Como lidar com conversas difíceis no trabalho

Seja na vida pessoal ou profissional, existem situações que são impossíveis de prever. Muitas delas trazem à tona questões um tanto quanto delicadas, nos forçando a encarar a famosa frase “precisamos conversar”. Mas seja você como autor ou ouvinte da tal frase, uma coisa é certa: adiar conversas difíceis não é uma boa opção. 

Trazendo para o ambiente corporativo, um dos motivos para não postergar uma conversa é porque, de um jeito ou de outro, as pessoas vão acabar tomando conhecimento sobre os acontecimentos e as possíveis mudanças ocasionadas por eles. E claro, esclarecer os fatos o quanto antes só vai reforçar o comprometimento e a transparência entre um líder e seus liderados. 

É aí que surge o principal desafio: qual abordagem utilizar em conversas tão difíceis? Como se portar? Qual o tom adequado para essa conversa? Quais as melhores palavras para usar? 

O objetivo principal sempre será que o interlocutor receba a mensagem com clareza, não restando espaço para dúvidas e especulações. Por isso, antes de tomar qualquer decisão, é importante analisar o tema da conversa com sensibilidade e cautela e traçar estratégias para obter então uma comunicação mais assertiva.

Se você busca dicas práticas que ajudam a minimizar a tensão diante de uma conversa difícil no ambiente de trabalho, essa é uma leitura ideal para você.

Encarando as conversas difíceis sob outra perspectiva

Conversas difíceis no ambiente de trabalho costumam ser marcadas por muita expectativa e nervosismo, principalmente nos momentos em que a antecedem. Por isso, cabe aqui um ajuste de percepção. A melhor forma de realizar essa abordagem é adotando uma postura amigável, mantendo a calma e a naturalidade ao expor as dificuldades encontradas e as soluções adotadas, claro, sempre de forma construtiva. 

Nesse momento, a empatia é fator fundamental, por isso, entender a perspectiva do outro sobre o assunto é importante para você identificar se há um real motivo de preocupação sobre o assunto. Além de se colocar à disposição e oferecer as melhores soluções para contornar eventuais problemas. 

Lembre-se, conversas difíceis carregam consigo grandes oportunidades de evolução profissional, mas para isso é preciso saber ouvir, inclusive opiniões que vão de encontro com as suas, e que normalmente, costumam vir acompanhadas de críticas. Use-as como chances de aprender com os erros e evitar que a situação se repita no futuro. 

Tipos de conversas difíceis

Dependendo da situação, é possível se preparar com antecedência para ter uma conversa menos difícil no ambiente de trabalho. Parte fundamental para isso acontecer é entender melhor qual o motivo da conversa e como ela pode ser abordada. Confira a seguir algumas das situações mais comuns.

Feedbacks negativos

A palavra feedback costuma deixar muita gente nervosa, então a primeira coisa a se ter em mente na hora de chamar um colaborador para conversar, seja você o líder dele ou não, é se colocar no lugar dele. Em casos de críticas, é importante realizar uma abordagem livre de constrangimentos, sempre prezando pelo lado construtivo da situação.

Outro ponto importante é analisar o perfil do colaborador em questão, pois nem todo mundo consegue lidar bem com feedbacks ruins. Nesse caso, mesmo diante dos erros cometidos, vale ressaltar a importância do trabalho realizado para a equipe, e que a intenção da conversa é apenas contribuir com o desenvolvimento e evolução do profissional. Lembre também de se colocar à disposição para responder qualquer dúvida que surja a partir da conversa. 

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Mudanças em projetos e equipes

Imprevistos acontecem, e muitas vezes é necessário fazer mudanças e alterações, seja em projetos ou equipes. Muitas pessoas resistem na hora de enfrentar tais mudanças, por isso, esse tópico acaba se tornando difícil de se conversar. 

Antes de tomar uma decisão definitiva, analise o cenário e liste os pontos a serem modificados e porque isso deve acontecer, apresentando as formas de se trabalhar a partir das mudanças. Assim, ficará mais fácil para os colaboradores compreenderem os motivos que trouxeram as mudanças na rotina de trabalho.

Demissões

Esse com certeza é um dos temas mais difíceis e traumáticos para se ter uma conversa no trabalho, afinal, envolve o futuro profissional de um ou mais colaboradores. Aliás, esse é um tópico que acaba gerando um clima negativo na empresa, afetando a produtividade de todos. Por isso, o ideal é deixar para comunicar qualquer demissão apenas no dia em que elas forem acontecer.

Na hora de ter tal conversa, é importante deixar muito claro os motivos pelos quais o colaborador será desligado. Por isso, tome cuidado com as palavras e busque abordar o assunto de forma empática e construtiva.

No caso da demissão ser apenas por motivos estratégicos da empresa, como corte de despesas ou saída de um cliente da agência, procure elogiar as virtudes do colaborador. Agradeça também seu tempo de contribuição na empresa e sugira oportunidades futuras, caso haja oportunidades e adequação de perfil.

Falecimento de um colaborador

Em um ambiente de trabalho saudável é inevitável criar laços e firmar bons relacionamentos com as pessoas. É ali que você passa a maior parte do seu dia, então é natural que as pessoas se sintam quase como se tivessem uma segunda família. 

Por isso, o falecimento de um colaborador é um dos assuntos mais delicados de se comunicar, pois vai refletir diretamente no emocional das demais pessoas. Sempre que possível, busque a ajuda do psicólogo da empresa para realizar tal comunicado, se houver um, e tenha cautela, buscando as palavras certas para esse momento difícil.

Falta de higiene

Esse é um tópico que pode acabar ofendendo as pessoas, então para não chamar a atenção de forma direta e evitar mal-entendidos, a dica é conscientizar todo o grupo. 

Seja através de comunicados, e-mails, mural, etc., informe as regras para uma boa convivência no ambiente corporativo. Assim como também como manter uma higienização adequada nas áreas de convivência da companhia, tornando o assunto mais leve e evita interpretações erradas.

Torne as conversas difíceis mais leves e produtivas

Chega de mistério

Para eliminar o medo e a ansiedade logo de cara, é importante deixar claro o assunto que será tratado em tal conversa. Por isso, se você for o organizador da reunião, lembre-se de sempre incluir o assunto a ser abordado ao enviar a mensagem para os participantes.

Você foi convidado para uma conversa e não sabe sobre o que se trata? Não hesite em perguntar. Você pode enviar uma mensagem confirmando sua presença e aproveitar para tirar dúvidas sobre o tema do bate-papo. 

Essa é uma forma de mostrar respeito e empatia pela pessoa a ser abordada. Assim, ela terá tempo de elaborar suas justificativas para explicar seu ponto de vista, além de evitar grande perda de produtividade gerada pelo medo e ansiedade enquanto o momento da grande conversa não chega. 

Com todos cientes do tema da conversa e o que vem pela frente, o papo já se inicia em tom mais leve e tranquilo.

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Reflita sobre como o fato te afeta

Um dia antes da grande conversa, retire um tempo para analisar e entender de que maneiras o fato que será abordado te afeta pessoalmente. É importante que você não se deixe levar por questões pessoais e mantenha sempre o pensamento racional para que a conversa flua de maneira positiva.

E como é impossível ser 100% racional, o trabalho de autoconhecimento para entender suas emoções sobre o assunto é essencial para que você use a inteligência emocional e assuma o controle.  

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Crie um roteiro 

Criar um roteiro para conversa é o mesmo que fornecer um ambiente seguro para o ouvinte, com empatia e colaboração. Esse roteiro pode ser simples e baseado em três pontos chaves, seguindo aspectos básicos da comunicação não-violenta:

Explique a situação para alinhar o assunto a ser abordado. Evite o tom autoritário e de acusação. O uso de frases passivas podem suavizar a situação, como ao invés de falar “você não entregou o material”, experimente “o material não foi entregue no prazo”.  

Fale sobre as consequências causadas, isso é importante esclarecer o impacto causado diante da situação ocorrida. Isso serve tanto para fatos objetivos quanto subjetivos, caso você tenha sentido algum impacto emocional. Isso gera conexão com a outra pessoa. Ao dizer “eu me senti decepcionado quando essa entrega não foi realizada”, a pessoa em questão se coloca no seu lugar e irá refletir sobre o sentimento que ela queria despertar em você.

Proponha soluções em conjunto. Nada de dar ordens, esse é o momento do trabalho coletivo, apelando sempre para o senso de responsabilidade de cada um. Então chame a pessoa para participar da resolução do conflito e propor mudanças, usar frases como “O que podemos fazer para mudar isso?” ou “Como podemos nos organizar para cumprir melhor com esses prazos?”.

Registrar as soluções propostas também é muito válido e ajuda no acompanhamento da situação.

Como reduzir a necessidade de ter conversas difíceis

Agora você já sabe como diminuir a ansiedade e nervosismo diante da necessidade de conversas difíceis, mas é claro que seria muito melhor não tê-las. Para isso, fica aqui uma dica final: com feedbacks constantes, você consegue mapear os problemas antes que eles virem um grande conflito. Outro ponto importante seria realizar avaliações de desempenho de forma periódica, para ter um melhor controle sobre o comportamento e entrega dos seus colaboradores, assim como também a visão deles sobre seu papel como líder da equipe. 

No fim, conversas difíceis sempre irão existir, mas elas só se tornam um bicho de sete cabeças se você não estiver preparado para lidar com esse tipo de situação ou tiver dúvidas em relação ao seu papel como líder. No caso da segunda opção, preparamos um post completo sobre como funciona a liderança positiva e como ela pode mudar a sua empresa, confira.