Micro sprints na gestão de projetos: como podem ajudar?

Você já pensou em trabalhar com micro sprints na gestão de projetos?  Essa é uma maneira mais fácil de lidar com prazos, exigências dos clientes, controle de horas, análise de produtividade e todos os outros elementos que fazem parte desse cenário.

Um sprint é um ciclo presente na metodologia Scrum. Essa técnica se caracteriza pela divisão em etapas. Cada uma delas conta com um prazo definido, que pode variar conforme o projeto. Por exemplo: pode ser de 1 semana, 2 semanas e até de 1 mês.

A questão é: o que são os micro sprints? É o que vamos tratar neste post. Nosso objetivo é apresentar o conceito, como funcionam e de que maneira podem ajudar o dia a dia da sua empresa.

Quer saber mais? Acompanhe!

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O que são micro sprints na gestão de projetos?
• Como os micro sprints ajudam a rotina da empresa?
• Dicas para aplicar os micro sprints na gestão de projetos

O que são micro sprints na gestão de projetos?

O Scrum é uma metodologia ágil que permite desenvolver soluções mais rápidas, robustas e seguras. Os sprints são uma das bases dessa metodologia e consistem em ciclos de trabalho.

Por sua vez, os micro sprints no gerenciamento de projetos representam partes de um recurso que são interativas e podem ser enviadas de modo independente. Em outras palavras, são entregas menores que ajudam a organizar o trabalho da equipe.

Por exemplo: Uma tarefa, que faz parte de um sprint, pode dividir-se em partes menores que a equipe pode executar em 1 dia. A equipe deve concluir esses pedaços dentro do micro sprint, o qual tem, por exemplo, 1 hora de duração.

Como eles funcionam?

Um sprint deve ser definido a partir de um trabalho conjunto das equipes de desenvolvimento, o product owner e o scrum master. A ideia é compartilhar capacidade de produção, necessidades e a evolução para o alcance das metas. Assim evita-se imprevistos, que ocasionam a quebra de expectativa.

A partir desse alinhamento, os responsáveis podem definir as funções que implementarão e as tarefas que realizarão. O objetivo é responder: o que eles farão e como será feito. Você pode chamar essa etapa de sprint planning.

Dividido em duas partes, sugere-se que o sprint planning defina um tempo de 4 horas para cada etapa. Nisso, você pode delimitar os micro sprints, que devem ter prazo máximo de 1 hora.

Isso significa que, ao invés de enviar tudo de uma vez, você encaminha partes independentes que podem ser avaliadas por outra pessoa, seja um colaborador interno, seja o cliente.

Como os micro sprints ajudam a rotina da empresa?

Os micro sprints permitem trazer ainda mais agilidade aos projetos e atividades executados em sua empresa. De quebra, ainda permitem ter uma visualização melhor do andamento de cada tarefa.

Definindo os micro sprints você pode elaborar relatórios de tarefas com o seu software de gestão de projetos. Esses dados mostram ao cliente a organização da empresa e permitem que você filtre as informações por projeto, período, responsável, prazo, status, etc.

Com isso, é possível saber quem está mais atrasado e quem é o colaborador mais adiantado. Essa análise pode ser comparada ao gerenciamento de tarefas em tempo real. Como gestor, você pode verificar quanto tempo cada atividade recebeu e questionar os colaboradores a respeito de problemas e entraves.

Resumindo: os micro sprints ajudam a organização e a agilidade na gestão dos projetos. Ao mesmo tempo, você assegura um controle maior sobre as atividades e pode identificar algum problema em uma parte específica, que vai acabar impactando a entrega de todo o sprint.

A consequência é o cumprimento de prazos, um relacionamento melhor com o cliente e mais organização para gerenciar as atividades.

Quer saber como aplicar os micro sprints na gestão de projetos da sua empresa? 

Dicas para aplicar os micro sprints na gestão de projetos

1. Defina objetivos claros

Antes de implementar os micro sprints, certifique-se de que os objetivos do projeto estejam bem definidos. Isso ajudará a identificar as tarefas que podem ser divididas em micro sprints para facilitar a execução.

2. Escolha o tamanho adequado dos micro sprints

Analise o escopo e a complexidade do projeto para determinar a duração ideal dos micro sprints. Eles devem ser curtos o suficiente para permitir uma entrega rápida e iterativa, mas não tão curtos a ponto de tornar a execução das tarefas inviável.

3. Priorize as tarefas

Liste todas as tarefas do projeto e estabeleça uma ordem de prioridade. Dê preferência às tarefas mais críticas e que agreguem mais valor ao produto final. Isso permitirá que a equipe concentre seus esforços nas atividades mais importantes.

4. Tenha uma equipe colaborativa

Os micro sprints funcionam melhor com uma equipe coesa e colaborativa. Certifique-se de que todos os membros estejam alinhados com os objetivos do projeto e comprometidos com a entrega das tarefas dentro do prazo estabelecido.

5. Comunique-se constantemente

A comunicação é essencial em qualquer metodologia ágil, e com os micro sprints não é diferente. Realize reuniões curtas e frequentes para acompanhar o progresso, identificar possíveis obstáculos e tomar decisões rápidas para garantir o sucesso do projeto.

6. Utilize ferramentas adequadas

Um software de gestão de projetos é fundamental para acompanhar o andamento dos micro sprints, atribuir tarefas, monitorar o tempo gasto e visualizar o progresso geral do projeto. Escolha uma ferramenta que atenda às necessidades da sua equipe e facilite a colaboração.

7. Promova a cultura de aprendizado contínuo

Encoraje a equipe a aprender com cada micro sprint concluído. Realize retrospectivas após cada ciclo para identificar o que funcionou bem, o que pode ser melhorado e quais lições podem ser aplicadas nos próximos sprints.

8. Seja flexível e adaptável

Um dos princípios fundamentais das metodologias ágeis é a capacidade de se adaptar às mudanças. Esteja aberto a ajustar o planejamento conforme necessário e a incorporar o feedback do cliente durante o desenvolvimento do projeto.

Implementar os micro sprints na gestão de projetos pode ser um grande diferencial para a sua empresa. Além de proporcionar maior agilidade e controle, essa abordagem permite uma entrega mais incremental e com maior visibilidade do progresso. Ao adotar essa prática, você estará posicionando sua equipe e seus projetos para um maior sucesso e satisfação dos clientes. Experimente e veja os resultados positivos que essa metodologia pode trazer!