Time-blocking: Controle o seu dia com esse método

Você já montou seu cronograma de tarefas para um dia de trabalho de 8 horas, mas acabou com apenas 1 ou 2 horas de tempo produtivo? As listas de tarefas não são a única maneira de organizar sua programação diária. Algumas das pessoas mais produtivas do mundo, de Elon Musk a Bill Gates e o autor de Deep Work, Cal Newport, renunciaram a listas de tarefas e adotaram outro método, o time-blocking.

Veja como você pode usar o time-blocking para aproveitar ao máximo as horas do seu dia.

Ou navegue pelos tópicos como preferir:

1. O que é time-blocking
2. Como iniciar o time-blocking em 5 etapas
3. Variações de time-blocking
4. Dicas rápidas de especialistas em time-blocking
5. Por que o time-blocking é tão eficaz
6. Você controla sua agenda ou ela controla você?

O que é time-blocking?

O time-blocking é um método de gerenciamento de tempo que propõe que você divida seu dia em blocos. Cada bloco é dedicado a realizar uma tarefa específica, ou um grupo de tarefas, e apenas isso. 

Em vez de manter uma lista de tarefas em aberto com as coisas que você fará conforme for possível, você começará cada dia com uma programação concreta que define no que você trabalhará e quando.

A chave para este método é priorizar sua lista de tarefas com antecedência – uma revisão semanal dedicada é necessária. 

Faça um balanço do que está por vir para a próxima semana e rascunhe seus blocos de tempo para cada dia. No final de cada dia de trabalho, revise todas as tarefas que você não concluiu – bem como quaisquer novas tarefas que tenham chegado – e ajuste seus blocos de tempo para o resto da semana de acordo.

Com dias cujos blocos de tempo são definidos com antecedência, você não terá que perder tempo pensando no que fazer a seguir – e essa é uma coisa que a maioria de nós costuma fazer, não é? 

Se você se distrair, simplesmente olhe para sua programação e volte para a tarefa para a qual você dedicou o bloco de tempo.

Como iniciar o time-blocking em 5 etapas?

O time-blocking é uma estratégia poderosa de gerenciamento de tempo. Especialmente quando você a vê como uma estrutura para pensar sobre o seu dia, em vez de um conjunto de leis que você não pode quebrar.

Como Abby Lawson escreveu na Forbes:

“[Meu dia] raramente sai exatamente como planejei, mas… mantém minha concentração na tarefa e é muito menos provável que eu caia na armadilha do Facebook ou me distraia com outra coisa porque sei que se demorar muito nesta tarefa, isso irá atrasar o resto da minha programação.”

Vamos dar uma olhada em um passo a passo para configurar seu próprio sistema de time-blocking.

1. Comece com suas maiores prioridades 

A primeira pergunta que você precisa responder é: por que você deseja usar o time-blocking?

É porque você quer mais tempo para um trabalho específico? Ou para reduzir o tempo gasto em e-mails ou reuniões? Ou simplesmente para sair do trabalho em um horário razoável e ficar com a família?

Seja qual for a escolha, conhecer suas prioridades e principais metas definirá o que entra em sua programação e como você irá separar seu dia em blocos.

2. Crie um “modelo de bookend” para o seu dia

Agora é hora de realmente começar a criar seus “blocos”. Em vez de pular direto para o seu dia de trabalho, no entanto, comece com grades de proteção para o seu tempo fora do trabalho.

Qual é a sua rotina matinal? Como você se desconectará do trabalho e reservará tempo para amigos, família e hobbies? Essas tarefas são tão, senão mais, importantes quanto o que você faz durante o dia.

3. Reserve um tempo para tarefas profundas e rasas

Com suas prioridades pessoais atendidas, é hora de adotar a mesma abordagem em seu dia de trabalho. 

Para a maioria das pessoas, o apelo do time-blocking está em reservar longos períodos de tempo para um trabalho específico.

Isso é o que o fundador do Y Combinator, Paul Graham, chama de “Maker Time” – sessões em que você está em um trabalho de foco profundo, como escrever, projetar ou codificar. No entanto, você não pode passar o dia todo no Maker Time. É tudo uma questão de encontrar um equilíbrio entre o que exige muito foco e o que exige menos foco.

4. Adicione blocos para tarefas reativas do dia-a-dia

O time-blocking nunca funcionará se você for excessivamente otimista quanto ao seu tempo. Você ainda tem e-mails para responder, chamadas para atender e reuniões para participar. No entanto, o poder do time-blocking vem em escolher quando você faz essas tarefas, em vez de permitir que elas se infiltrem em cada momento do seu dia.

5. Escreva sua lista de tarefas diárias (para trabalho, casa e família/social) 

Agora que você tem um modelo de como gostaria que fosse o seu dia, é hora de ver como e/ou se funciona.

Escreva suas tarefas do dia e encaixe-as nos espaços apropriados. Você tem blocos suficientes para suas tarefas de trabalho profundas e superficiais?

Lembre-se de que esta é uma estrutura para você se basear, não se prender. Levará algum tempo para encontrar uma programação que funcione para você.

Quais são as variações d0 time-blocking?

O time-blocking tem alguns primos próximos, mas distintos, que vale a pena considerar: task batching, day theming e time boxing. Vamos conhecê-los a seguir. 

Task batching

O task batching é quando você junta tarefas pequenas que sejam parecidas para realizá-las todas de uma vez. 

Ao lidar com tarefas semelhantes em um grupo, você limita a quantidade de mudança de contexto que precisa fazer ao longo do dia, economizando tempo precioso e energia mental. Por exemplo, programar dois blocos de 20 minutos para cuidar dos e-mails durante o dia é mais eficiente do que verificar sua caixa de entrada a cada 15 minutos.

O task batching dá muito certo com o time-blocking porque assim você não coloca tarefas diferentes seguidas no seu cronograma. Apenas coloque nos blocos porções de tempo a cada dia ou semana para quando você quiser concluir um determinado lote de atividades, por exemplo, e-mail, faturamento, exercícios, reuniões, redação, codificação, trabalho específico, recados, preparação de refeições.

Day theming

O day theming é uma versão mais extrema do task batching para pessoas que têm várias áreas de responsabilidade competindo por sua atenção. Por exemplo, um empreendedor muitas vezes precisa prestar atenção a marketing, vendas, desenvolvimento de produtos, suporte ao cliente e RH, tudo ao mesmo tempo. Em vez de separar blocos de tempo para cada área de responsabilidade a cada dia, o day theming dedica um dia inteiro da semana a cada responsabilidade.

Dedicar cada dia a um único tema cria um padrão confiável de trabalho e limita ainda mais a carga cognitiva da mudança de contexto. 

Time boxing

Time-blocking e time boxing são frequentemente confundidos como sinônimos, mas há uma diferença importante. O time-blocking pede que você reserve determinados períodos de tempo para se concentrar em uma determinada tarefa ou atividade. Por exemplo, “Vou trabalhar em um primeiro rascunho da postagem do meu blog das 9h às 11h amanhã.”

Em contrapartida, o time boxing pede que você imponha um limite de quanto tempo você vai dedicar a uma tarefa específica. “Vou terminar um primeiro rascunho da postagem do meu blog amanhã entre 9h e 11h”.

Essa “caixa de tempo” autoimposta o força a trabalhar com eficiência porque você tem um tempo limitado para concluir a tarefa. Pode ser uma maneira divertida de desafiar a si mesmo e aumentar sua produtividade.

Dicas rápidas de especialistas em time-blocking

Nunca é fácil mudar a maneira como você trabalha. Para aproveitar ao máximo o time-blocking, aqui vão mais algumas dicas.

Coloque espaços entre as tarefas

Todos nós temos o que é chamado de “resíduo de atenção” após concluir uma tarefa que pode levar de 10 a 15 minutos para ser concluída. Se você presumir que pode mudar de marcha na hora, vai acabar se atrasando e se frustrando.

Programe seus intervalos (não apenas o almoço)

Não somos máquinas. Certifique-se de reservar um tempo ao longo do dia para um alongamento rápido ou caminhada para dar um descanso ao seu cérebro (e aos seus olhos).

Use as estratégias corretas de gerenciamento de tempo diário

O time-blocking significa seguir sua programação. Use estratégias de gerenciamento de tempo diário, como o método Pomodoro ou a regra dos 2 minutos, para mantê-lo em movimento em sua programação e atingindo seus objetivos.

Superestime quanto tempo as coisas levarão (pelo menos para começar)

Não seja otimista demais com o seu dia até que você tenha um entendimento sólido do que pode ser feito. Alguns especialistas dizem que você deve dar a si mesmo de 2 a 3 vezes o tempo que achar que a tarefa levará.

Reserve um tempo para descansar, relaxar e aprender

As pessoas mais produtivas trabalham com descanso. Você não precisa ser 100% produtivo 100% do tempo.

Diga às pessoas o que você está fazendo

Ninguém é uma ilha isolada. Certifique-se de que as pessoas ao seu redor entendam no que você está trabalhando, quando você está disponível, e defina expectativas realistas sobre comunicação e colaboração.

Defina um “dia cheio” para evitar que se sinta sobrecarregado

Se você está constantemente atrasando as tarefas, convém reservar um dia repleto de atividades para se atualizar.

Revise conforme necessário

Ninguém funciona bem com um sistema rígido. Tente ser o mais realista possível ao definir sua programação, mas esteja preparado para mudar as coisas ou jogá-las fora por um dia, se uma crise surgir.

Por que o time-blocking é tão eficaz?

Esta técnica parece simples na superfície, mas tem impactos profundos em sua capacidade de fazer as coisas:

Promove um “trabalho profundo” focado

Cal Newport, autor de “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, é um grande defensor do time-blocking. Ele dedica 20 minutos todas as noites para programar o próximo dia de trabalho:

“Às vezes as pessoas perguntam por que me preocupo com um nível de planejamento tão detalhado. Minha resposta é simples: isso gera uma produtividade enorme. Uma semana de trabalho com time-blocking de 40 horas, eu estimo, produz a mesma quantidade que uma semana de trabalho com mais de 60 horas seguidas sem estrutura.”

Ao programar uma parte do tempo para trabalhar em um único projeto, problema ou tarefa, você concentra todos os seus recursos mentais em um único objetivo, em vez de dispersar sua atenção em várias tarefas. 

Quanto mais você “faz uma única tarefa”, mais você constrói os músculos mentais necessários para um trabalho profundo e mais fácil se torna manter o foco.

O time-blocking ajuda a eliminar o “trabalho superficial” com mais eficiência

Trabalho superficial é o trabalho que é urgente, mas não importante para atingir seus objetivos de longo prazo – pense na papelada ou responder a (maioria dos) e-mails. 

Ao cronometrar o trabalho superficial, você está definindo limites claros de quanto tempo vai dedicar a ele. Além disso, agrupar tarefas semelhantes reduz o custo de troca de contexto. 

Ao agrupar todas as suas tarefas superficiais em um ou dois blocos de tempo dedicado, você será capaz de executá-las com mais eficiência e proteger o resto do seu dia para um trabalho de maior impacto.

Time-blocking traz consciência de como você gasta seu tempo

A maioria das pessoas encontra problema em organizar o próprio tempo. Costumamos ser péssimos em estimar quanto tempo as tarefas levarão e temos a tendência de nos comprometer demais com nosso futuro. 

O time-blocking força você a confrontar suas prioridades e compromissos atuais e a ser intencional sobre como você gasta seu tempo finito. 

Para cada novo compromisso que você assume em sua vida, surge a necessidade de encontrar um espaço físico em sua agenda. Como resultado, o custo de oportunidade de dizer “sim” torna-se mais concreto e fica muito mais fácil dizer “não”.

Neutralizando o perfeccionismo

Cronogramas confusos são o pior inimigo de um perfeccionista. Sempre há algo a ser ajustado e aprimorado. Pode ser difícil saber quando um projeto em aberto está concluído, especialmente se você está almejando a perfeição. 

Em algum ponto, você precisa ser capaz de dizer “está bom assim” e seguir em frente. 

O time-boxing pode ajudar a impor limites de tempo aos seus projetos. Se você costuma prolongar as tarefas tentando fazer tudo certo, estabeleça um prazo restrito para terminar a tarefa e cumpra-o.

Ajuda você a cumprir seus objetivos

No artigo “Beyond good intentions: Prompting people to make plans improves follow-through on important tasks”, os pesquisadores Dr. Todd Rogers e a Dra. Katherine L. Milkman revisaram vários estudos que apoiam a ideia de que “planos concretos ajudam as pessoas a cumprir suas intenções”.

Desde seguir um regime de exercícios até agendar uma vacina contra a gripe, as pessoas estavam mais propensas a agir de acordo com suas intenções ao escrever um local, data e hora específicos para a atividade. No entanto, a maioria das pessoas confia em intenções vagas em vez de planos concretos:

“Paradoxalmente, as pessoas frequentemente planejam mal quando começam com fortes intenções. Elas acreditam erroneamente que suas fortes intenções são suficientes para impulsioná-las a realizar os comportamentos desejados e que a crença as impede de usar estratégias que podem ajudar a traduzir intenções em ações.”

Conclusão: quando você agenda suas tarefas e metas, é mais provável que você siga adiante. O time-blocking força você a fazer planos concretos que garantam que você esteja trabalhando em direção a seus objetivos todos os dias. 

Como William Faulkner uma vez disse: “Eu só escrevo quando a inspiração vem. Felizmente, ela bate às nove todas as manhãs”.

Você controla sua agenda ou ela controla você

O time-blocking é apenas uma das muitas estratégias de gerenciamento de tempo que existem. No entanto, é um dos mais populares por um motivo.

Todos nós estamos em dívida com nossos calendários. E quanto mais você controla o que está lá, mais controle terá de seu tempo, foco e produtividade.

Além do time-blocking, outra estratégia importante para gerenciar melhor seu tempo é aprender a delegar tarefas, confira o artigo no nosso blog sobre o assunto.