PMBOK: Gerencie seus projetos com sucesso e rapidez

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é uma ferramenta de gestão que abrange o conjunto de conhecimentos necessários para o gerenciamento de projetos. Ele apresenta práticas comuns, processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas utilizadas na gestão de projetos.

Assim sendo, a aplicação da gestão de projetos PMBOK tornou-se essencial para o bom desempenho de empresas em qualquer área de atuação. Já que por meio dela, é possível melhorar a qualidade dos produtos, tornar os processos mais eficientes e atender às necessidades do mercado com maior facilidade.

Ao longo dos anos, novas técnicas foram criadas e aprimoradas para o gerenciamento de prioridades, prazos e  custos nos projetos. Como resultado, surgiram diversas práticas e guias, sendo o Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) um dos principais exemplos.

Este texto irá apresentar o conceito do PMBOK, sua estrutura e importância para a gestão de projetos e o sucesso de um negócio. Continue lendo para obter mais informações.

O que é PMBOK?

O PMBOK é um guia que foi criado para fornecer orientações sobre as boas práticas de gerenciamento de projetos. No entanto, suas diretrizes não devem ser seguidas rigidamente, uma vez que cada projeto possui características e requisitos que o tornam único em relação aos demais.

Cada equipe é responsável por adotar medidas eficazes que gerem resultados positivos, adaptando os conceitos do PMBOK à sua realidade específica. Dessa maneira, o guia é utilizado para orientar a atuação dos gestores de projetos em diversas áreas, como a tecnologia da informação.

Embora o PMBOK não forneça explicações detalhadas e aprofundadas sobre o assunto, ele pode ser uma ferramenta útil para familiarizar-se com os termos e expressões mais comuns utilizados na gestão de projetos.

Quem e como ele é elaborado?

Primeiramente, é importante saber que o Project Management Institute (PMI), uma instituição internacional sem fins lucrativos composta por profissionais da gestão de projetos, produz o PMBOK. O PMBOK é baseado em dois conceitos principais: as áreas de conhecimento e o processo de gerenciamento de um projeto.

Nesse sentido, a primeira parte está relacionada aos profissionais que devem gerenciar os conteúdos. Esses profissionais definem os conhecimentos necessários para compor e executar as atividades e técnicas. Exemplos dessas áreas de conhecimento são escopo, integração, tempo e custo.

Já a segunda parte concentra-se nas etapas essenciais do gerenciamento de projetos. Os profissionais dividem essas etapas em grupos e subgrupos que facilitam a aplicação e o acompanhamento das atividades, como: iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.

Qual é a importância?

Ao conhecer as melhores práticas de gerenciamento de projetos, que o PMBOK abrange, você pode aplicá-las em várias áreas de atuação. Você pode implementar esses conceitos em processos simples que fazem parte do dia a dia da sua empresa, como criar um novo software ou gerenciar o departamento de relacionamentos humanos.

Além disso, aplicar essas práticas facilita a padronização das atividades, melhora o fluxo de informações e dados, mitiga riscos, aumenta os lucros, controla os prazos de entrega e reduz despesas.

Quais são os benefícios do PMBOK?

Você já deve ter entendido que há muitos benefícios no PMBOK para gerir projetos. Conheça alguns deles abaixo.

Identificação de projetos com problemas

Uma das áreas de conhecimento do projeto no PMBOK é o monitoramento e controle. Nessa área, os objetivos são rastrear, regular o progresso e o desempenho, bem como supervisionar o projeto. Isso permite a identificação de áreas problemáticas no projeto, onde podem ser necessárias alterações ou ajustes.

Gerenciamento e otimização de processos

Claro, a intensificação da vigilância em relação aos possíveis erros do projeto pode resultar em uma maior otimização e melhor gerenciamento do mesmo. Isso é algo que todo empreendedor de sucesso deve ter em mente: otimizar as atividades do negócio, seja aumentando a produtividade, reduzindo custos ou tomando qualquer outra medida, é uma ótima maneira de impulsionar uma empresa.

Cumprimento de metas

O desenvolvimento de um projeto está em constante evolução, o que pode trazer dificuldades na definição das metas. Imagine como seria benéfico ter um guia que o auxiliasse a estabelecer metas e que possuísse uma visão abrangente e adaptável. Isso é exatamente o que o projeto PMBOK faz por você.

Em outras palavras, ele planeja, organiza, orienta e controla a equipe de um projeto para alcançar metas específicas. Seja na engenharia civil ou em projetos de TI, ter um guia capaz de ajudar a controlar a qualidade, garantir a entrega no prazo e alcançar a satisfação do cliente é extremamente valioso.

Maior previsibilidade

O projeto PMBOK garante uma maior previsibilidade e antecipação dos possíveis riscos, pois desempenha um papel fundamental em todo o processo de planejamento. Ao adquirir conhecimento sobre os potenciais contratempos, você pode criar um plano de ação contendo soluções para lidar com cada problema que possa surgir.

Um exemplo de problema que pode ocorrer é o projeto ultrapassar o orçamento inicialmente previsto. Por outro lado, uma solução seria reservar uma quantia adicional de dinheiro para lidar com imprevistos financeiros dessa natureza.

Como utilizar a gestão de projetos PMBOK nos negócios?

• Observe as necessidades específicas da sua empresa e escolha uma metodologia adequada que se ajuste a ela, evitando práticas que possam não funcionar para o seu negócio.
• Monte uma equipe competente e esteja atento tanto às habilidades técnicas quanto às habilidades intangíveis de cada membro.
• Estabeleça critérios claros de avaliação e comunicação. A falta de comunicação adequada pode prejudicar o sucesso da equipe, que é peça fundamental para o êxito do negócio.
• Defina claramente o escopo, cronograma e métricas que são essenciais e necessárias para o projeto.
• Acompanhe de perto o desempenho do projeto após implementar todos os passos anteriores, definidos pela sua equipe e por você. É essencial estar atento ao progresso e verificar se os resultados desejados estão sendo alcançados.

Portanto, analise cuidadosamente a infraestrutura da sua empresa. Identifique maneiras de melhorar as atividades e obter resultados positivos utilizando o projeto PMBOK, potencializando assim as oportunidades de sucesso do seu negócio.

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