Como começar a usar o método Scrum na gestão dos seus projetos

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Você já utiliza o método Scrum na sua empresa? No relatório The 2015 State of Scrum Report, divulgado pela Scrum Alliance, foi identificado que 42% das empresas que trabalham com gerenciamento de projetos utilizam exclusivamente essa metodologia. Entre os motivos dessa escolha de sucesso, estão:

  • a entrega de valor aos clientes;
  • o atendimento ao escopo e ao orçamento dos projetos;
  • a melhor qualidade de vida da equipe envolvida.

Apesar de ser considerado simples de ser implementado, independentemente do tipo de organização ou projeto, o método Scrum requer um conhecimento prévio de sua estrutura e funcionamento. Dessa forma, é possível extrair o máximo proveito dele. Mas, afinal, como colocar o método Scrum em funcionamento na sua empresa? Confira.

O que é Scrum?

Nosso objetivo, aqui, não é repassar os conceitos e detalhes do método Scrum, mas lembrar que se trata de uma metodologia ágil de gestão de projetos.

Ela é bastante utilizada em ambientes de extrema incerteza, como projetos de tecnologia da informação. Contudo, vem sendo aplicada em outras áreas, como construção civil, marketing e engenharia, pois facilita o entendimento do fluxo de desenvolvimento do projeto.

O Scrum promove a agilidade e a eficácia, entregando valor aos clientes desde o primeiro momento. Além disso, auxilia no controle do orçamento, no prazo e no escopo de cada projeto, pois é planejado de maneira interativa e incremental.

Termos mais utilizados na metodologia Scrum

Antes de aplicar o método na sua empresa, é preciso compreender a terminologia envolvida no processo. O objetivo é que cada momento dentro do projeto apresente um direcionamento que é marcado por um termo.

Abaixo, há um pequeno glossário com explicações:

  1. Sprints: são os ciclos de projeto;
  2. Product Backlog: refere-se aos objetivos que fazem parte do projeto;
  3. Sprint Planning Meeting: está ligado ao Product Backlog. São reuniões realizadas para priorizar os objetivos a serem desenvolvidos em Sprints;
  4. Sprint Backlog: às tarefas que serão desenvolvidas durante a Sprint dá-se o nome de Sprint Backlog. São essenciais para o desenvolvimento do projeto;
  5. Daily Scrum: são reuniões diárias. Rápidas, servem para alinhar o desenvolvimento do projeto;
  6. Sprint Review Meeting: essa é a reunião de fechamento da Sprint. Nela, são avaliadas as metodologias utilizadas e a funcionalidade da equipe.

Qual a importância do método Scrum?

Conhecida por aumentar a agilidade dos processos, essa metodologia pode transformar a gestão de projetos. Sua importância dentro das empresas tem crescido, principalmente por conta dos prazos mais apertados e da necessidade de atender ao cliente de forma completa.

Por organizar os processos, o método Scrum permite que os prazos sejam cumpridos sem qualquer problema. As Sprints auxiliam os funcionários a desenvolverem um compromisso, além de possibilitarem o acompanhamento de problemas.

A organização realizada antes mesmo da execução do projeto promove a autonomia dos envolvidos, pois estabelece guias bem definidas ao mesmo tempo em que contribui para a melhoria contínua dos funcionários. Por trabalharem em pequenos grupos, a dinâmica é favorecida e as relações interpessoais tornam-se mais estreitas. Além disso, essa metodologia agrega muitos benefícios para a empresa. Listamos os principais a seguir.

Engaja a cultura de comunicação

Sem comunicação, não é possível desenvolver o projeto dentro dessa metodologia. É por isso que adotar o método Scrum é oferecer aos funcionários a oportunidade de desenvolver o trabalho em equipe e fomentar a cultura de comunicação. Isso desenvolve tanto a identificação dos funcionários com a organização quanto o engajamento deles com a cultura organizacional.

Permite estratégias mais bem-sucedidas

Essa não é uma metodologia fechada, na qual apenas a visão do líder prevalece. O Scrum promove a adoção da melhor ideia, da solução ideal para o problema. Dessa forma, não apenas o profissional e sua visão são favorecidos, mas também a dinâmica da organização.

Trabalha a transparência para revelar pontos fortes e fracos

Na metodologia Scrum, o foco é a solução rápida dos problemas. Nessa visão, tudo que impede a continuidade dos processos é documentado, e os envolvidos buscam resolver a questão rapidamente. Ou seja, os pontos fortes e fracos do processo são facilmente identificados, fomentando o crescimento.

Promove a liderança

O foco no Scrum não é o cargo, mas a função de cada um dentro do projeto. O que interessa é a visão do funcionário e sua atuação. Por isso, a verdadeira liderança é estimulada. A promoção de uma política de ação que quebra a simples obediência ao chefe transforma as relações de trabalho.

Adotar o método Scrum é uma prática positiva em todos os âmbitos da empresa. Além de facilitar o desenvolvimento de projetos, ele permite que os funcionários se sintam valorizados.

Quem são os players no método Scrum?

Uma equipe Scrum é composta por Product Owner, Scrum Master e Scrum Team. O Product Owner (PO) é o responsável por determinar as atividades do Product Backlog e organizá-las segundo a ordem de prioridade. Ele é quem deve compreender as necessidades do cliente e traduzi-las em um projeto cujos resultados sejam palpáveis desde o primeiro instante.

Pensando no desenvolvimento de um software, por exemplo, o PO entende as necessidades do negócio do cliente e determina quais são as funcionalidades (tarefas) a serem desenvolvidas. Essas funcionalidades (tarefas) são inseridas no Product Backlog por ordem de importância e potencial de retorno sobre o investimento.

O Scrum Master pode ser considerado um facilitador, aquele que fará a ponte entre o Scrum Team, o Product Owner, a empresa, os clientes e os demais stakeholders do projeto. Ele é um especialista em Scrum, vivencia as melhores práticas do método e ensina a equipe a segui-las.

Já o Scrum Team é composto pelos desenvolvedores e demais profissionais responsáveis por colocar o projeto para rodar. Não há hierarquias dentro do Scrum Team; a ideia é que todos trabalhem de maneira horizontal e colaborativa. Quanto menor for o time, mais tende a ser eficaz o desenvolvimento e o controle das atividades.

Como implementar o método Scrum?

O método Scrum é bastante flexível e pode ser aplicado a qualquer tipo de projeto, de TI ou não. O segredo do êxito está em entender as etapas de planejamento, execução e avaliação para que você possa dar a agilidade necessária ao seu projeto.

Defina sua equipe

Identificar quem cumprirá os papéis que acabamos de mencionar é o primeiro passo para a implementação do método Scrum. A equipe deve ser engajada e entender do projeto. O Product Owner deve ser alguém com experiência de mercado e que entenda muito bem a metodologia de trabalho a ser aplicada.

Ele também deve ser uma pessoa de fácil relacionamento e perfil negociador, afinal, fará a ponte entre as necessidades e expectativas do cliente e a equipe que desenvolverá o projeto.

O Scrum Master não precisa ser tão experiente em relação ao negócio do cliente, mas deve ter uma capacidade bastante elevada de relacionamento interpessoal, negociação e resolução de conflitos, pois ele atua como intermediador e também como um orientador. O Scrum Team precisa respeitá-lo e ouvir suas orientações, aplicando as melhores práticas promovidas por ele.

Já o Scrum Team deve ser formado por profissionais que tenham o conhecimento e a experiência necessários para desenvolver a solução proposta. Nesse sentido, cabe ressaltar que nem sempre você terá todas as competências reunidas numa única equipe, o que pode exigir a contratação de profissionais externos igualmente qualificados e alinhados ao método Scrum.

Identifique seu Product Backlog

Product Backlog é onde você determina quais atividades devem ser cumpridas pelo Scrum Team. As atividades devem estar sempre priorizadas segundo a capacidade de geração de valor para o cliente, portanto, antes de qualquer coisa, certifique-se de que o Product Backlog está alinhado à estratégia de negócio idealizada por ele.

No caso do desenvolvimento de um software corporativo, por exemplo, é preciso determinar quais funcionalidades são essenciais à atividade e podem trazer resultados imediatos e quais, numa reestruturação de escopo, por exemplo, poderiam ficar de fora.

Pensando na construção de um teatro, por exemplo, os adornos finais seriam os últimos itens da lista, enquanto as cadeiras e o palco estariam em primeiro plano. Os itens que ficam no final da lista são os menos relevantes para a geração de resultados.

Na sequência, um conjunto de atividades do Product Backlog é transformado em uma Sprint, que consiste em um pacote de atividades que devem ser desenvolvidas dentro de determinado prazo, que não deve ultrapassar 4 semanas.

Planeje sua Sprint

A Sprint é o tempo determinado para criar/desenvolver as entregas do projeto, isto é, um conjunto de funcionalidades, no caso de softwares e sistemas. Para que o trabalho seja realmente ágil e leve, ela deve ser inferior a um mês. O ideal para o método Scrum é que não ultrapasse duas semanas.

As atividades listadas no Product Backlog são desmembradas em atividades menores, que compõem a Sprint Backlog. Digamos que uma das atividades do Product Backlog seja desenvolver uma nova página dentro do site da empresa. Você terá, então, diversas atividades: programação, layout, conteúdo, formulários, botões, menus, entre outras. Essas atividades menores são desenvolvidas dentro da Sprint e devem ter os prazos dimensionados com antecedência, para que as entregas sejam feitas com a funcionalidade em perfeito estado.

No planejamento da Sprint, reúna sua equipe para que o esforço de execução das tarefas/estórias seja estimado. A dica é simples: só pode determinar quanto tempo leva uma atividade quem, de fato, vai realizá-la, ou seja, um especialista no assunto. Nesse sentido, a ideia é fazer com que sua equipe avalie o esforço de cada tarefa e determine, em conjunto, o prazo ideal para que ela seja entregue.

Caso vocês cheguem à conclusão de que determinada atividade levará mais do que um mês para ser concluída, desmembre-a em duas ou mais partes, a fim de identificar corretamente quais são os recursos e o tempo despendido em cada etapa, ou seja, deve-se realizar uma gestão de tempo.

Nesse exercício, é possível, inclusive, identificar atividades que não são necessárias ou, ao contrário, perceber que uma parte importante estava sendo subestimada.

Faça uma gestão à vista

Gestão à vista quer dizer tornar transparentes para toda a equipe todos os processos e atividades que estão em andamento. No método Scrum, você pode fazer isso utilizando um software de gestão de projetos ou, ainda, por meio de uma ferramenta bastante simples, o Kanban.

No Kanban, você segmenta um quadro branco em quatro partes: a fazer, fazendo, feito e impedimentos. Em seguida, insere cartões que correspondem a cada tarefa e que devem ser movimentados pela sua equipe conforme ela vai trabalhando em cada uma.

Dessa forma, todos sabem quem está fazendo o quê, quais tarefas já foram finalizadas e quem está à disposição para assumir outras. Note que também é possível visualizar os impedimentos, ou seja, as tarefas que não podem ser completadas porque dependem de algo que não está disponível, como um material ou uma informação.

A definição explícita de tarefas e o acompanhamento frequente são alguns dos fatores que mais geram motivação nos profissionais de alta capacidade intelectual. Falamos sobre isso no post que trata de 9 dicas para melhorar a produtividade na sua empresa.

Fazer uma gestão à vista também contribui para fomentar a colaboração na equipe. Caso alguém tenha terminado sua tarefa com antecedência, pode assumir outra ou, então, ajudar alguém que esteja com dificuldades.

Programe sua Daily Scrum

No método Scrum, Daily Scrum é uma reunião curta e bastante prática. Nela, todo o Scrum Team se reúne para compartilhar o que foi feito no dia anterior e planejar o dia que se inicia. Ninguém senta e nem joga conversa fora — o intuito é integrar a equipe, compartilhar as dificuldades e partir para mais um dia ágil na gestão de projetos.

Pular essa reunião pode significar o acúmulo de dificuldades que não são tratadas, gerando gargalos na execução do projeto. A fuga do método, isto é, ultrapassar os 15 minutos de conversa direcionada, acaba minando a produtividade da equipe.

O ideal é desenvolver essa cultura desde o início do projeto, sempre cronometrando o tempo dedicado ao Daily Scrum e criando pautas a serem tratadas. Assim, não se perde o foco e todos iniciam o dia de trabalho motivados e com todas as dúvidas sanadas.

Implemente a Sprint Review

Quando uma Sprint termina, é hora de mostrar o resultado do trabalho e rever tudo o que foi realizado, analisando os pontos fortes e fracos. Basicamente, é uma avaliação de resultados parcial pelo cliente para que o Scrum Team possa avançar para a próxima Sprint com as incertezas solucionadas. O processo de feedback é intenso e ajuda a construir um time mais alinhado às necessidades do cliente.

A cada Sprint, cabe a cada um avaliar seu desempenho e contar com a equipe para melhorá-lo. Este é um dos segredos do método Scrum: melhoria contínua. Não se trata de apontar erros, mas, sim, de avaliar a performance e as dificuldades enfrentadas e identificar formas de evitar que essas mesmas barreiras se repitam nas próximas Sprints.

Dessa maneira, a equipe vivencia um aprendizado contínuo e pode se desenvolver profissionalmente a cada projeto concluído. Por isso, uma equipe experiente sempre é um grande diferencial para sua empresa.

Implementar o método Scrum na sua organização é uma questão de iniciativa. Se você já tem as informações básicas para iniciar sua jornada em gestão de projetos ágeis, siga em frente e assine nossa newsletter para receber mais informações sobre o método Scrum e a gestão de projeto.

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