Controle de horas trabalhadas: qual é a importância?

O gasto que uma empresa tem com a folha de pagamento pode consumir fatia considerável das receitas, por isso precisa ser monitorado bem de perto. É aí que entra o controle de horas trabalhadas, que permite acompanhar as rotinas de cada colaborador e identificar possíveis irregularidades.

Elaboramos este post para mostrar a importância de tal controle para o negócio e como isso pode contribuir para o alcance de resultados mais satisfatórios. Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!

Por que é importante fazer o controle de horas trabalhadas?

Ajuda a garantir que a jornada seja cumprida de forma adequada

Isso quer dizer que o controle de horas permite verificar se os colaboradores estão trabalhando dentro do intervalo acordado em contrato — e que não estão saindo mais cedo ou fazendo horas extras sem necessidade (ou autorização).

Com um controle adequado, é possível acompanhar faltas, atrasos, adicionais noturnos, banco de horas, entre outros. Com esse acompanhamento, fica mais fácil saber quem está apresentando desempenho aquém do esperado e quem pode estar sobrecarregado com uma carga horária maior.

Evita conflitos judiciais

Quanto mais rigoroso for o controle de horas, menor é a chance de a empresa ter que enfrentar uma ação trabalhista. Um dos principais motivos que geram esse tipo de conflito é justamente o excesso de horas trabalhadas — ou seja, o colaborador pode alegar jornada abusiva ou que não recebeu adequadamente por ela.

No entanto, se o ponto é monitorado de forma eficiente e transparente — permitindo que o trabalhador e o RH tenham acesso aos dados —, a margem de erro é diminuída consideravelmente, e com ela, a possibilidade de abertura de processos.

Mesmo havendo ações, o controle de horas serve como prova

Ainda que os trabalhadores tentem entrar com um processo trabalhista, o controle pode ser usado como prova da carga horária exercida. Se não existirem irregularidades, essa é a forma de a empresa se resguardar de possíveis punições.

Auxilia no acompanhamento das horas extras

Os colaboradores podem ter o registro correto dos horários de entrada e saída durante a jornada e, ao mesmo tempo, a empresa fica resguardada, já que os direitos estão sendo cumpridos. Lembrando que, do ponto de vista da lei, uma jornada de 8 horas diárias só pode ser acrescida de 2 horas extras.

Dessa forma, é possível identificar a necessidade de pagamento de horas extras ou adicional noturno, ou ainda acrescentar o período trabalhado a mais no banco de horas. Para a empresa, esse pode ser um indicador de problemas com produtividade ou de um quadro de colaboradores defasado, por exemplo.

Permite identificar o custo das horas trabalhadas

O custo (tanto operacional quanto administrativo) é um dos fatores que geram preocupação em muitos gestores. Nesse sentido, controlar a jornada de trabalho dos colaboradores permite identificar o custo da hora trabalhada de cada um deles e possíveis excessos, bem como a necessidade de adotar mudanças na rotina.

Não coloque sua empresa em risco de penalizações judiciais

Se seu negócio integra mais de 10 funcionários, você deve controlar as horas trabalhadas e outras determinações legais de maneira ainda mais rígida, para evitar penalizações e uma mancha na imagem da empresa. Dessa forma, o funcionário ou ex-funcionário pode entrar com um processo exigindo seus direitos relacionados a hora extra, jornadas acima do permitido, adicionais noturnos, trabalhos em feriados e domingos etc.

Há também a fiscalização por parte do Ministério do Trabalho, que poderá fazer com que uma empresa sofra multas administrativas. Para isso, o órgão vai levar em conta a quantidade de colaboradores, o porte da organização e qual foi exatamente o tipo de infração. As empresas reincidentes têm multas ainda maiores.

Ausência de registro de ponto

Então, fique atento, a ausência de registro de ponto, para ter maior controle das horas trabalhadas, está entre as infrações mais graves e pode gerar valores altíssimos. Por isso, certifique-se de que o relógio de ponto contenha os horários de entrada e saída do colaborador, seu intervalo para almoço e outros intervalos durante o trabalho. Tudo isso segundo as normas legais.

Colaboradores em home office ou serviço externo devem cumprir a mesma regra e registrar as horas trabalhadas. Aplicativos móveis com GPS monitoram esses colaboradores para cumprir as exigências legais.

Por que ter rigidez no controle das horas trabalhadas?

Quando há uma preocupação organizada com o controle do tempo no trabalho, tanto o empresário como os colaboradores tendem a ganhar. Afinal, isso é de extrema importância para a saúde operacional do seu negócio, o aumento da produtividade e frequência dos colaboradores, de forma geral. E as horas trabalhadas podem influenciar diretamente nisso.

1. Ganho de produtividade

Isso porque o excesso de horas, ocasionado pela falta de controle no tempo, gera estresse e cansaço aos envolvidos nas atividades. Claro que isso é contraproducente e prejudica não só o desempenho deles na empresa, mas também sua própria saúde, o que a longo prazo também será prejudicial para o negócio. É preciso ter cuidado para que não haja uma sobrecarga que comprometa a produtividade da empresa.

2. Facilidade de avaliação pelos gestores

Outras vantagens que isso pode trazer é facilitar a avaliação das atividades por parte dos gestores, de forma organizada. Desse modo, você consegue identificar quais são os funcionários mais e menos produtivos, além de reconhecer quais setores produzem mais. A partir dessa avaliação, é possível realizar algumas mudanças benéficas para a saúde da empresa, como redistribuir as atividades conforme os funcionários com melhor desempenho, caso necessário.

3. Organiza o pagamento de horas extras

Se houve controle de horas trabalhadas é muito mais fácil e organizado calcular as horas extras, além das 44 horas semanais previstas pela CLT, e cumprir com as suas obrigações legais para fugir de problemas judiciais e manter seu funcionário satisfeito na sua empresa. Afinal, todas as informações necessárias estão armazenadas no ponto.

Implementar um controle de horas eficiente é de suma importância para a empresa, que passa a monitorar seus colaboradores e se resguarda de possíveis ações na Justiça do Trabalho. No entanto, isso também é benéfico para o colaborador, que tem seus direitos preservados e passa a receber acertadamente pelos serviços prestados.

Hoje em dia, existem ferramentas tecnológicas que são essenciais para a gestão de tempo da sua empresa, um exemplo disso é o FlowUp. Essa ferramenta oferece diversas funções, como: mostrar o tempo gasto em cada tarefa, emitir relatórios de tempo e contabilizar as horas trabalhadas. O FlowUp é um grande aliado para a gestão de horas da sua empresa e, consequentemente, para a saúde do seu empreendimento.

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