Documentos essenciais para o controle de projetos

No dia a dia de uma empresa que lida com gestão de projetos, o controle de projetos é tão crucial quanto o planejamento. Essa etapa é essencial no ciclo de vida de um projeto, permitindo a detecção de falhas e desvios, e possibilitando sua redução a um nível mínimo.

Neste artigo, apresentaremos as principais etapas desse controle, bem como os documentos essenciais para sua execução. Portanto, continue lendo e obtenha mais informações!

Quais são as etapas do controle de projetos?

Delimitar cada uma das atividades é uma das etapas do controle de projetos. Quando não se faz essa definição corretamente, todo o controle de projetos pode ser prejudicado.

Estabelecer as fases equivale a ter uma demanda compreensível e gerenciável. Geralmente, os projetos que não possuem etapas bem definidas acabam tendo controles frágeis e pouco confiáveis.

Quais documentos não podem faltar?

Entendida a importância da definição das etapas para a realização do controle de projetos, vamos mostrar quais são os documentos essenciais para a realização desse tipo de tarefa. Continue lendo!

Termo de abertura do projeto

O primeiro documento essencial é o termo de abertura, acordo formal ou contrato comercial. Em termos gerais, ele é o documento que expõe e esclarece os principais aspectos do projeto que se pretende acompanhar.

Plano de gerenciamento do projeto

O plano de gerenciamento do projeto é o índice de referências que ele tem. Nesse documento, ficam armazenados todos os dados, desde o planejamento estratégico até a execução do projeto.

Plano de gerenciamento de escopo

Este documento expõe os objetivos do projeto. O escopo é uma forma de briefing que contém os roteiros das atividades necessárias para a conclusão bem-sucedida do projeto.

É essencial que seja um documento de fácil compreensão, para que todos os membros da equipe estejam alinhados e informados sobre o que está sendo realizado.

Gerenciamento do cronograma

O gerenciamento do cronograma é um conjunto que inclui todas as fases de um projeto, organizadas por mês, com destaque para suas respectivas tarefas. Além disso, o cronograma deve fornecer o status de cada atividade, indicando se foi concluída, está em andamento ou é contínua.

Plano de gerenciamento da equipe

Esse documento tem por objetivo fornecer uma visualização rápida dos funcionários que estão compondo o projeto. Ele facilita a eficiência da execução do projeto e torna a comunicação com a equipe mais transparente.

Plano de gerenciamento do trabalho

O plano de gerenciamento do trabalho tem por objetivo manter o controle das atividades, das rotinas de trabalho, dos recursos, dos custos, das metas, dos caminhos críticos etc. Esse documento é a diretriz do trabalho em equipe e, portanto, também é um elemento crucial para realizar o controle de projetos.

Plano de garantia de qualidade

Esse documento serve para avaliar o padrão de qualidade que as entregas de um projeto deverão obedecer. Geralmente, devem ser incluídas informações como testes de abordagem, políticas de qualidade, definições de desvios, checklists e demais métricas.

Plano de gerenciamento de riscos

Por fim, temos um dos documentos mais importantes do controle de projetos. Nele, são relatados os riscos e suas possíveis soluções. Além disso, também são descritas as oportunidades e os planos, a fim de explorar cada um deles ao seu nível máximo.

O controle de projetos pode ser uma tarefa muito mais eficiente se você puder contar com a ajuda de um sistema informatizado para centralizar todas essas informações. Dessa forma, você poderá gastar seu tempo e sua energia com tarefas mais relevantes e deixar a parte operacional para a tecnologia fazer.

Então, gostou deste conteúdo? Que tal conhecer mais sobre esse tipo de software? Aproveite para aprofundar seus conhecimentos e leia este outro artigo sobre os 5 benefícios do sistema de gestão de projetos!