4 dicas essenciais para você delegar tarefas para seus colaboradores

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Uma equipe eficiente e produtiva é essencial para o sucesso da maior parte dos empreendimentos. No entanto, para conquistar esse nível, parte do segredo está na liderança. Afinal, um time não funciona bem sem alguém para coordenar as atividades e alinhar os objetivos, não é verdade?

E nós sabemos que delegar tarefas pode ser um trabalho bastante desafiador! Por isso, decidimos reunir neste texto 4 dicas valiosas que irão facilitar a criação de estratégias eficazes para distribuir bem as atividades diárias dos seus colaboradores. Leia mais e confira estas informações para aplicar em sua gestão de projetos!

1. Descubra os pontos fortes e fracos da sua equipe antes de delegar tarefas

O primeiro passo para delegar tarefas de uma maneira eficiente é fazer um mapeamento da sua equipe e identificar seus talentos e pontos fracos. Cada atividade deve ser direcionada para as pessoas com as melhores condições de realizá-las – e isso não quer dizer apenas qualificação técnica; o colaborador precisa ter de fato a habilidade para concluir a tarefa com eficiência.

Dessa forma, você consegue aproveitar melhor as capacidades e aptidões de cada um. Por exemplo, se você sabe que uma dada pessoa é ótima para fazer determinados cálculos, é melhor deixar que ela realize esta tarefa, em vez de pedir a alguém que vai demorar o dobro do tempo para cumpri-la. Por isso, é importante se envolver com sua equipe para conhecê-la bem.

2. Busque sempre se sua equipe tem tudo o que precisa para fazer o seu trabalho

Se você for gestor de um departamento ou projeto, entendemos que tem muitas responsabilidades e demandas com as quais lidar. Sua equipe tem vários profissionais se esforçando no desenvolvimento de seus projetos, então, como você pode fazer para se envolver e conhecê-los bem?

Nossa dica é sempre buscar saber se sua equipe tem tudo o que precisa para fazer o seu trabalho da melhor forma possível; e lutar para atender as necessidades deles com seus superiores (ou com seu orçamento, se for o caso).

Dessa forma, você se envolverá com o trabalho deles buscando entender suas necessidades e desafios, e mostrará para eles que se importa com seu bem-estar e conforto durante o trabalho – ao contrário de passar a impressão de vê-los como apenas ferramentas para produzir resultados.

Se você ouvir as necessidades da sua equipe e se importar e sempre em buscar trazer as melhores condições de trabalho para eles, receberá de volta um bom nível de comprometimento em realizar o que você espera deles.

Por mais que possa haver limitações em sua estrutura, e no orçamento para melhorá-la, nunca se deve solicitar tarefas sem oferecer condições para que seus colaboradores realizem este trabalho.

Pode parecer óbvio demais, mas é comum que sua percepção do trabalho feito pelo seu colaborador seja diferente da realidade, e que ele precise de um recurso cuja importância escape da sua compreensão.

Busque sempre ouvir com atenção as solicitações de seus colaboradores, e, caso você não entenda a importância e valor de algo solicitado por eles, questione como essa solicitação irá impactar os resultados e quais são as limitações que o resultado final sofrerá caso ela não seja atendida; ou até mesmo se isso poderá inviabilizar o trabalho.

Um bom líder busca sempre reduzir e neutralizar os desafios e oferecer as melhores condições de trabalho possíveis para sua equipe.

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3. Seja claro em relação ao que espera de cada um

Para que as atividades sejam executadas da melhor forma possível, é importante que você seja claro e específico na hora de delegar tarefas. Isso quer dizer que você precisa informar o que espera de cada colaborador e o tempo que a pessoa dispõe para entregar o resultado. A isto, chamamos de traçar expectativas.

É muito importante deixar as suas expectativas claras para sua equipe. Dessa forma, todos saberão o que precisa ser feito e como estes entregáveis são esperados – como prazo e nível de qualidade.

É importante estimular a iniciativa por parte dos seus funcionários, mas isso não deve fugir daquilo que você espera que seja cumprido. Assim, dê instruções completas sobre as atividades e informe quais são as suas expectativas com os resultados.

Então, defina as datas para a conclusão de cada passo. Uma dica é fracionar uma tarefa maior em outras menores, com prazos mais curtos – como na realização de um EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Isso facilita o controle e diminui a possibilidade de erros e atrasos.

4. Atribua autoridade e espere resultados

É muito importante focar em construir suas expectativas para sua equipe voltadas aos resultados esperados, não apenas à tarefas concluídas. Seu colaborador precisa entender com clareza o porquê de cada atividade na qual ele tem dedicado seu esforço, para que os entregáveis sejam produzidos de acordo com o escopo do seu projeto.

Quando seus colaboradores entendem com clareza o porquê de seus esforços, você irá encontrar a libertação do que chamamos de micro gerenciamento, algo que prejudica o crescimento e resultado de muitas equipes.

Quando tudo tem que passar por você para ser aprovado, revisado, ajustado e decidido, você está fazendo microgerenciamento; e limitando assim, os resultados da sua equipe.

Quando seus colaboradores entendem o porquê do seu trabalho e a importância que ele tem para a empresa, você pode traçar suas expectativas voltadas a resultados, e atribuir autoridade para eles (que são especialistas em suas funções contratados pelas suas habilidades), para que tomem decisões alinhadas a estes objetivos e expectativas.

Se você faz microgerenciamento da sua equipe, provavelmente está insatisfeito com os resultados que recebe, pois, seus colaboradores estão amarrados a se esforçarem dentro da sua visão do trabalho deles, que é limitada (por não ser um especialista na área como eles são).

Fazer esta mudança, então, de microgerenciamento para atribuir autoridade a seus colaboradores e traçar expectativas claras para o trabalho deles, irá trazer um aumento na qualidade de resultados surpreendente.

É impressionante como colaboradores empoderados por autoridade para tomar decisões com relação ao seu trabalho se envolvem mais, dedicam-se mais e encontram soluções melhores para alcançar os objetivos esperados deles.

5. Use a metodologia de Objetivos SMART

Se você ainda não ouvir falar na metodologia de Objetivos SMART, não se preocupe. Temos um postblog bem completo sobre o assunto. Esta metodologia foca em traçar objetivos que seguem 5 parâmetros muito importantes:

Serem específicos (S de specific), mensuráveis (M de measurable), alcançáveis (A de achiavable), relevantes (R de relevant) e temporais (T de timely).

É bem simples e fácil de se seguir – o que agrega ainda mais valor à metodologia -, e traz ótimos resultados para seu negócio e projetos. Traçar objetivos SMART irá aumentar consideravelmente a sua taxa de sucesso com os objetivos traçados e diminuir a taxa de abandono de tarefas em sua equipe.

Leia nosso tópico sobre o assunto e experimente aplicar em sua equipe para ver esta melhora em seus resultados.

6. Acompanhe a execução das atividades

Por mais atribulada que seja a sua vida, o trabalho de um líder não é apenas dar a ordem e esquecer o assunto. É necessário para o gerente de projetos fazer o monitoramento de todos os processos para se certificar de que tudo está sendo realizado corretamente!

Dessa forma, se algo não estiver saindo conforme inicialmente planejado, você terá tempo de corrigir o problema ou de refazer os planos, antes que isso se transforme em prejuízos, atrasos ou erros mais difíceis de serem solucionados.

7. Use um software de gestão para acompanhar o trabalho da sua equipe

Por último, recomendamos que use um software de gestão de projetos para acompanhar o trabalho da sua equipe. Muitas empresas de projetos ainda não usam um software, porém, isto já é empírico para o seu sucesso. A facilidade que uma ferramenta de gerenciamento online traz na organização de seus trabalhos, comunicação com sua equipe e facilidade na hora de executar tarefas (economizando horas de trabalho), torna estas ferramentas um custo necessário para uma empresa de projetos.

Estas ferramentas têm vários recursos que irão facilitar o seu trabalho, como integração automática entre as tarefas de seus projetos e o gerenciamento financeiro de cada um deles, ferramentas como o Kanban e o gráfico de Gantt, e a possibilidade de se comunicar de várias formas com sua equipe – concentrando as informações de seus projetos em um só lugar.

Além de tudo isso, você poderá acompanhar o desenvolvimento dos seus projetos em tempo real onde estiver.

Por fim, delegar tarefas demanda um grande poder de observação, foco e objetividade! Você precisa compreender os pontos fracos e fortes da sua equipe, deixar claro o que deseja para cada um e qual o seu objetivo com as atividades confiadas. Feito isso, deve-se monitorar cada etapa e buscar sempre remover obstáculos e dificuldades para que todos possam alcançar seu potencial máximo. O resultado será a maior produtividade e o engajamento da equipe.

E você? Está delegando as tarefas corretamente? Compartilhe este post nas suas redes sociais e discuta sobre o assunto com seus colegas.

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