Como gerenciar o custo de um funcionário

Nesse post vamos discutir os aspectos ligados ao custo de funcionário em empresas que trabalham com projeto.

Empresas de desenvolvimento de projetos, ou que atendem a várias contas de clientes, costumam ter pessoas com alta capacidade intelectual no seu quadro de funcionários. A maioria desses profissionais tem ensino superior completo, uma boa parcela sendo de pós-graduados.

De fato, isso é excelente para a competitividade das empresas brasileiras, e faz com que elas se destaquem. Por outro lado, também faz com que tenham custos elevados com mão de obra, sendo essa, muitas vezes, a sua maior despesa.

Tal particularidade, portanto, exige que se entenda muito bem a sua estrutura de custos. Assim, gerenciar o custo de funcionário em empresas é fundamental para a sobrevivência de uma empresa, e para que ela conheça quais projetos são lucrativos.

Até porque, como o mercado consumidor está cada vez mais competitivo, um simples detalhe já pode fazer a diferença para diferenciar sua gestão das concorrentes, aumentando seus lucros e ganhando notoriedade.

Nesse sentido, para fazer o gerenciamento de custos é preciso saber, primeiro, como calcular o custo de um funcionário. Depois, deve-se conhecer a alocação dos colaboradores em cada um de seus projetos, dia a dia. Em outras palavras, é necessário saber quantas horas do dia ele trabalhou, e em quais projetos.

E todo esse trabalho precisa ser realizado tanto pelos gestores quanto pelo próprio funcionário, o que requer a conscientização e a contribuição de todos. Então, para te ajudar, neste post veremos como você pode fazer tudo isso. Preste muita atenção nesta leitura, e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!

Leia os tópicos desse texto na ordem que preferir:

• Qual é o custo de um funcionário?
• Como saber o custo dos projetos?
• Como convencer meu funcionário a reportar horas?
• Como transformar em métrica o custo de funcionário em empresas?
• Como você deve gerenciar os custos?

Qual é o custo de um funcionário?

Nesse aspecto, nossa legislação é um pouco extensa e, às vezes, depende do tipo de tributação da empresa. Por isso, temos que conhecer bem os custos ligados a um funcionário CLT.

As figuras a seguir mostram a estrutura de custos para empresas no simples nacional e no regime de lucro presumido.

Veja que, no exemplo do simples nacional, o custo de funcionário foi 65% maior do que o seu salário. Já no regime de lucro presumido, o custo foi de 93%. Quase o dobro!

Outro fator importante a se observar são as provisões. Afinal, nem todos levam em consideração que se deve provisionar aviso prévio, multa de Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), impostos sobre 13º e férias — todos itens importantes no cálculo do custo que um funcionário pode ter.

Os benefícios, por sua vez, variam de acordo com o sindicato da categoria e as condições da empresa. Então, para não desrespeitar as leis, consulte um contador e fique atento às mudanças que a sua categoria define.

Também vale a pena conferir esta planilha de gestão financeira da empresa, que disponibilizamos para te auxiliar a calcular o custo de funcionário.

Como saber o custo dos projetos?

Para saber o custo dos projetos, é preciso conhecer a alocação dos funcionários em cada um dos projetos. E, para isso, os funcionários precisam informar quantas horas por dia são trabalhadas em cada projeto.

Na tabela abaixo, temos um exemplo de alocação por projeto:

Observe que, em janeiro, Pedro trabalhou em 2 projetos: A e B. Isso acontece com frequência em empresas de projeto, seja por transição de um projeto para outro, seja pela baixa (ou alta) demanda de um profissional do perfil de Pedro nos projetos em questão.

Então, perceba que Pedro precisa informar onde está empenhando seu tempo para que o gestor tenha o custo real de cada projeto. Sabendo calcular o custo total de um funcionário em empresas e a sua alocação nos projetos, é fácil calcular o custo com colaboradores em cada um dos projetos.

Consideremos, por exemplo, uma empresa do Simples Nacional, e que Pedro e João recebem o salário de R$ 2.500,00. Pedro trabalhou 88 horas (50% do seu tempo) no Projeto A, e João 35 horas (aproximadamente, 20% do tempo).

Isso significa um custo de R$ 2.066,10 com as horas de Pedro, e R$ 826,44 com as horas de João. Assim, sabe-se com exatidão o custo com mão de obra nessa empresa no Projeto A: R$ 2.892,54.

Por fim, alertamos para o fato de que é preciso saber a alocação dos funcionários com a maior precisão possível.

Em projetos de TI, por exemplo, as equipes podem ter 5, 10, até mesmo 50 funcionários, e durar meses. Portanto, se o gestor calcular os custos mensais com base em estimativas próprias, pequenos erros podem ser multiplicados por até 50 vezes, causando um grande problema e trazendo consequências terríveis para o seu planejamento.

Nesse ponto, nossa sugestão é utilizar ferramentas de Timesheet para facilitar essa reportagem de horas.

Como convencer meu funcionário a reportar horas?

O principal benefício para o funcionário é a transparência. Empresas de serviços costumam trabalhar com banco de horas, então, deixar essa informação acessível é uma boa vantagem.

Outro argumento importante é explicar que a empresa precisa ter uma boa gestão para conseguir manter sua saúde financeira e, consequentemente, um crescimento sustentável. Assim, ao reportar as horas, o funcionário está contribuindo com o crescimento sustentável da empresa e de sua carreira.

Mostre que todos são necessários e extremamente importantes no desempenho da sua gestão. Deixe bem claro que sua equipe de funcionários unida e empenhada ao reportar horas corretamente é capaz de alcançar os objetivos.

Também, não se esqueça de prezar pelo diálogo, estando sempre disponível para tirar dúvidas, e veja os resultados positivos surgirem naturalmente. E não deixe de baixar a planilha de gestão financeira para te ajudar a acompanhar os custos dos projetos.

Como transformar em métrica o custo de funcionário em empresas?

As métricas foram criadas para permitir que um gestor empresarial possa analisar o desempenho dos seus projetos. Além disso, ao utilizá-las, é possível determinar se as atividades realizadas condizem com o que foi previamente planejado.

Assim, o custo de funcionário em empresas ajuda a determinar o quão produtivo cada um é. Para descobrir isso, analise quais atividades seus colaboradores realizam e compare com os resultados financeiros e operacionais gerados por eles.

Quando você se deparar com uma situação desfavorável, é necessário analisar o que tem causado o baixo rendimento de um trabalhador, acarretando em alto custo por tarefa realizada.

Isso pode acontecer pela falta de conhecimento técnico, baixa motivação ou problemas no ambiente de trabalho. Veja, abaixo, algumas medidas a serem tomadas nessas situações:

Treinamento de funcionários

Os colaboradores de sua empresa devem desempenhar suas funções com eficiência e assertividade.

Nessas horas, qualquer dúvida ou erro pode atrasar a entrega de seus projetos, portanto, mantenha seus funcionários treinados e atualizados em relação às melhores técnicas do mercado.

Assim, promova palestras, treinamentos e cursos para toda sua equipe de trabalho e otimize o custo de funcionário na empresa.

Ambiente ergonômico

Um ambiente de trabalho desconfortável e prejudicial à saúde de seus funcionários reduz a produtividade de todo seu processo produtivo. Outra de suas consequências é o aumento das despesas e do afastamento de funcionários por causa de acidentes de trabalho.

Para fugir dessas situações, promova a ergonomia em seu negócio e alcance suas metas com naturalidade.

Como você deve gerenciar os custos?

Sem dúvida, uma empresa de sucesso precisa acompanhar de perto todas as despesas relacionadas ao seu funcionamento. E não poderia ser diferente para os custos de funcionários em empresas, portanto, mantenha sua planilha sempre atualizada e faça todas as alterações necessárias.

Além disso, não se esqueça de realizar um fluxo de caixa eficiente. Assim, você não será pego de surpresa ao fim de cada mês, e conseguirá tomar decisões que visam a realocação de recursos, atendendo suas prioridades da melhor maneira possível.

Enfim, neste post, você entendeu o que é o custo de funcionário em empresas e descobriu como é importante dar a devida atenção a esse assunto. Afinal, a redução de despesas é algo que todos os empreendedores querem introduzir em suas gestões, mas poucos são os que conseguem, de fato, realizá-la com eficiência.

Como vimos, apesar de os seus colaboradores serem os maiores ativos da sua gestão, eles são fundamentais para que as atividades de seu processo produtivo ocorram com naturalidade e eficácia.

Então, colocando em prática essas nossas dicas, você está preparado para aumentar a produtividade dos projetos, eliminar gargalos operacionais e aumentar os lucros de seu negócio! E agora, se gostou deste conteúdo, aproveite para seguir a gente no Instagram e acompanhe os nossos próximos lançamentos!