O que faz um gerente de projetos

O gerente de projetos é uma função com habilidades essenciais para sua empresa de projetos. Entre suas competências e responsabildades está a liderança, gerência do cronograma, custos diretos e indiretos, recursos e riscos de seu projeto; entre outros aspectos importantes dele.

Em nossa postagem sobre gestão de projetos, fizemos uma analogia para lhe ajudar a entender o papel do gerente de projetos comparando ele ao maestro de uma orquestra. Eles cumprem a mesma função: se comunicar com a equipe responsável durante a execução do trabalho para manter o nível de qualidade dos entregáveis dentro do esperado.

Como o maestro, a função principal do gerente de projetos é se comunicar com todos os envolvidos para garantir que o esforço feito seja executado em harmonia.

Dispensar o trabalho do gerente de projetos como algo não essencial para a sua empresa é um erro; como ter uma orquestra sem um maestro. Todos os membros da equipe conhecem seus instrumentos, todos conhecem a melodia, mas é o maestro quem mantém todo o trabalho em harmonia e garante uma boa performance de todos.

Ele determina um tom para a apresentação.

O maestro não precisa saber tocar todos os instrumentos na orquestra, da mesma forma que o seu gerente de projetos não precisa ter todas as habilidades e recursos necessários para executar seu projeto.

“O gerente do projeto provê liderança, planejamento e coordenação através de comunicação ao time do projeto” – Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

Ainda assim, ele precisará ter certas competências, conhecimentos e habilidades essenciais sobre o seu negócio e seus projetos que vamos lhe apresentar neste conteúdo.

Através do domínio dessas habilidades essenciais o gerente de projetos torna-se um profissional indispensável para o sucesso estratégico da sua empresa.

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O custo de não ter um gerente de projetos em sua empresa de projetos
• Gerência de projetos como um cargo estratégico em sua empresa
• Principais habilidades, competências e responsabilidades de um gerente de projetos
• As três competências do gerente de projetos
• O que o gerente de projetos não faz

O custo de não ter um gerente de projetos em sua empresa de projetos

Como não são atribuídos entregáveis para o gerente de projetos, é comum pensar que a sua função é algo dispensável em uma empresa de projetos. Isto é um erro estratégico que pode prejudicar muito sua empresa, sem que você se dê conta disso.

Todo projeto é de natureza única, mas ele contém fases, processos e conhecimentos que irão se repetir em outros projetos.

Novamente, todos os projetos são únicos. Por isso, nem todas as fases e processos serão necessárias em todos os projetos, assim como nem todos os conhecimentos precisarão serem aplicados sempre.

A isso, chama-se de adequação do projeto. O processo de adequação é feito pelo gerente do projeto, e ele determina como usar os recursos da sua empresa da melhor forma possível para cada projeto.

Como funciona a adequação do projeto?

O gerente de projetos deve se adequar à empresa, cultura organizacional, estrutura hierárquica e metodologias utilizadas. Ele também precisa adaptar os processos e conhecimentos de cada projeto.

A falta de um gerente de projetos pode resultar na perda de recursos ao não aplicar boas práticas reconhecidas pela comunidade (como as apresentadas no PMBOK). Você terá que descobrir tudo do zero em cada projeto, sem um profissional qualificado para ajudar.

Executar os mesmos conhecimentos em todos os projetos pode levar a custos desnecessários, atrasos no cronograma e redução do lucro real por projeto.

Ter um gerente de projetos em sua empresa permite a proatividade na resolução de problemas, otimização do tempo e alinhamento das expectativas de todos os envolvidos, garantindo o sucesso dos projetos.

Além disso, o gerente de projetos usa habilidades de comunicação para manter todos satisfeitos, enquanto cumpre o escopo, prazo, cronograma e orçamento estabelecidos no planejamento.

Gerência de projetos como um cargo estratégico em sua empresa

A importância de ter pessoas em funções estratégicas passa despercebida em pequenas e médias empresas.

Você precisa de colaboradores em níveis operacionais, que irão por a mão na massa e produzir para o seu negócio. Estes são o tipo de recurso mais comum que empresas costumam adquirir – mão de obra.

Para ajudar na gestão de seus colaboradores e das operações pelas quais eles estão responsáveis, você poderá contar com gerentes de funções e operações, em diversos cargos diferentes.

Se você quiser ver sua empresa crescer e escalar para se tornar um grande negócio, é preciso ter outras pessoas além de você pensando em estratégias que possam lhe ajudar nesse caminho.

Gerenciar esforços e recursos da empresa

Entre as funções e responsabilidades do gerente de projetos está gerenciar os esforços e recursos da sua empresa para que eles estejam sempre alinhados em busca destes objetivos traçados por sua equipe estratégica.

Um projeto é algo que tem o potencial de levar a sua empresa a outro nível. Seja lançando um novo produto ou serviço, ou otimizando um processo de produção; sua empresa não estará mais na mesma posição quando finalizar o projeto com sucesso.

A importância disto passa despercebida por muitas empresas, o que as impede de crescer e atingir um novo nível no mercado; limitando-as assim aos mesmos processos de produção e ao mesmo tipo de atividade e negociações.

Adotar um gerente de projetos é uma decisão estratégica para sua empresa que irá aumentar suas chances de sucesso ao buscar conquistar seus objetivos. Com o tempo, um project management office (PMO), deve ser estabelecido em sua empresa. Ele será o centro de operações para os seus gerentes de projetos. A partir deles, sua empresa poderá ter um controle de todos os projetos, programas e portfólios em andamento.

O desenvolvimento de um PMO deve ser um objetivo certo para empresas que desejam otimizar os esforços em todos os seus projetos.

Principais habilidades, competências e responsabilidades de um gerente de projetos

Todo gerente de projetos precisa cultivar certas habilidades, desenvolver competências e assumir responsabilidades para poder fazer um bom gerenciamento de projetos e cumprir o seu papel em sua empresa.

Vamos conversar primeiro sobre as habilidades essenciais que o seu gerente de projetos precisa desenvolver para poder cumprir seu papel com eficiência.

Habilidades essenciais de um gerente de projetos

Quando falamos de gerenciamento de projetos, podemos dizer que estamos realmente falando sobre o gerenciamento do escopo do projeto. Estamos falando do gerenciamento de conhecimentos e processos necessários para garantir o sucesso do projeto, dentro do escopo estabelecido.

A única forma de atingirmos isto é através de comunicação. Portanto, comunicação é a habilidade principal necessária para o seu gerente de projetos.

Pesquisas mostram que o top 2% entre os gerentes de projetos, escolhido tanto por empregadores como por colaboradores, têm como habilidades essenciais a comunicação, relacionamentos interpessoais, e atitude positiva.

Este é o essencial em um gerente de projetos: saber se comunicar e construir relacionamentos com experts e líderes do mercado que ajudem sua equipe a atingir os objetivos de seus projetos.

Use as diversas plataformas disponíveis hoje para se comunicar

A falta de comunicação no ambiente de trabalho cria o que chamamos de ruídos. Eles atrapalham o esforço que está sendo feito ao disseminar incertezas e inseguranças no ambiente de trabalho; mesmo que você não possa visualizar isto.

Um colaborador que tem suas funções claras e bem definidas, consciente de que tem a autoridade para tomar as decisões necessárias para o desenvolvimento de suas tarefas, irá produzir muito mais do que outro colaborador que não saiba com clareza o porquê de estar executando o seu trabalho, ou que tenha dúvidas se precisa de aprovação para fazer o que precisa ser feito.

Hoje temos muitas ferramentas para auxiliar em nossa comunicação, e elas trazem possibilidades incríveis. Entre elas estão:

• e-mail;
• whatsapp;
• google meet, skype e outras salas de conferência online;
• ligações por telefone;
• slack;
• e, entre muitos outros, o bom e velho cara a cara; seja individual ou em uma reunião com o time.

O gerente de projetos precisa usar estas ferramentas, disponíveis para todos, para se comunicar. Elas são essenciais por oferecerem a agilidade que o mercado precisa de um profissional hoje.

Com Google Meet, por exemplo, podemos organizar reuniões quase que instantaneamente com pessoas de diversos estados diferentes no país. O que antes era impossível.

Ou seja: comunicação hoje é algo fácil e simples.

Como gerente de projetos, porém, você precisa ir além dessas ferramentas, podendo encontrar grandes aliados em ferramentas visuais como o quadro Kanban e gráficos de burndown e burnup.

A importância de comunicação visual para o gerente de projetos

Não há como enfatizar a importância de comunicação visual o suficiente para a função do gerente de projetos. Ela pode transmitir ideias de forma simples, clara, instantânea e até mesmo contínua.

É simples porque a quantidade de informações que podem ser entregues em um gráfico é grande. Sua equipe precisa estar familiarizada com todos os gráficos que você usa, para que eles possam entender o que a informação neles tem para lhes dizer.

Gráfico de Burndown

Um gráfico de Burndown pode comunicar instantaneamente se os esforços necessários para completar a iteração atual estão de acordo com o cronograma, adiantados ou atrasados.

Eles são claros porque não têm muito espaço para erros na interpretação. Ferramentas visuais irão lhe dizer o que precisam de forma objetiva. Sua equipe irá receber a informação com clareza.

Eles são instantâneos porque transmitem a informação rapidamente, e também são contínuos porque podem ficar visíveis para todos; isto é muito importante.

Voltando ao exemplo do gráfico de Burndown, se ele estiver disponível para que todos vejam no ambiente de trabalho, o time poderá ter reconhecimento imediato caso o esforço necessário para completar a iteração atual estiver fugindo do esperado. Dessa forma, você corre menos risco de atrasar o cronograma do projeto.

Pense conosco: se você não tiver este gráfico visível, terá que chamar a atenção de todos os envolvidos no projeto e comunicar para eles que o cronograma está atrasado.

Isto fará com que as pessoas olhem para você e personalizem aquela mensagem. Você, gerente de projetos, está cobrando deles que trabalhem mais, porque o cronograma indica que ou a previsão do tempo necessário para o esforço ser executado está errada, ou a equipe está produzindo menos do que deveria.

Isto cria estresse no ambiente de trabalho, e como gerente de projetos, acima de todos os outros colaboradores, você precisa ser um redutor de estresse, não um expansor dele.

O gráfico permite a você comunicar a mesma mensagem, de forma que não seja pessoal. Ele lhe dá uma chance de sair da frente do que precisa ser dito e comunicar para sua equipe a informação que eles precisam receber: o cronograma planejado não está sendo atendido; algo precisa ser feito.

É preciso criar, aderir e manter cronogramas de comunicação

Se a rainha da Inglaterra precisa ter uma reunião semanal com seu primeiro-ministro, é um bom sinal de que você precisa ter um cronograma de comunicação com a sua equipe também.

Um bom gerente de projetos não irá deixar para se comunicar quando for preciso. Ele irá se comunicar sempre que for preciso, ele terá certeza de que todos entendem o que estão fazendo e estão bem posicionados para produzirem da melhor forma possível, porém, ele terá uma estrutura planejada para sua comunicação com sua equipe.

Isto podem ser reuniões diárias como propostas no Scrum, ou atualizações semanais como as da rainha da Inglaterra. O importante é ter uma estrutura em posição para que momentos de comunicação aconteçam.

Muitas vezes problemas irão surgir e o gerente de projetos não estará em contato direto com as pessoas envolvidas para poder identificá-los e planejar uma solução para eles.

Às vezes, as próprias pessoas envolvidas no esforço que está sendo executado não têm consciência de que um problema está afetando elas.

Planejar se comunicar de forma prévia e consistente com sua equipe implica que o gerente de projetos está entrando em contato com eles antes da necessidade surgir. Verificando se a equipe tem tudo o que precisa para executar seu trabalho da melhor forma possível, e como está o andamento das atividades de acordo com o escopo do projeto.

O gerente de projetos deve buscar otimizar processos e solucionar ruídos na comunicação entre equipe e partes interessadas.

Entenda as necessidades de comunicação das partes interessadas no projeto

O gerente de projetos precisa compreender que a comunicação é o principal entregável para as partes interessadas antes da conclusão do projeto.

Nem sempre é possível ver o desenvolvimento do que está sendo construído em tempo real. Em alguns casos, apresentar o trabalho em desenvolvimento quando as partes interessadas não entendem os processos de produção pode levar a ruídos indesejados no desenvolvimento do projeto.

É essencial manter as partes interessadas informadas sobre o desenvolvimento do projeto, considerando suas expectativas e priorizando seus interesses.

Os updates do gerente de projetos devem ser concisos, claros, completos, simples, relevantes e adequados, incluindo aspectos positivos e negativos do desenvolvimento do projeto.

Desenvolver redes de relacionamento extensivas através da sua esfera de influência

Como pessoa responsável pelo sucesso de um projeto, o gerente de projetos precisa ter uma extensiva rede de relacionamentos. Isto inclui relacionamentos formais dentro da empresa onde ele trabalha, como também relacionamentos informais com experts e líderes da indústria onde ele atua.

Construir uma rede de relacionamentos ajuda o gerente de projetos a resolver problemas e lidar com burocracias para o sucesso do projeto.

O gerente de projeto deve estar em contato contínuo com outros gerentes da empresa, buscando recursos, priorizando a alocação do orçamento e alinhando os objetivos de seus projetos com os objetivos estratégicos da empresa.

Neste caso, também faz parte do trabalho do gerente de projetos:

• Demonstrar o valor do gerenciamento de projetos para outros membros da empresa;
• Aumentar a aceitação do gerenciamento de projetos dentro da empresa;
• Avançar a eficácia do PMO, quando existir um na empresa.

Todos os gerentes de projeto devem ter estes objetivos em mente durante sua comunicação e relacionamentos internos com outros profissionais e gerentes da empresa em que trabalha.

Dependendo da estrutura organizacional da empresa, o gerente de projetos pode reportar a um gerente funcional, ser um entre vários gerentes que reportam a um PMO, ou reportar a um gerente de programa ou de portfólio, responsáveis por outros projetos sendo executados na empresa.

Em alguns casos, o gerente de projetos pode ser um consultor externo da empresa, que trabalha temporariamente administrando esta posição.

De qualquer forma, o gerente de projetos sempre irá precisar trabalhar em conjunto com outros gerentes e colaboradores para garantir que os esforços de seus projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

As três competências do gerente de projetos

Competências são o conjunto de características e habilidades que habilitam e ajudam uma pessoa a executar e aprimorar um trabalho. Considerando isto, temos três competências essenciais para o gerente de projetos.

Habilidades técnicas do gerenciamento de projetos

Estas são as habilidades necessárias a serem aplicadas para garantir o sucesso do projeto. O PMBO apresenta as áreas de conhecimento de um projeto, e nelas podemos encontrar vários processos técnicos a serem aplicados para o sucesso do seu projeto.

A principal habilidade técnica de um gerente de projetos é a adequação do projeto. Nem todos os conhecimentos relacionados a gestão de projetos devem ser aplicados em todos os projetos. Cada projeto apresenta a necessidade de esforços únicos para sua execução.

Dessa forma, o gerente de projetos deve focar adequar os conhecimentos necessários a serem aplicados em cada projeto. Assim como as metodologias mais adequadas para cada projeto.

Ele deve identificar as ferramentas necessárias para cada etapa, como gráficos ou quadros Kanban. Conhecer os conceitos do PMBOK pode ser útil, mesmo para metodologias ágeis. Um bom gerente de projetos tem amplo conhecimento nos aspectos do projeto e nas metodologias apropriadas.

Habilidades estratégicas e de negócios

O gerente de projetos precisa ter conhecimento técnico da área de atuação e conhecimentos estratégicos relevantes, incluindo finanças, marketing, operações, produtos e indústria.

Os gerentes de projeto devem ser capazes de explicar aspectos fundamentais dos produtos e da indústria, trabalhar com patrocinadores, times e especialistas, e implementar estratégias para maximizar o valor obtido nos projetos.

Para o sucesso do gerente de projeto, é importante colaborar com gerentes operacionais e especialistas da empresa, a fim de compreender o trabalho a ser executado. Esses conhecimentos são cruciais para avaliar riscos, implicações financeiras, custos e benefícios do projeto.

Habilidades de liderança

Liderança é um aspecto essencial do trabalho do gerente de projetos. Como a pessoa responsável por organizar o trabalho de todos para garantir que os esforços de um projeto resultem em sucesso, ele precisará aplicar habilidades de liderança ao se comunicar com sua equipe, as partes interessadas e o patrocinador do projeto.

Você pode dar uma olhada em Dale Carnegie para ter acesso a vários recursos sobre como desenvolver suas habilidades de liderança. Dale Carnegie foi o autor de vários livros, como “Como fazer amigos e influenciar pessoas”. 

Este livro mostra como se comunicar, transmitir ideias e inspirar liderança no mundo de negócios. Recomendamos sua leitura para todos os gerentes de projetos. Nele, você irá encontrar vários princípios e práticas que podem melhorar suas habilidades de liderança.

O trabalho do gerente de projetos envolve política e poder na empresa em que trabalha. Então, recomendamos a leitura do livro “48 leis do poder” de Robert Greene.

O gerente de projetos deve compreender a dinâmica de poder na empresa para obter recursos e conhecimentos necessários aos projetos. Saber interagir no ambiente de trabalho é crucial para o sucesso.

Se você quiser se aprofundar mais neste tema, preparamos um outro postblog com 7 habilidades essenciais de um gerente de projetos de sucesso.

O que o gerente de projetos não faz

Falamos sobre o que o gerente de projetos faz, e precisamos discutir também brevemente o que o gerente de projetos não deve fazer.

O trabalho do gerente de projetos é garantir o sucesso do projeto; reduzindo ruídos de comunicação, esclarecendo o papel de cada pessoa envolvida no projeto, ajustando expectativas.

Um bom gerente de projetos não apenas delega tarefas, mas também garante que a equipe tenha os recursos necessários para um bom desempenho.

O gerente de projetos minimiza o estresse no ambiente de trabalho, facilitando um bom desempenho da equipe.

Evite o micro gerenciamento

Evite o micro gerenciamento, não fique em cima de colaboradores para saber o que eles estão fazendo. Dê autoridade e responsabilidade para as pessoas no seu time. Além disso, responsabilize elas pelos resultados que serão entregues, para que elas entendam que precisam apresentar entregáveis de qualidade.

Evite subestimar riscos após iniciar o projeto. Sempre se dê o trabalho de avaliar riscos que sejam identificados, independente da fase do projeto onde isso aconteça.

Acima de tudo, evite ficar preso ao que já foi estabelecido no projeto. Seja flexível em todos os aspectos, principalmente quanto ao escopo do projeto. Mudanças serão uma constante em todos os seus projetos, e, como gerente de projetos, é preciso sempre ser flexível para se adequar a elas da melhor forma possível.