PMO: O que faz e porque é importante na empresa

Quando uma empresa nasce, ela costuma ser compacta o suficiente para que a diretoria dê conta de comandá-la em todas as frentes. À medida que ela cresce, no entanto, vai se tornando cada vez mais complicado que o gerenciamento de tudo o que acontece caiba exclusivamente aos diretores. Essa descentralização, no entanto, pode trazer como consequência a desorganização, a perda de processos e a falta de controle sobre o andamento dos projetos. É para isso que existe o PMO. Para entender o que é isso e porque esse departamento é tão importante para o bom funcionamento de uma empresa, é só seguir na leitura do texto.

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O que é PMO?
• Tipos de PMO
• O que faz um PMO?
• Classificação de PMOs de acordo com a função
• Quais são os benefícios de contar com um PMO na organização?
• Como estabelecer um PMO dentro da empresa
• Conheça o FlowUp

O que é PMO?

A sigla PMO corresponde a Project Management Office, que em tradução livre para o português significa algo como “Escritório de gerência de projetos”. Dentro de uma organização, ele funciona como uma espécie de departamento. Essa área tem a responsabilidade de definir e zelar pelos padrões no gerenciamento dos projetos da empresa.

Alguns gestores acham que a implantação de um PMO está relacionada ao aumento da burocracia. Já outros entenderam o tamanho de seu impacto positivo e buscam torná-lo realidade em suas organizações o mais rápido possível. 

Para entender se ele faz sentido no cenário da sua empresa, no entanto, é preciso conhecer suas funções mais a fundo. E é claro, as possibilidades da organização para o momento atual. Continue a leitura do texto para entender melhor o assunto!

Tipos de PMO

É possível categorizar um PMO de 3 maneiras gerais. São elas:

PMO Estratégico

Também conhecido como PMO Corporativo, o PMO Estratégico está relacionado com todos os projetos de uma empresa e tem, portanto, a função de definir as diretrizes de todos eles – levando em consideração, é claro, os objetivos e metas gerais da organização. 

Cabe a esse modelo gerenciar o portfólio com todos os projetos da empresa e submetê-los à avaliação da administração geral da organização. Não cabe a ele, no entanto, garantir os resultados de cada um.

PMO Departamental

Também conhecido como PMO Organizacional, ele funciona mais ou menos como o primeiro, mas dentro de uma área ou departamento específico da empresa. Ele também é designado para apoiar projetos internos dessa área em específico e não se responsabiliza pelos resultados. 

PMO Autônomo

O PMO Autônomo ou Operacional é responsável por apenas um projeto ou programa e funciona de forma separada da empresa. Nesse caso, ele deve fornecer metodologia, estrutura e ferramentas para o projeto e, ao contrário dos anteriores, se responsabilizar pelos seus resultados.

O que faz um PMO?

Um projeto bem sucedido dentro da empresa não depende, apenas, de uma equipe super engajada, proativa e competente: o trabalho de uma liderança atenta e direcionada é essencial. 

O PMO é, justamente, essa liderança geral dos projetos. A ele, cabe a responsabilidade de que os projetos sigam a metodologia e o escopo previsto, tanto em relação ao prazo de execução quanto aos limites de custos direcionados a ele. 

O objetivo final desse departamento é garantir que a empresa alcance a maturidade no gerenciamento de projetos e, para isso, todo o processo de negócios precisa ser constantemente analisado e otimizado.

Para entender melhor sobre as diversas funções que um PMO deve realizar visando esse objetivo, confira os itens abaixo.

Implementação e acompanhamento das metodologias de processos

Já que é responsabilidade de um PMO acompanhar se o projeto está sendo realizado de acordo com os padrões da empresa, para começo de conversa esses padrões precisam existir, não é mesmo?

Pois bem: cabe a esse departamento criar as metodologias, estruturas e ferramentas que devem ser utilizadas por todos os segmentos da empresa na hora de tocar os projetos. 

A existência de uma estrutura padronizada facilita a organização e a comunicação entre as equipes, assim como a ciência de quais ferramentas estão disponíveis e qual a melhor maneira de utilizá-las. 

No entanto, é importante ter em mente que nada é imutável, muito menos uma estrutura organizacional. Por isso, também é responsabilidade do PMO estar atento à aplicabilidade dessas metodologias e reavaliá-las constantemente para que sejam atualizadas e façam sentido: elas devem servir para ajudar, e não para atrapalhar. 

Alocação de recursos

Quanto maior a empresa, mais fácil é que o gerenciamento de recursos fique desorganizado se um departamento não estiver olhando para isso com muita atenção. Entre as funções do PMO, portanto, está estudar atentamente os projetos e propostas da empresa para alocar os recursos da melhor forma possível.

É importante lembrar ainda que quando falamos de recurso não estamos falando apenas de dinheiro! Os profissionais também são recursos, afinal de contas é o tempo e o talento deles que estará sendo utilizado em cada projeto e função e, portanto, eles também devem ser distribuídos de maneira eficiente.

Nomeação de gerentes de projetos

O PMO deve acompanhar todos os projetos que estão acontecendo na empresa. Isso não significa, no entanto, que cada um deles precise de seu próprio gestor! Cabe ao departamento analisar os profissionais disponíveis e entender quais são os mais adequados para a função, além de oferecer treinamentos de liderança e acompanhá-los de perto para oferecer todo o suporte.

Acompanhamento das metas e dos indicadores de desempenho

Todo projeto precisa ter sua(s) meta(s) principal(s) e é claro que ela deve ser monitorada de perto, mas existem também os indicadores de desempenho que podem ser analisados durante todo o andamento do projeto para entender se o caminho para o cumprimento da meta principal está sendo percorrido.

Não é de um dia para o outro que se bate (ou se deixa de bater) uma meta, não é mesmo? Os indicadores de desempenho, portanto, indicam o quão dentro ou fora do esperado o projeto está. 

Eles também podem estar relacionados com o escopo do projeto, por exemplo:

• Se o projeto deve ser entregue na íntegra até setembro, o que deve estar pronto em junho? E em julho? E em agosto?
• Se a verba total do projeto é de R$15000,00, quanto é possível gastar no primeiro mês? E no segundo? Além disso, quanto desse fundo pode ser alocado em cada necessidade do projeto?

Monitorando de perto esses indicadores é possível ter uma visão clara do andamento e da real viabilidade do projeto e, até mesmo, entender se ele deve continuar, ser postergado ou abandonado.  

Classificação de PMOs de acordo com a função

As funções listadas acima são gerais, mas também é possível categorizar os PMOs de acordo com suas atribuições e responsabilidades. Aqui, a divisão também acontece entre três categorias:

PMO de Suporte

Esse formato de escritório de projetos se assemelha mais a uma consultoria e tem a função de acompanhar de perto os gestores dos projetos e, analisando a situação, apresentar recomendações e sugestões de melhorias.

PMO de Controle

Como o próprio nome sugere, os escritórios com esse formato são responsáveis por acompanhar o projeto de muito perto, realizar auditorias e cobrar relatórios de modo a garantir que os gerentes estejam utilizando as metodologias, estruturas e ferramentas definidas previamente. 

PMO Diretivo

O PMO Diretivo é responsável por alocar os recursos da empresa no projeto e, portanto, designa tanto o dinheiro que será empregado quanto os profissionais envolvidos. Consequentemente, ele detém um controle ainda maior sobre o mesmo.

Quais são os benefícios de contar com um PMO na organização?

Ter um escritório de projetos na empresa traz algumas vantagens muito importantes para o crescimento da companhia. 

Quando existe uma metodologia de processos e um departamento voltado para aprová-los, analisá-los e acompanhá-los a taxa de projetos fracassados diminui consideravelmente. Quanto mais projetos bem sucedidos e resultados positivos a empresa realiza, maior é o seu crescimento.

Além disso, os gastos da empresa também diminuem, já que um PMO trabalha para alocar os recursos da maneira mais eficiente possível. Um dos benefícios do PMO é o aumento da produtividade das equipes, com a comunicação mais assertiva e com as ferramentas corretas. Além disso, o PMO também faz com que o tempo seja melhor aproveitado – e tempo é dinheiro!

Para completar, um escritório de projetos dentro da empresa faz com que os projetos dos departamentos estejam cada vez mais alinhados aos objetivos gerais da organização, o que também contribui para o crescimento da empresa de acordo com o planejamento estratégico.

Projetos bem sucedidos também estão ligados, é claro, ao aumento da satisfação dos clientes, seja com relação aos produtos e serviços da empresa ou com o próprio atendimento e demais facilidades que são desenvolvidas justamente por meio de projetos.

Como estabelecer um PMO dentro da empresa

Antes de adotar o PMO na organização é preciso levar algumas coisas em consideração, já que essa é uma estratégia que exige bastante investimento. Para começar, analise o momento em que a empresa se encontra. Ela já se tornou grande e complexa o suficiente para justificar a necessidade de escritório de projetos, ou a diretoria e os departamentos ainda dão conta de tudo com tranquilidade sem que os processos sejam atropelados?

Como os profissionais da empresa parecem estar lidando com os projetos? Eles demonstram estarem perdidos e trabalhando sem metodologia ou, ainda, sobrecarregados? Estão investindo um tempo maior do que o ideal em tarefas que poderiam ser designadas exclusivamente a um PMO?

É preciso pensar, também, sobre quais são as prioridades da empresa para o momento e se a criação de um PMO faz sentido de acordo com o planejamento estratégico a médio prazo. Depois disso, caso a decisão seja de criá-lo, é a hora de entender qual dos tipos e classificações listados previamente no texto são mais adequados. 

A partir daí, se após todas as ponderações a conclusão foi de que é o momento de contar com um PMO, é preciso buscar os profissionais que tenham as habilidades necessárias para comandá-lo e garantir que a estrutura esteja pronta para receber esse tipo de função.

Por onde começar?

Para começar, uma plataforma que reúna toda a documentação de um projeto é essencial para que a comunicação esteja sempre alinhada. Também é vital para que o PMO consiga visualizar e controlar, dali, todas as bases do projeto. 

Ela deve permitir que seja fácil acessar documentos, tarefas e status do projeto – mas, para que funcione na prática, é claro, toda a equipe deve ser treinada e incentivada a utilizá-la com muita frequência, atualizando seus status e adicionando todas as informações.

Além disso, é importante definir que todos os projetos devem contar com um documento de roteiro. Esse documento estabelece os prazos e demais indicadores de desempenho e deixe claro o que deve ser realizado e alcançado em cada momento do projeto. Dessa forma, todos os colaboradores envolvidos podem ficar cientes do andamento e, principalmente, o PMO pode utilizá-lo como base para seus monitoramentos e avaliações. 

Ferramentas como essas são essenciais para que o PMO consiga fazer um bom trabalho de gerenciamento de projetos e, sem isso, o impacto de sua criação certamente será muito menos efetivo e vantajoso para a organização. 

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