Entenda como utilizar o gráfico de Gantt na gestão de projetos!

O diagrama ou gráfico de Gantt é uma ferramenta que visa gerenciar as tarefas que uma equipe deve executar. A equipe disporá todas as ações de acordo com o tempo de início e fim, criando assim um plano.

A partir da consulta, torna-se fácil entender o fluxo, conhecer as responsabilidades de cada setor ou verificar o que já deveriam ter concluído. O diagrama ou gráfico de Gantt ajuda a garantir o cumprimento do cronograma e pode ser utilizado na gestão de projetos.

Mas como fazer isso da forma adequada? A seguir, entenda quais são os cuidados e os benefícios da aplicação do gráfico de Gantt!

Como usar o Gráfico de Gantt corretamente?

O primeiro passo para aplicar o diagrama de Gantt é levantar todas as tarefas que devemos concluir em certa fase. Nesse momento, identifique apenas o que você deve realizar e qual é o prazo máximo.

Depois, defina como você distribuirá essas obrigações.

Estabeleça uma ordem de prioridades e verifique se há alguma interdependência. O teste de um produto só pode ser feito quando existe um protótipo, por exemplo. Então, a finalização desse modelo inicial precisa vir à frente do teste.

As barras são elementos visuais importantes e devem ser tão grandes quanto a tarefa. Uma que leva duas horas para ser concluída deve ter o dobro do tamanho da que demora apenas uma, por exemplo. Isso ajuda as pessoas a identificarem, de cara, o tempo médio para a realização.

Aproveite e estabeleça algumas linhas verticais, que indicam objetivos — como prazos específicos ou mudança de projeto. Por fim, atribua responsáveis a cada fase, de modo a garantir que todos saibam quais são as suas obrigações.

Quais são as vantagens do gráfico de Gantt?

Adotar esse elemento é muito vantajoso para todo tipo de realização. Se aplicarmos ele de forma adequada, podemos aumentar o potencial do gerenciamento de projetos. A seguir, entenda como isso acontece.

Controle do desenvolvimento

Com o gráfico de Gantt, é possível ter total controle sobre o desempenho do projeto. Dá para saber o que já foi feito, o que está atrasado e o que será realizado. Também torna-se viável reconhecer gargalos e pontos que precisam de mudança.

Por ser muito visual, a ferramenta permite uma comunicação clara, acessível e democrática. Ao final, todos da equipe sabem, exatamente, a quantas anda o desenvolvimento.

Definição de prazos e responsabilidades

O fato de a comunicação ser tão eficiente também favorece a identificação de pontos-chave, como os prazos e as responsabilidades. Se nós organizamos a delegação de tarefas, não escalamos ninguém para duas funções ao mesmo tempo.

Além disso, conseguimos definir claramente prazos e objetivos. Em vez de espalhar esses elementos em listas individuais, o grupo estabelece-os de modo a nortear toda a tomada de decisão e atuação.

Identificação de interdependência

O fortalecimento do controle tem a ver com o fato de o gráfico mostrar quais tarefas dependem das outras. Por meio de uma boa análise, dá para entender quais fluxos são mais importantes e não podem sofrer atrasos. Inclusive, é algo que permite fazer definições melhores para vencer as partes críticas, de modo a respeitar o orçamento e o cronograma.

Como monitorar e otimizar a utilização do gráfico de Gantt?

Para tornar a ferramenta ainda mais útil, é essencial fazer um acompanhamento preciso. Veja quais foram as tarefas concluídas e realize uma atualização — de preferência, diária ou em tempo real. Assim, todos sempre reconhecem a real visão sobre o andamento.

Para otimizar o seu uso, vale a pena utilizar a tecnologia. Com a criação de um diagrama virtual, é mais fácil fazer alterações e garantir que os integrantes fiquem por dentro das atualizações. Desse modo, os resultados são ainda melhores.

O gráfico de Gantt é um recurso essencial na gestão de projetos. Utilizado do jeito correto, ele ajuda a acompanhar o desempenho de tarefas, seus prazos e responsabilidades.

Para não errar quanto aos prazos, veja um passo a passo de como criar um cronograma de projetos. Se quiser se aprofundar mais na Gestão de Projetos, leia nosso e-book de Gestão eficiente clicando abaixo: