldade para gerir os funcionários 

Mesmo com muito planejamento, em diversos momentos é preciso substituir funcionários em projetos. Os motivos podem ser desde o desligamento da empresa à necessidade de alguém com uma habilidade técnica específica não identificada anteriormente. Também é comum a empresa possuir funcionários trabalhando em mais de um projeto ao mesmo tempo.

Nas empresas de TI, em agências de comunicação, na construção civil e em outros negócios, o planejamento do projeto já deve levar em conta essas possíveis mudanças. Ninguém da equipe deve ser insubstituível. Gerir toda essa dinâmica com planilhas é bem difícil e pode te fazer gastar mais tempo do que é necessário.

8. Problemas para organizar os custos 

Com o passar do tempo, salários e benefícios mudam (através de dissídio coletivo por exemplo), funcionários são promovidos, dentre outros. Com isso, o cálculo do custo de horas também precisa acompanhar essas mudanças.

Os custos relativos a pessoal precisam ser atualizados todo ano. Tanto o imposto de renda quanto o INSS tem suas tabelas reajustadas e com isso o custo de hora também. Dependendo do tipo de tributação adotado pela empresa, situações diferentes acontecem. Além disso, novas legislações são criadas e a empresa tem que se adequar rapidamente. 

Utilizar uma planilha para atualizar todos esses aspectos leva bastante tempo, não é um processo otimizado.

9. Aumento de gasto com pessoal 

Muitas empresas acabam optando por ter alguém ou até mesmo um setor especializado em gerir métricas de custo de pessoal. Obviamente isso tem um custo que é geralmente maior do que o investimento necessário para contratar um sistema de gestão que te ajude a fazer o trabalho. 

Porque escolher um software de gestão

Diante de todas essas limitações, fica claro que as planilhas não são a melhor opção de ferramenta para gestão financeira. Porém, você ainda pode estar se perguntando como os softwares de gestão são melhores como ferramenta de gestão financeira. Por isso, vamos te dar alguns motivos para te convencer a utilizar esse sistema!

1. Otimizar o uso do seu tempo

À medida que a empresa cresce, o número de transações financeiras aumenta. Isso significa que a quantidade de dados que precisam ser processados também aumenta. Como foi dito anteriormente, gerenciar esses dados manualmente através de planilhas pode levar muito tempo. O software de gestão financeira permite que você armazene todas as informações financeiras em um só lugar e todos possam acessar elas rapidamente. Isso economiza tempo e ajuda a reduzir erros de entrada de dados.

2. Precisão nos dados

Enquanto as planilhas são suscetíveis a erros de digitação e outros erros humanos, o software de gestão financeira tem recursos para ajudar a minimizar erros. Além disso, muitos softwares possuem recursos de análise que podem ajudar a identificar discrepâncias e inconsistências nos dados financeiros.

3. Integração com outros sistemas

O software de gestão financeira pode ser integrado a outros sistemas empresariais, como contas a pagar e receber, folha de pagamento e CRM. Isso ajuda a garantir que todos os dados financeiros estejam em sincronia, evitando a necessidade de inserir manualmente informações em diferentes sistemas. Isso também pode ajudar a simplificar processos, permitindo que as informações financeiras sejam acessadas a partir de um único sistema.

4. Facilidade na análise de dados

Os sistemas de ERP têm recursos avançados de análise financeira. Isso pode ajudar a identificar tendências financeiras e fazer previsões futuras. Com esses dados, os gestores podem tomar decisões mais informadas em relação a despesas, investimentos e estratégias de crescimento.

5. Maior segurança

A segurança dos dados financeiros é uma preocupação importante para qualquer empresa e, como falamos anteriormente, as planilhas não são muito seguras. Os softwares de gestão financeira geralmente possuem recursos de segurança avançados, como criptografia de dados, backups automáticos e restrições de acesso de usuário. Isso ajuda a garantir que os dados financeiros permaneçam seguros e protegidos.

Como escolher o melhor software de gestão financeira para você

Existem diversas opções de softwares de gestão financeira disponíveis no mercado, cada um com suas particularidades e funcionalidades. 

Para te ajudar, elaboramos uma lista de dicas para você tomar uma decisão consciente em relação a que ferramenta de gestão financeira implementar no seu negócio.

1. Identifique suas necessidades

Antes de começar a buscar um software de gerenciamento financeiro, é importante que você identifique quais são as suas necessidades e o que espera do sistema. Analise seus processos financeiros e verifique quais funcionalidades são fundamentais para o seu negócio.

2. Avalie a usabilidade

Certifique-se de escolher um software de gerenciamento financeiro que seja fácil de usar e que não exija uma curva de aprendizado muito grande. O sistema deve ser intuitivo e permitir que você possa usá-lo sem dificuldades.

3. Analise a compatibilidade

Verifique se o software é compatível com os sistemas operacionais e dispositivos que você usa. Isso é importante para garantir que você possa acessar o sistema em diferentes dispositivos.

4. Verifique a segurança

É fundamental que o software de gerenciamento financeiro escolhido ofereça segurança aos dados da sua empresa. Certifique-se de que o sistema possui recursos de criptografia, autenticação e backup.

5. Avalie as funcionalidades

Verifique se o software de gerenciamento financeiro possui as funcionalidades que são importantes para a sua empresa, como controle de estoque, gestão de contas a pagar e a receber, emissão de notas fiscais, entre outras.

6. Personalização

Verifique se o software de gerenciamento financeiro permite personalizações, como a adição de campos personalizados ou a criação de relatórios personalizados. Isso pode ser importante para adaptar o sistema às necessidades específicas do seu negócio.

7. Acessibilidade

Certifique-se de que o software de gerenciamento financeiro escolhido seja acessível para todos os usuários que precisam utilizá-lo. 

8. Escalabilidade

Verifique se o software de gerenciamento financeiro pode acompanhar o crescimento do seu negócio e se há planos que atendam a empresas maiores ou menores. Isso pode ser importante para evitar a necessidade de trocar de sistema no futuro.

9. Feedback de outros usuários

Pesquise e leia avaliações de outros usuários do software de gerenciamento financeiro que você está considerando. Isso pode ajudar a entender melhor as funcionalidades do sistema e as experiências de outros usuários na utilização da ferramenta.

10. Verifique o suporte

É importante que o software de gerenciamento financeiro escolhido ofereça um suporte eficiente em caso de problemas ou dúvidas. Verifique se o software disponibiliza o suporte por telefone, e-mail ou chat e se há um tempo de resposta satisfatório.

11. Analise o custo-benefício

Avalie se o software de gerenciamento financeiro escolhido oferece um bom custo-benefício. Verifique se o preço do sistema é justo em relação às funcionalidades oferecidas, quais opções de planos existem e eles atendem às necessidades da sua empresa.

Nossa dica para você

Nós mostramos ao longo desse texto que fazer a gestão da sua empresa através das planilhas financeiras pode ser muito arriscado. Então, utilizar um sistema construído com esse objetivo se torna fundamental para conseguir uma boa saúde financeira e ganhar competitividade. Por isso, é importante ter um sistema de gestão financeira para a sua empresa.

 Diante de todos os critérios para a escolha de uma ferramenta de gestão que foram expostos nesse texto, o FlowUp é o software mais completo e otimizado para a gestão financeira do seu negócio. Seu diferencial com relação aos sistemas de ERP está na facilidade no acesso de dados e na eliminação de burocracias.

Esse software de gestão é uma ferramenta poderosa e completa para a gestão de empresas de todos os portes. Entre seus muitos recursos, destaca-se sua excelente capacidade de gerenciamento financeiro, que ajuda os empresários a manter suas finanças organizadas e sob controle.

Facilidade de uso

Uma das principais vantagens do FlowUp é a facilidade de uso. Mesmo para quem não é um especialista em finanças, o software oferece uma interface intuitiva e simples, permitindo que as informações financeiras sejam facilmente registradas e visualizadas. Com isso, os usuários podem monitorar suas finanças em tempo real, tomar decisões mais acertadas e identificar oportunidades de crescimento.

O software permite a realização de uma série de atividades relacionadas à gestão financeira, como a emissão de faturas, o controle de despesas e receitas, o registro de fluxo de caixa, entre outras. Com isso, as informações financeiras ficam centralizadas e organizadas em um só lugar, evitando erros e retrabalhos.

Além disso, o FlowUp oferece recursos avançados de análise financeira, permitindo que os usuários visualizem gráficos e relatórios detalhados sobre sua situação financeira. Com isso, é possível identificar tendências, oportunidades e desafios financeiros, de forma a melhorar o desempenho da empresa.

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O FlowUp possui um sistema integrado. Mas o que isso significa?

Você controla suas finanças, acompanha o desenvolvimento dos seus projetos e andamento das tarefas e também acompanha a produtividade da sua equipe. Todas essas funcionalidades estão em um só lugar e são capazes de te ajudar a responder uma questão primordial: meu projeto realmente deu lucro ou prejuízo?

Gostou das nossas dicas? Está pronto para evoluir a gestão financeira do seu negócio? Então fale com um de nossos especialistas, eles irão te ajudar!