Gestão de documentos: por que é importante para uma empresa?

Poucos gestores e empreendedores dão a devida importância para a gestão de documentos. Sendo assim, a maioria administra os seus documentos inadequadamente, colocando a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista.

Isso não faz sentido. Afinal de contas, que vantagem a organização obterá do grande volume de informação que produz e recebe se não possui um bom gerenciamento de documentos?

Dispor dessa ferramenta administrativa é muito simples e necessita de um investimento baixo. Atualmente, existem diversas soluções de gestão de documentos que, aliadas a serviços de digitalização e de consultoria, conferem um ótimo custo-benefício.

Além disso, ao fazer sua gestão de documentos de forma correta, você criará um registro de toda a sua gestão de projetos, garantindo que, no furuto, você poderá acessar e lembrar facilmente de detalhes importantes de todos os seus projetos; principalmente se você usar um sistema de gestão digital como o Flowup, que usa banco de dados seguros para registrar todas as informações adicionadas ao sistema.

Neste post, vamos entender a importância desse processo e como atingir excelentes resultados. Confira!

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O que é gestão de documentos?
• Qual é a importância desse procedimento para a empresa?
• Por que investir na gestão documental?
• Como a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica?
• Quais são os benefícios da gestão documental?
• Como fazer uma gestão documental eficaz?

O que é gestão de documentos?

Inicialmente, é necessário entender melhor essa ferramenta administrativa. A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos de maneira eficiente, segura e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente.

Qual é a importância desse procedimento para a empresa?

Todos os dias, as empresas produzem um volume gigantesco de arquivos que, por sua vez, contêm informações valiosíssimas. E, atualmente, esses dados são considerados o principal patrimônio de uma companhia e se tornaram recursos de competitividade.

São informações fundamentais, tais como:

• dados cadastrais;
• estatísticas da corporação;
• registros de procedimentos internos;
• contratos com fornecedores e com clientes.

Logo, a preocupação com o controle e com a segurança deve ser constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos praticamente imensuráveis.

Todavia, muitos gestores adotam medidas equivocadas de gerenciamento desse patrimônio, causando alto risco de:

• perdas;
• exposição de conteúdos sigilosos;
• demora e dificuldade para localizar informações, sobretudo em casos de urgência.

Dessa forma, a implementação da gestão documental se torna cada vez mais necessária nas instituições. A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos.

Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.

Por que investir na gestão documental?

Uma má gestão documental pode levar à perda de tempo, tornar os procedimentos mais complexos e aumentar o custo indireto da corporação — fatores que comprometem de maneira significativa os resultados do empreendimento.

Além disso, o constante avanço da tecnologia tem mudado a forma como as organizações administram as suas informações. Ou seja, é preciso estar apto para atender às necessidades do mercado cada vez mais tecnológico.

Sem uma gestão inteligente de sua documentação, a instituição não consegue otimizar as suas operações e os seus processos organizacionais, além de não contar com uma estrutura eficiente que fundamente as suas tomadas de decisão.

Como a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica?

A gestão documental tem sido utilizada como um caminho seguro, rápido e eficiente para que empresas possam alcançar resultados e se destacar diante da concorrência.

Isso porque ela garante que as informações produzidas sejam bem gerenciadas, assegurando a sua rastreabilidade e a sua confidencialidade, além de promover eficiência operacional no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos — da sua produção à sua destinação.

Quais são os benefícios da gestão documental?

Com o crescente volume de dados produzidos, a gestão de documentos é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para a entidade, como a melhoria da produtividade e a qualidade do processo decisório.

Contudo, as vantagens não se resumem a isso. Ainda podemos citar as seguintes.

Economia de espaços físicos destinados ao arquivamento

Mesmo com a maior presença do armazenamento digital, alguns documentos precisam ser fisicamente impressos e acessíveis para as equipes. Naturalmente, isso faz com que o seu negócio comece a acumular bastante papel, o que gera custos de recursos e, principalmente, espaço.

Uma parte importante da sua estratégia de gestão documental aqui é saber quais documentos precisam de cópias físicas e quais podem ser arquivados digitalmente. Isso ajudará a otimizar o espaço dentro do escritório.

Redução de custos operacionais

Cortar despesas desnecessárias é a norma em qualquer empresa, sem exceção. Deixar que esses pequenos custos se acumulem logo vai começar a atrapalhar o seu negócio. Isso vale, inclusive, para uma gestão estratégica de documentos.

Documentos digitalizados, por si só, já eliminam tanto o custo de espaço quanto o de impressão, que envolve a tinta e o papel. E as despesas para manter um servidor ou a conexão com a nuvem são bem próximas do custo de energia que seria gasto com centenas de impressões.

Segurança e confidencialidade das informações

A proteção de dados é uma parte vital da sua estratégia de gestão de documentos. Garantir o sigilo das informações de seus clientes, parceiros e colaboradores é uma das maiores responsabilidades de toda empresa hoje em dia.

Com um bom planejamento, você não deve ter dificuldades para manter um nível de segurança adequado. Firewalls, softwares de detecção de ameaças, capacitação da equipe, entre outras atitudes, economizam muitos recursos a longo prazo.

Otimização do tempo das atividades e dos processos

O tempo de execução de cada tarefa dentro da empresa depende de vários fatores. Idealmente, esse tempo será curto. Uma bom software de gestão de documentos é um grande aliado que também pode impactar a sua gestão de pessoas.

Melhor gerenciamento dos recursos financeiros

A administração de finanças e a gestão de documentos sempre andam lado a lado. Para acompanhar o fluxo de caixa de um negócio, é importante ter uma série de registros, como recibos de compra e venda, balancetes, entre outros. Sendo assim, saber como gerir melhor esses documentos implica diretamente na capacidade de realizar uma boa gestão financeira.

Maior controle, rastreabilidade e acesso aos dados

Controlar a informação significa que você sabe quais são as alterações realizadas na sua empresa e quando. Rastreabilidade significa que você é capaz de encontrar qualquer dado sem dificuldade. Acesso significa que as pessoas que mais precisam desses dados sempre conseguem encontrá-los. Esses são três aspectos que precisam ser levados em conta na elaboração de uma estratégia de gestão documental. Com as ferramentas certas, é possível ter bons resultados nas três frentes.

Identificação e descarte de documentos obsoletos e desnecessários

O que mais atrapalha a gestão de documentos de médio e longo prazo é a quantidade de papelada e arquivos sem utilidade. Há algumas coisas que precisam ser registradas por tempo indeterminado, mas também há muitas que só ocupam espaço, oferecem informação incorreta ou obsoleta e apenas dificultam o trabalho. Fazer “a limpa” desses arquivos de tempos em tempos deve ser parte de sua rotina.

Aprimoramento da gestão empresarial como um todo

Se você seguir uma estratégia de gestão documental bem elaborada, logo verá os efeitos positivos dessas práticas em seu dia a dia. Como já mencionamos, seus colaboradores podem encontrar os dados que precisam, a empresa pode crescer de forma mais ordenada e os dados de seus clientes estarão mais seguros.

Como fazer uma gestão documental eficaz?

Por todas as vantagens já apresentadas, certamente você pode perceber que a gestão documental é essencial para o crescimento eficiente do seu negócio. Porém, a maneira mais eficaz de realizar esse procedimento é por meio da gestão eletrônica de documentos (GED).

A adoção de uma solução eletrônica para gerenciar a documentação empresarial permite otimizar os 3 principais pilares de todo processo:

• tempo;
• recursos;
• e produtividade.

Ou seja, a instituição está investindo na redução de custos e na qualidade dos seus serviços, simplificando a realização de tarefas burocráticas e repetitivas que necessitam ser realizadas com rapidez e exatidão.

Um software GED flexível, integrado e tecnologicamente avançado contribui diretamente para tornar toda a gestão dos registros documentais da sua organização mais eficaz, pois permite:

• automatização e uniformização dos processos de trabalho;
• organização do banco de dados;
• controle do fluxo de informações;
• armazenamento em nuvem;
• preservação dos registros corporativos;
• sistema de rastreabilidade com busca avançada;
• reconhecimento de arquivos por OCR (recurso tecnológico de identificação de caracteres em arquivos de imagem);
• indexação (ação de descrever e identificar um documento conforme o seu assunto);
• confidencialidade e privacidade;
• backups automáticos;
• segurança do acervo;
• integração com sistemas e ferramentas;
• compartilhamento de informações;
• melhoria na comunicação organizacional;
• produção automática de indicadores de gestão.

Por fim, a gestão de documentos pode auxiliar a gerenciar melhor o seu negócio. Utilizar a tecnologia para otimizar a documentação empresarial é uma maneira inteligente e estratégica de usufruir de todos os benefícios que ela pode oferecer.

Portanto, analise criteriosamente a sua gestão de documentos e considere a necessidade de fazer um bom uso das funcionalidades dessa ferramenta, avaliando as melhores alternativas de gestão eletrônica de documentos para a sua empresa.

Quer fazer uma gestão documental mais eficaz? Então fale com um dos nossos especialistas e veja como podemos auxiliar nessa tarefa.