Passo a passo para delegar tarefas

Você se sente estressado e sobrecarregado? Sua carreira parece estagnada? Nesse caso, talvez seja necessário aprimorar suas habilidades de delegar tarefas!

Aprender a delegar tarefas bem pode construir rapidamente uma equipe de pessoas fortes e bem-sucedidas, capazes de atender às demandas que os outros colocam. É por isso que essa é uma habilidade tão importante de se aprender – e, principalmente, exercitar!

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• Por que as pessoas não delegam?
• Qual a importância de delegar tarefas?
• Quando delegar tarefas?
• A quem e como delegar responsabilidades
• Mas como você deve delegar? Confira 10 passos
• Mantendo o controle
• A importância da aceitação total
• Utilize um gerenciador de tarefas

Por que as pessoas não delegam?

Para descobrir como delegar corretamente, é importante entender por que as pessoas evitam isso. Por mais contraditório que possa parecer à primeira vista, já se sabe que as pessoas não delegam porque exige muito esforço inicial.

Afinal, o que é mais fácil: escrever conteúdo para promover um novo serviço que você ajudou a liderar ou pedir que outros membros de sua equipe o façam? Você conhece o conteúdo por dentro e por fora. Você pode dar declarações de benefícios enquanto está dormindo. Seria relativamente simples para você sentar e escrever. Seria até divertido! A questão é: seria um bom uso do seu tempo?

Embora olhando superficialmente seja mais fácil fazer você mesmo do que explicar a estratégia por trás do serviço para outra pessoa, há dois motivos principais que significam que provavelmente é melhor delegar a tarefa a outra pessoa:

– Em primeiro lugar, se você tiver a capacidade de liderar uma nova campanha, as chances são de que suas habilidades sejam melhor utilizadas no desenvolvimento da estratégia e talvez na criação de outras novas ideias. Ao fazer o trabalho sozinho, você não está fazendo o melhor uso do seu tempo.

– Em segundo lugar, ao envolver significativamente outras pessoas no projeto, você desenvolve as habilidades e aptidões dessas pessoas. Isso significa que da próxima vez que um projeto semelhante aparecer, você poderá delegar a tarefa com um alto grau de confiança de que será bem executado, com muito menos envolvimento de sua parte.

Dividir as tarefas permite que você faça o melhor uso de seu tempo e habilidades, além de ajudar outras pessoas na equipe a crescer e se desenvolver para atingir seu pleno potencial na organização.

Qual a importância de delegar tarefas?

A importância de delegar tarefas vai além da otimização do tempo individual e do desenvolvimento das habilidades da equipe. Delegar é uma habilidade crucial para a eficiência organizacional e para o crescimento sustentável de uma empresa ou equipe. Aqui estão algumas razões que destacam a importância desse aspecto da gestão:

Foco nas Competências Essenciais

Delegar permite que os líderes concentrem seus esforços nas áreas em que são mais proficientes e que agregam maior valor à organização. Ao transferir tarefas rotineiras ou especializadas para membros da equipe, os líderes podem dedicar mais tempo às atividades estratégicas e ao desenvolvimento de visão de longo prazo.

Desenvolvimento da Equipe

A delegação proporciona oportunidades para o crescimento e desenvolvimento da equipe. Ao atribuir responsabilidades desafiadoras, os líderes promovem o aprendizado contínuo e ajudam os membros da equipe a expandir suas habilidades. Isso não apenas aumenta a satisfação no trabalho, mas também contribui para a construção de uma equipe mais capacitada e motivada.

Resiliência e Sucessão

Delegar é uma prática fundamental para construir resiliência organizacional. Ao distribuir conhecimento e habilidades entre os membros da equipe, a organização se torna menos dependente de indivíduos específicos. Além disso, facilita o processo de sucessão, garantindo que haja pessoas preparadas para assumir papéis de liderança quando necessário.

Aumento da Eficiência Operacional

A delegação eficaz distribui as tarefas de acordo com as habilidades e especializações de cada membro da equipe. Isso leva a uma execução mais eficiente das atividades, pois as pessoas estão trabalhando em áreas em que são mais proficientes. Aumentar a eficiência operacional é crucial para manter a competitividade e alcançar metas organizacionais.

Estímulo à Inovação

Ao dar espaço para que os membros da equipe assumam responsabilidades e tomem decisões, a delegação estimula a inovação. As diferentes perspectivas e habilidades podem resultar em soluções criativas e novas abordagens para os desafios organizacionais.

Melhoria do Clima Organizacional

A distribuição equitativa de responsabilidades e a confiança depositada nos membros da equipe contribuem para um ambiente de trabalho saudável. Isso promove a confiança mútua, fortalece os laços entre os colegas e cria um clima organizacional positivo.

Quando delegar tarefas?

A delegação é vantajosa para todos quando feita de maneira adequada, no entanto, isso não significa que você pode delegar qualquer coisa. Para determinar quando a delegação é mais apropriada, existem cinco perguntas-chave que você precisa fazer a si mesmo:

– Há mais alguém que tenha (ou possa receber) as informações ou conhecimentos necessários para concluir a tarefa? Essencialmente, essa é uma tarefa que outra pessoa pode fazer ou é fundamental que você mesmo faça isso?

– A tarefa oferece uma oportunidade para crescer e desenvolver as habilidades de outra pessoa?

– É uma tarefa que se repetirá, de forma semelhante, no futuro?

– Você tem tempo suficiente para delegar o trabalho de forma eficaz? Deve haver tempo para um treinamento adequado, para perguntas e respostas, para oportunidades de verificar o progresso e para retrabalho, se necessário.

– É uma tarefa que devo delegar? Tarefas essenciais para o sucesso a longo prazo (por exemplo, recrutar as pessoas certas para sua equipe) realmente precisam de sua atenção.

Se você puder responder “sim” a pelo menos algumas das perguntas acima, então pode valer a pena delegar esse trabalho.

Dica:

Outros fatores que contribuem para a delegabilidade de uma tarefa incluem:

1. Cronogramas e prazos do projeto.

– Quanto tempo há disponível para fazer o trabalho?

– Há tempo para refazer o trabalho se não for feito corretamente na primeira vez?

– Quais são as consequências de não concluir o trabalho a tempo?

2. Suas expectativas ou objetivos para o projeto ou tarefa(s):

– Quão importante é que os resultados sejam da mais alta qualidade possível?

– Um resultado “razoável” é bom o suficiente?

– Uma falha seria crucial?

– Quanto o fracasso impactaria outras coisas?

Dito isso, ter todas essas condições presentes também não é garantia de que a tarefa delegada será concluída com êxito. Você também precisa considerar a quem delegará a tarefa e como a fará.

A quem e como delegar responsabilidades

Tendo decidido delegar tarefas, existem alguns outros fatores que você pode considerar:

1. A experiência, o conhecimento e as habilidades do indivíduo conforme se aplicam à tarefa delegada.

– Quais habilidades, conhecimentos e atitudes a pessoa já tem?

– Você tem tempo e recursos para conceder o treinamento necessário?

2. O estilo de trabalho preferido da pessoa escolhida.

– Quão independente é a pessoa?

– O que ele ou ela deseja do trabalho?

– Quais são seus objetivos e interesses de longo prazo e como se alinham ao trabalho proposto?

3. A carga de trabalho atual dessa pessoa.

– A pessoa tem tempo para trabalhar mais?

– A delegação dessa tarefa exigirá a reorganização de outras responsabilidades e cargas de trabalho?

Dica:

Quando você começa a delegar tarefas para alguém, pode perceber que essa pessoa leva mais tempo do que você para concluir as tarefas. 

Isso ocorre porque você é especialista na área e a pessoa a quem delegou ainda está aprendendo. 

Seja paciente. Se você escolheu a pessoa certa para delegar, e está delegando corretamente, você descobrirá que ela rapidamente se tornará competente e confiável.

Mas como você deve delegar? Confira 10 passos:

1. Deixe o resultado desejado em maior evidência possível.

Comece com o fim em mente e especifique os resultados desejados.

2. Identifique claramente as restrições e os limites.

Onde estão as linhas de autoridade, responsabilidade e prestação de contas? A pessoa deve:

– Esperar para saber o que fazer?

– Perguntar o que fazer?

– Falar o que vai fazer e depois agir?

– Agir e relatar os resultados imediatamente?

– Iniciar as atividades e relatar periodicamente?

3. Sempre que possível, inclua pessoas no processo de delegação.

Capacite-os a decidir quais tarefas devem ser delegadas a eles e quando.

4. Combine a quantidade de responsabilidade com a quantidade de autoridade.

Entenda que você pode delegar algumas responsabilidades, mas não pode delegar a responsabilidade final. A bola para com você!

5. Delegue ao nível organizacional mais baixo possível.

As pessoas mais próximas do trabalho são as mais adequadas para a tarefa, porque tem o conhecimento mais íntimo dos detalhes do trabalho diário. Isso também aumenta a eficiência do local de trabalho e ajuda a desenvolver as pessoas.

6. Forneça suporte adequado e esteja disponível para responder a perguntas.

Garanta o sucesso do projeto por meio de comunicação e monitoramento contínuos, bem como do fornecimento de recursos e crédito.

7. Foco nos resultados.

Preocupe-se com o que é realizado, ao invés de detalhar como o trabalho deve ser feito – seu jeito não é necessariamente o único, nem mesmo o melhor! Permita que a pessoa controle seus próprios métodos e processos. Isso facilita o sucesso e a confiança.

8. Evite a “delegação para cima”.

Se houver um problema, não permita que a pessoa transfira a responsabilidade pela tarefa de volta para você: incentive que ela desenvolva soluções ao invés de dar uma resposta.

9. Crie motivação e compromisso.

Discuta como o sucesso afetará as recompensas financeiras, oportunidades futuras, reconhecimento informal e outras consequências desejáveis. Forneça reconhecimento merecido.

10. Estabeleça e mantenha o controle.

– Discuta cronogramas e prazos;

– Combine uma programação de pontos de verificação em que você revisará o andamento do projeto;

– Faça os ajustes necessários;

– Reserve um tempo para revisar todos os trabalhos enviados.

Ao considerar esses pontos antes e durante o processo de delegação, você delegará tarefas com mais êxito.

Mantendo o controle

Agora, depois de ter trabalhado com as etapas acima, certifique-se de instruir o membro de sua equipe de forma adequada. 

Reserve um tempo para explicar por que ele ou ela recebeu o trabalho, o que é esperado deles durante o projeto, os objetivos que você tem para o projeto, todos os cronogramas, prazos e os recursos disponíveis para apoio. Estabeleça um cronograma para o check-in com atualizações de progresso.

Por fim, certifique-se de que o membro da equipe saiba que você deseja ser informado se ocorrer algum problema e que você está disponível para quaisquer perguntas ou orientações necessárias à medida que o trabalho avançar.

Como gerente, você não deve microgerenciar. No entanto, isso não significa que deve abdicar do controle por completo: ao delegar com eficácia, você tem que encontrar o equilíbrio às vezes difícil entre dar espaço para que as pessoas usem suas habilidades da melhor forma e monitorar e apoiar de perto para garantir que o trabalho é feito de modo correto. Isso faz parte de uma liderança positiva.

A importância da aceitação total

Quando o trabalho delegado for devolvido a você, reserve tempo para revisá-lo completamente. Se possível, aceite apenas trabalhos completos de boa qualidade. 

Se você aceita um trabalho com o qual não está satisfeito, o membro de sua equipe não aprende a fazer do jeito certo e, pior do que isso, você aceita toda uma nova parcela de trabalho que provavelmente precisará concluir sozinho. 

Isso não apenas sobrecarrega você, mas também significa que o seu próprio cronograma de atividades será afetado.

É claro que, quando um bom trabalho for devolvido a você, certifique-se de reconhecer e recompensar o esforço. 

Já falamos aqui sobre a importância do feedback. Então, como líder, você deve começar a elogiar os membros de sua equipe sempre que ficar impressionado com o que eles fizeram. Este esforço de sua parte contribuirá muito para construir a autoconfiança e a eficiência dos membros da equipe, ambas as quais serão aprimoradas na próxima tarefa delegada, portanto, vocês dois ganham.

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