Gestão de projetos: TUDO o que você precisa saber!

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Imagino que desde o início de seu negócio, você deva ter um desejo muito grande de que sua empresa produza bem e de forma consistente. Atender a expectativa de seus clientes ao entregar resultados que resolvam as necessidades deles. Não é tão simples, porém, transformar esta intenção em realidade.

É comum esquecer que para se ter resultados previsíveis, sempre podemos usar “receitas”. Elas são como um caminho projetado para ser seguido e produzir um determinado resultado. Fórmulas.

É isso que uma boa gestão de projetos promete para você: ensinar a fórmula para a criação de projetos eficientes, previsíveis, e que tragam resultados positivos para as partes interessadas dentro do prazo definido e orçamento alocado.

Este conteúdo pretende reunir para você todas as informações necessárias para implementar uma gestão de projetos eficiente na sua empresa.

Gestão de Projetos Definição

O que é projeto

Um projeto tem prazo definido, no sentido de ter uma data de início e um tempo limitado para sua conclusão, e por conta disto, ele tem objetivos claros definidos em seu escopo e recursos limitados para alcançá-los dentro do prazo previsto.

Segundo o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK, da sigla em inglês Project Management Body of Knowledge), feito pelo PMI (Project Management Institute), um projeto é:

“Um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultados únicos. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo e, por isso, um escopo e recursos definidos.”

Estas características tornam todo o projeto de natureza única. Você pode fazer vários projetos na mesma área, até com o mesmo objetivo, mas cada execução terá um desenvolvimento e resultados únicos. Não tendo uma natureza repetitiva como outros processos de rotina no ambiente de trabalho, projetos têm o objetivo de alcançar algo novo ou otimizar algum processo já existente.

Algumas características, porém, se repetirão em todos os projetos. Todo projeto precisa seguir um ciclo de vida igual para ter resultados previsíveis. Previsibilidade, por sua vez, é algo muito importante quando se trabalha com projetos, pois, eles precisam entregar resultados no prazo definido e dentro do orçamento alocado.

O PMBOK também define a gestão de projetos como:

“A aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requerimentos.”PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)

Podemos adicionar que, além de ajudar ao projeto atender seus requerimentos, a gestão de projetos aumenta a previsibilidade de riscos e dos resultados necessários para o sucesso de um projeto.

O Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (PMBOK), feito pela PMI, identifica os seguintes elementos como recorrentes em todos os projetos.

Processos de um projeto – O ciclo de vida de um projeto

  • Iniciação
  • Planejamento
  • Execução
  • Monitoramento e Controle
  • Encerramento

Elementos da estrutura de um projeto

  • Escopo
  • Cronograma
  • Custos
  • Qualidade
  • Recursos
  • Comunicações
  • Riscos
  • Aquisições
  • Partes Interessadas
  • Integração

Outras diferenças entre projetos e processos

Processos são as atividades contínuas e repetitivas da sua empresa. Elas podem se repetir por um determinado período (dias, semanas, meses, trimestres) ou podem se repetir em ciclos, fazendo parte de um ciclo de produção. Uma forma simples de exemplificar isto é através da limpesa de uma casa. Ela pode ocorrer três vezes por semana, e é composta da mesma rotina de trabalho, que engloba vários processos de limpeza, que sempre serão os mesmos.

É bom ver processos como atividades essenciais para manter a sua empresa funcionando em ordem. Seu departamento de marketing, por exemplo, sempre precisará fazer postagens em mídias sociais, escrever uma nova postagem no blog e acompanhar o desempenho dos anúncios em circulação.

A Importância do Gerenciamento de Projetos Para Sua Empresa

Se você trabalha com gerenciamento de projetos já deve ter assistido algum episódio de O Aprendiz, programa de Roberto Justus inspirado no programa the Apprentice do atual presidente dos Estados Unidos Donald Trump, você sabe que todas as semanas os participantes brigam pela oportunidade de serem o gerente do projeto que será realizado.

Esta é a oportunidade que eles têm para se destacar e mostrar que suas habilidades, estratégias e liderança farão a diferença para a vitória da sua equipe. Todos os episódios, porém, vemos que esta não é uma tarefa fácil.

É comum pensar que a gestão de projetos é uma atividade fácil, porque não se atribui entregáveis ao gerente de projetos. É a equipe quem produz. Portanto, é muito fácil definir este gasto como algo desnecessário ou superficial. Não é a toa, porém, que empresas de sucesso gastam cerca de 20% do orçamento de seus projetos na gestão deles.

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Avaliando o custo de um gerenciamento de projetos eficiente

Por mais que se tenha um custo para ter um gerenciamento de projetos eficiente, os custos de não fazer uma gestão de projetos e simplesmente deixar que sua equipe trabalhe e entregue o que foi pedido podem ser muito maiores que o imaginado.

É uma regra comum de investimentos não pensar no quanto se pode ganhar ao tomar uma decisão, mas o quanto se pode perder. Os ganhos em ter um gerenciamento de projetos eficiente estão no aumento da previsibilidade de riscos, custos diretos e indiretos, e do lucro real. É aumentar o seu controle sobre o escopo do projeto, e os prazos em que os entregáveis devem estar prontos.

Se você ainda não entendeu o poder que isso trará para o seu negócio, você ainda pode estar pensando no que tem para ganhar com os seus projetos, caso dê tudo certo neles. Porém, com projetos, tudo é variável, e vários riscos negativos podem se concretizar. Se você investe em um gerenciamento de projetos eficiente, seus riscos estão sobre controle, e suas oportunidades durante o projeto também.

O custo de não fazer uma gestão de projetos eficiente vem quando os riscos se concretizam e atingem seu projeto. Um grande risco pode lhe custar mais do que o faturamento total do projeto. Portanto, é importante pensar se você pode correr este risco, porque, se você trabalha com projetos continuamente, mesmo que as chances sejam pequenas, diversos riscos vão lhe acompanhar no caminho, e, eventualmente, alguns deles podem custar caro para você e sua empresa.

Por isso, vamos apresentar para você agora de forma simples os principais benefícios que você pode ter ao implementar em sua empresa um gerenciamento de projetos eficiente.

  • Planejamento de projeto realista
  • Foco e objetivos claros
  • Redução de custos
  • Controle de riscos
  • Controle de qualidade
  • Melhores decisões
  • Mais envolvimento e proatividade do time
  • Aumento de credibilidade e confiança dos clientes

Para entender melhor cada um destes tópicos, leia o nosso conteúdo sobre A Importância do Gerenciamento de Projetos Para Sua Empresa.

O ciclo de vida de um projeto

Apesar de todos os projetos serem únicos, existem processos que se repetem em todos os projetos. Esses processos acontecem em cinco etapas diferentes, as quais chamamos de ciclo de vida de um projeto.

Seu projeto não precisa passar por essas cinco etapas, mas se você deseja garantir os melhores resultados possíveis para ele, recomendamos que você siga cada uma delas, como parte essencial para garantir redução de custos diretos e indiretos, aumento do seu lucro real, maior acertividade de prazos e orçamentos, e uma boa entrega de valor às pessoas interessadas.

Nosso post sobre o ciclo de vida de um projeto traz descrições de cada uma dessas etapas para que você entenda bem o que precisa ser feito nelas, e um passo a passo para você se certificar que tudo o que precisa foi feito para que você possa seguir em frente com seu projeto, sabendo que ele está no caminho certo.

Com o tempo, todo esse processo será mais intuitivo de se seguir, uma vez que a prática em lidar com esta metodologia em seus projetos irá se tornar algo familiar para você, seu gerente de projetos e toda a sua equipe.

Encontre o melhor método de gestão de projetos para sua equipe

É muito importante ter uma gestão de projetos eficiente. Contudo, é comum para gestores não saberem como colocar boas práticas de gestão em ação. Existem diversos métodos e ferramentas de gestão disponíveis no mercado, cada um atuando de uma formas diferentes.

Veja, a seguir, mais informações sobre alguns dos métodos de gestão mais populares atualmente no mercado.

SCRUM

O SCRUM é conhecido como um método de gestão de projetos ágil, sendo inicialmente empregado em projetos de softwares. Contudo, ele pode ser utilizado na gestão de qualquer tipo de projeto.

A sua principal vantagem se destaca em projetos que apresentam mudanças repentinas e urgentes constantemente, muito comum quando os clientes não conseguem definir muito bem o que desejam, ou em projetos que estejam sujeitos a alterações de acordo com o seu desenvolvimento.

É interessante destacar que o principal foco dessa metodologia é basear o projeto em pequenos passos, pois, o resultado final será uma consequência dessas ações. Ao finalizar cada uma dessas pequenas etapas, deve-se realizar uma reunião com os principais stakeholders, apresentando os resultados e verificando se eles foram cumpridos ou não, bem como os motivos para isso.

PRINCE 2

O PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Enviroments) é uma metodologia britânica que também pode ser empregada em qualquer projeto.

Seu principal foco é o produto final e as entregas que devem ser realizadas durante o projeto. Alguns pontos devem ser observados, como:

  • controle das etapas;
  • organização das etapas;
  • revisão de processos;
  • análise do planejamento;
  • gerenciamento dos desvios;
  • envolvimento dos stakeholders;
  • comunicação eficiente.

PMBOK

O PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) não é uma metodologia, mas um processo de padronização das etapas do gerenciamento de projetos. Essas etapas devem ser identificadas de acordo com as 10 áreas de conhecimento, que são:

  1. integração
  2. escopo
  3. tempo
  4. custos
  5. qualidade
  6. recursos humanos
  7. comunicações
  8. riscos
  9. aquisições
  10. stakeholders

Pode-se dizer que o PMBOK é a principal escolha em termos de gerenciamento de projetos em todo o mundo, pois, ele apresenta um guia das melhores práticas realizadas nos mais diversos projetos. Vale a pena conhecer, não é mesmo?

Caminho crítico

A metodologia de caminho crítico foca na execução das etapas de acordo com uma sequência lógica, até que o resultado final seja alcançado. Para tanto, é preciso considerar que qualquer projeto apresenta tarefas que estão ligadas entre si, criando uma espécie de dependência entre elas.

Essas tarefas só podem ser iniciadas após a finalização outra atividade previamente determinada. Assim, haverá a formação de um caminho crítico, ou seja, o caminho de atividades a serem executadas no prazo e escopo deo projeto definidos, para que o projeto seja finalizado no tempo correto.

A não realização de uma atividade do caminho crítico pode trazer graves consequências, pois ela impedirão que os demais serviços sejam realizados, impactando todo o andamento do projeto.

Saiba como fazer uma gestão de projetos eficiente

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Ter uma gestão de projetos eficiente não é nada fácil. É interessante destacar que existem inúmeras metodologias disponíveis no mercado, sendo necessário escolher a que melhor se adeque à sua realidade.

Obviamente, há algumas opções capazes de apresentar melhores resultados. O guia de melhores práticas do PMBOK, por exemplo, é uma das alternativas mais empregadas em todo o mundo. O conteúdo disponibilizado pelo PMI contém ideias inovadoras, sendo considerado uma enciclopédia em termos de gestão de projetos.

É preciso deixar claro que o PMBOK não é uma metodologia, mas um guia que fornece um conjunto de conhecimentos e técnicas que funcionaram em diversos projetos ao redor do mundo. Então, pode-se afirmar que o guia não determina como o gerenciamento deve acontecer, mas demonstra o que gerou resultados positivos e o que gerou resultados negativos.

Veja, a seguir, os grupos de processos do PMBOK, que integram o ciclo de vida de um projeto e podem ser considerados bons passos para uma gestão de projetos eficiente.

Iniciação

A iniciação engloba a formalização do início do projeto ou de uma nova fase dele, pois, há ações que precisam ser divididas em inúmeras fases, em que cada uma deve passar pelo processo de iniciação.

É importante dizer que um projeto (ou uma de suas fases) só pode ser iniciado após a autorização dos responsáveis, que deve ser documentada e arquivada.

É nessa etapa que se deve definir o escopo do projeto e conseguir os recursos financeiros necessários para sua execução. Durante a iniciação das etapas intermediárias, ou fases do projeto, é possível reavaliar a viabilidade do mesmo, verificando se ele deve ser paralisado, continuado ou postergado.

Planejamento

O planejamento é uma das etapas mais importantes do projeto. Por meio dele, é possível mensurar todas as variáveis, bem como o tratamento que cada uma delas terá até o encerramento dessas ações.

Também é importante aprender a traçar objetivos SMART para o seu projeto durante sua fase de planejamento. Ao usar a metodologia SMART, seus objetivos serão mais facilmente alcançáveis.

Pode-se dizer que as principais variáveis de um empreendimento são:

É preciso deixar claro que a etapa de planejamento deve ser realizada constante e progressivamente, ou seja, durante toda a realização do projeto, deve-se planejar. Isso ocorre porque a execução das atividades permite a coleta de mais informações.

Assim, pode-se refinar os próximos passos, aumentando o índice de acertos para as etapas futuras, principalmente em termos de custo, prazo e qualidade. Então, um planejamento bem feito é responsável por definir o caminho crítico, economizando recursos, identificando os principais riscos e garantindo que a realização das atividades ocorra da melhor maneira possível.

Pensar em como será a execução das atividades de um empreendimento é essencial para que se definam as melhores soluções e se utilizem métodos inovadores, tornando mais fácil materializar o que foi previamente estipulado.

Quando o cronograma é finalizado, torna-se possível estimar os principais custos diretos e indiretos do projeto. Sendo assim, podemos dizer que quando o planejamento é bem realizado, ele se torna uma fonte interessantíssima de informação para a elaboração do orçamento.

Por fim, mas não menos importante, o planejamento será fundamental para que o gerente de projetos possa ter conhecimento de todo o empreendimento. Dessa forma, ele conhecerá de todas as etapas e fases, podendo interferir de maneira positiva no processo de tomada de decisões e na delegação de tarefas. Pense nisso!

Execução

Após planejar, está na hora de executar. Na fase de execução, é preciso buscar atingir todos os objetivos que foram propostos. Todo o trabalho despendido para a definição do plano de gestão deve ser executado nessa fase.

É válido dizer que a execução é responsável pelas principais despesas do orçamento, materializando tudo o que foi imaginado e recomendado pelos principais stakeholders.

Monitoramento e controle

Peter Drucker, pai da administração moderna, disse:

“O que pode ser medido pode ser melhorado”.

Reuniar e analisar as principais informações do projeto trará uma visão do que deu certo durante todas as etapas do mesmo e pode, assim, ser levado para projetos futuros.

Mais importante ainda, essa análise traz também a oportunidade de buscar identificar tudo o que pode ser melhorado no projeto, para que pontos negativos não se repitam em projetos furutos; assim como trazer para atenção riscos negativos que afetaram o projeto sem terem sido notados durante o gerenciamento de riscos.

A fase de monitoramento e controle do projeto é responsável pelo acompanhamento, revisão e controle da evolução e da performance do projeto. Todas as áreas devem ser analisadas, buscando identificar aquelas que necessitam de mudanças. Essas, quando necessárias, devem ser rapidamente executadas, evitando maiores problemas.

Um exemplo interessante para a aplicação das práticas de monitoramento e controle de projeto é a gestão de riscos. Os riscos podem se transformar por conta de pequenas mudanças em diversas áreas. Situações de mercado, intempéries e até decisões de governos podem modificar a probabilidade dos riscos, podendo impactar positiva ou negativamente sua gestão.

Dessa forma, é fundamental garantir o monitoramento e geremciamento de riscos de um projeto. Contudo, é preciso se lembrar de que o risco é uma condição incerta, que também podendo ser prejudicial ou benéfica. Assim, deve-se potencializar as oportunidades e mitigar as ameaças, buscando sempre o melhor cenário possível para o desenvolvimento do seu projeto.

Encerramento

Como já destacamos, um projeto é temporário, ou seja, deve ser finalizado. O encerramento é responsável por formalizar o final da ação como um todo ou de uma fase. Em conjunto com o encerramento, as lições aprendidas devem ser registradas, para uso futuro.

Para finalizar uma etapa, deve-se contar com uma grande variedade de documentos. Itens como a aceitação do cliente e do patrocinador e uma revisão pós-projeto devem estar presentes.

Outro documento que é primordial nessa etapa são as lições aprendidas. É interessante destacar que documentá-las trará benefícios para a sua empresa e para os principais stakeholders. Todos poderão utilizar as informações em projetos e situações similares no futuro.

Conclusão

Além de utilizar o guia PMBOK para ajudar na sua gestão de projetos, é possível usar outras ferramentas de gestão que podem lhe ajudar.

Atualmente, com os diversos avanços tecnológicos, temos ótimos sistemas de gestão de projetos como o Flowup que podem trazer soluções impactantes para o seu negócio.

Além de centralizar e organizar toda a informação do seu projeto, para que ela esteja acessível de forma rápida e simples quando você precisar, um software de gestão de projetos pode assumir várias tarefas que tomariam tempo do seu gerente de projetos e da sua equipe, otimizando tempo e aumentando na acertividade dessas tarefas.

Os benefícios de contar com uma gestão de projetos eficiente são impressionantes. Não deixe de investir na capacitação de seus profissionais e, principalmente, no uso de novas tecnologias.

Assim, sua empresa passará a ser reconhecida por entregar os projetos dentro do prazo estipulado, cumprindo o escopo estabelecido, dentro da qualidade esperada e com o custo programado. Fantástico, não é mesmo? Então, não deixe para depois!

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