Conheça os benefícios de usar um sistema de gestão financeira

Os benefícios de usar um sistemas de gestão financeira estão se tornando um hábito dos administradores, inclusive iniciantes. Com o avanço tecnológico cada vez mais veloz, não temos desculpas para não usufruir dos mais variados tipos de produtos e serviços, o que pode facilitar nosso cotidiano em diversos aspectos, inclusive ajudando na ampliação dos nossos negócios.

Nesse sentido, é importante sabermos que, mesmo em tempos economicamente incertos, esse crescimento pode ser real a partir de um conjunto de estratégias que, se aplicadas juntas, levam aos resultados desejados. Uma dessas estratégias é o uso de um sistema de gestão financeira, capaz de trazer muitos benefícios ao empreendedor. Esse mecanismo é considerado o mais moderno para fazer a adequada gestão dos negócios.

Por ser um tema bastante comentado, a seguir apresentaremos 12 vantagens do uso desse tipo de sistema. Saiba quais são dando continuidade à leitura!

Automatização

Primeiro, o sistema de gestão financeira automatiza as funções ligadas à administração econômica de uma empresa. Essa automatização é justamente a base dos demais benefícios que o uso do sistema traz. Além disso, o sistema organiza todas as informações relativas às finanças, tornando os processos voltados a essa gestão mais organizados, práticos e rápidos.

O sistema computa todas as entradas e saídas de caixa, equipamentos e materiais. É possível adicionar uma rotina e fazer essa apuração dentro de cada projeto responsável por aquela movimentação.

Com isso feito, será muito mais rápido e eficiente gerar relatórios financeiros e controlar o fluxo de caixa dos projetos existentes.

Acessibilidade

Com o sistema de gestão financeira, o acesso às informações econômicas do negócio se torna mais fácil, uma vez que são ordenadas de forma inteligente. Dessa forma, várias pessoas podem acessar os dados sem a confusão que inúmeras planilhas organizadas em pastas do computador podem trazer.

É claro que é necessário delimitar quem tem acesso a essas informações. É crucial que o gestor do projeto tenha permissão para acompanhar e extrair relatórios do sistema de gestão financeira utilizado. Afinal, o gestor é o responsável pelos custos e receitas do projeto, sendo fundamental acompanhá-los de perto.

Precisão

Como a empresa armazena os dados em uma única plataforma, o risco de haver informações erradas é quase nulo. Esse planejamento preciso permite visualizar corretamente o quadro financeiro da empresa, possibilitando a adoção de medidas como  contenção de gastos.

É claro que erros podem ocorrer. Basta um lançamento incorreto de um determinado custo em algum projeto proveniente de um departamento oposto para que um se beneficie e o outro seja prejudicado.

Para evitar esse tipo de situação, além de capacitar os funcionários e mostrar a importância de fazer lançamentos corretos no sistema para o desenvolvimento da empresa, é importante que o gestor esteja sempre atento a todas as movimentações, sejam financeiras ou não, geradas em seu projeto.

Planejamento

Não é viável realizar qualquer tipo de planejamento para um negócio sem ter acesso a todas as informações. Ao organizar os dados relacionados ao fluxo de caixa, torna-se mais fácil realizar todo tipo de planejamento, desde pagamentos mensais a fornecedores até investimentos futuros na empresa.

Por meio de um sistema de gestão financeira, é possível comparar o planejamento de custos idealizado no início do projeto com o que está sendo realizado após o início do empreendimento.

Isso permite identificar falhas e buscar melhorias antes que ocorra um colapso financeiro, visando uma maior rentabilidade e melhor otimização dos custos.

Análise

Muitos empreendedores negligenciam análises estratégicas e essenciais devido à dificuldade de visualizar satisfatoriamente o quadro financeiro da empresa. Especialmente para aqueles que têm o objetivo de expandir o negócio, essa análise não pode ser ignorada. Com os dados acessíveis, centralizados, organizados e precisos, essa tarefa se torna descomplicada.

Montar o planejamento estratégico de toda a empresa se tornará muito mais fácil com os dados financeiros dos projetos que foram executados e os que ainda estão em andamento.

Será mais fácil visualizar qual empreendimento deve ser priorizado e qual pode ser deixado em espera.

Segurança

O sistema de gestão financeira proporciona segurança em diversos aspectos. Primeiramente, como os dados são centralizados em um único lugar, a chance de vazamento é mínima. Além disso, os riscos de perda de informações devido a falhas no computador, por exemplo, são nulos. Os dados são frequentemente submetidos a backups e o acesso pode ser feito de qualquer local.

Escalabilidade

A escalabilidade é a qualidade que um sistema possui ao estar preparado para crescer e aumentar sua capacidade de processar mais dados, sem comprometer a qualidade dos processos. Em outras palavras, é a capacidade de permitir o crescimento do negócio sem a necessidade de trocar de ferramenta – o que resultaria em aumento de custos, perda de tempo, maior demanda por treinamento e comprometimento da eficiência do setor como um todo.

É importante lembrar de contratar um sistema de gestão financeira que possa acompanhar o crescimento do seu negócio.

Foco no core business

Como mencionado anteriormente, investir em um sistema de gestão financeira garante a automatização de várias rotinas do setor. Isso abrange desde o registro dos clientes até o acompanhamento do progresso dos processos, como a evolução das despesas, o controle do saldo das contas bancárias e as contas a pagar e receber.

Com isso, há uma redução na quantidade de tarefas manuais e uma economia de tempo para a equipe. Esse aumento na produtividade permite direcionar os colaboradores para atividades mais estratégicas. Dessa forma, eles podem realmente agregar valor aos resultados, especialmente aquelas relacionadas à atividade principal da empresa.

Melhora na integração entre as áreas

Ao ter todas as informações em um único banco de dados, torna-se mais fácil trocar informações relevantes com outras áreas e integrá-las. A melhoria na comunicação resulta em processos ágeis, tomada de decisões rápidas, eficiência e qualidade nos resultados.

Além disso, ao realizar essa troca de forma automatizada, a empresa se beneficia com a redução do risco de erros, já que a intervenção humana ocorre em menor escala. Isso permite a elaboração de ações e estratégias mais precisas, trazendo benefícios para a empresa como um todo.

Para que a integração entre os colaboradores e o sistema de gestão financeira seja fluída, é necessário capacitar as pessoas envolvidas com o software. É importante treinar aqueles que lidam com o sistema diariamente.

Além disso, deve-se estabelecer quais pessoas terão acesso para conferir e modificar as rotinas do sistema. Pode ser necessário que alguns setores tenham apenas acesso para extrair informações, sem a capacidade de modificá-las, enquanto outros podem ter diferentes níveis de acesso.

Com o objetivo de fornecer informações para todas as partes interessadas, é fundamental que a comunicação esteja alinhada e bem planejada, promovendo a integração entre todas as áreas do negócio e o software em questão.

Possibilidade de acompanhar relatórios

Existem soluções disponíveis no mercado que permitem acompanhar relatórios e painéis com informações relevantes sobre o andamento dos processos. Isso permite que os gestores monitorem o desempenho diário do setor.

O grande benefício dessa funcionalidade é a possibilidade de identificar possíveis falhas e discrepâncias no menor tempo possível. Isso garante uma ação rápida e mais precisa. Com o problema identificado rapidamente, há uma maior chance de descobrir as causas reais e determinar quais ações precisam ser adotadas.

Otimização da tomada de decisão

Não podemos deixar de citar que a melhora na tomada de decisão é devida às funcionalidades apresentadas pelo software. Essas funcionalidades contribuem para que os gestores obtenham dados importantes para analisar os processos, identificar desvios e, principalmente, ter orientação sobre o que precisa ser feito para alcançar os resultados esperados.

É importante destacar a importância do lançamento correto dos dados de entrada e saída no sistema de gestão financeira adotado. As decisões estratégicas serão baseadas nele e, certamente, terão um peso significativo na definição das ações.

Um sistema que entrega os dados de forma coesa e é capaz de traçar cenários futuros pode ajudar muito na tomada de decisões mais acertadas por parte da empresa.

Redução de custos

Muitos gestores e empreendedores sentem receio em relação à implantação de um sistema de informação. Isso ocorre devido ao custo da ferramenta e ao impacto que ela pode ter no orçamento. No entanto, considerando as várias vantagens que a automação dos processos traz para o negócio, podemos afirmar que ele deve ser encarado como um investimento, pois a relação custo-benefício é bastante satisfatória.

O uso da tecnologia também ajuda a promover a redução de custos de várias formas, entre elas:

• aumento da produtividade;
• redução do índice de erros;
• diminuição da necessidade de retrabalho;
• melhora no planejamento das ações;
• ganho em eficiência.

Ao longo do tempo, a economia gerada se torna suficiente para cobrir o investimento inicial, e a partir desse ponto, a empresa obtém ainda mais lucros.

Além de possibilitar decisões futuras mais acertadas, o valor investido em um bom software não deve ser visto como um custo adicional para o negócio, mas sim como um investimento de longo prazo.

Como mencionado, um sistema de gestão financeira permite automatizar processos, tornar as informações mais precisas e acessíveis a um maior número de pessoas, facilitar o planejamento e, consequentemente, aumentar a organização. Além disso, ajuda a reduzir custos  e garante mais segurança ao negócio.

A implementação de um novo sistema trará diversas mudanças na rotina de trabalho dos colaboradores. No início, pode haver certa resistência em adotá-lo. Para evitar que isso seja um obstáculo, é importante investir em treinamento, que não apenas ensine a utilizar a nova ferramenta, mas também demonstre todos os benefícios intrínsecos a ela.

Está convencido da importância desse recurso e quer começar a utilizá-lo agora para melhorar seu negócio? Entre em contato conosco e saiba como sua empresa pode se beneficiar!