Como adaptar a sua empresa para o trabalho remoto? 

Você está enfrentando dificuldades para lidar com o trabalho remoto na sua empresa?

A adoção rápida e inesperada ao trabalho remoto por boa parte das empresas pode ter sido o melhor caminho para conter o avanço do Coronavírus, porém, como não houve tempo de preparação, é provável que muitos negócios ainda estejam sofrendo para tirar o melhor dessa nova rotina. 

Embora a urgência já tenha passado, ainda não há uma previsão de quando será totalmente seguro voltar à rotina pré Covid-19. O que indica que o trabalho remoto ainda deve ser uma realidade para boa parte das empresas por algum tempo. 

Isso pode ser um grande benefício, tanto para a organização, que reduz os custos, quanto para o colaborador, que ganha em qualidade de vida. Porém, só se a empresa realmente se empenhar em garantir a infraestrutura necessária para que ele funcione. 

Quer saber como fazer o trabalho remoto funcionar de verdade na sua empresa? Então, confira os elementos que você precisa garantir aos seus colaboradores.

Qual a importância de uma cultura organizacional forte?

Talvez você já tenha ouvido falar do código de cultura do Netflix ou então da melhor empresa para se trabalhar no mundo. Criar um código de cultura é uma estratégia, que muitas empresas utilizam, para moldar o  comportamento dos funcionários e ajudá-los a entender o que a empresa espera deles e o que ela tem para oferecer. Isso é essencial quando estamos falando de adaptar uma companhia para o trabalho remoto.

Você pode até pensar que a sua empresa não possui uma cultura organizacional, mas isso é um erro. Todas possuem. A “cultura” do lugar são as relações, a forma de fazer as coisas, os valores. Todas essas características surgem em um ambiente, seja de forma ordenada ou não. O esforço em estruturar a cultura é para que ela aconteça de uma forma planejada e que cumpra com os objetivos que a liderança possui para aquele negócio. 

Quando a empresa possui uma cultura organizacional estruturada, o desafio de transformar o trabalho em remoto se torna muito mais simples. Isso acontece porque é mais provável que essa empresa se comunique melhor, que seus funcionários tenham um espírito de colaboração mais forte, além de uma visão de negócio mais apurada. Assim, os principais desafios dessa modalidade, que são a comunicação e a produtividade, se tornam fáceis de resolver. 

Invista na cultura da sua empresa, treine seus funcionários e eles se sentirão aptos a trabalhar de qualquer lugar do mundo. Veja que elementos devem ser enfatizados na cultura da sua empresa, para que ela esteja apta ao trabalho remoto. 

Primeiro digital

A digitalização das tarefas e rotinas deve estar no sangue dos seus funcionários. Tudo que é possível ser realizado de forma online deve ser adaptado para funcionar dessa maneira. Isso não só vai reduzir os gastos com materiais físicos, como também vai dar mais agilidade e facilitar o compartilhamento de informações. 

Imagine a seguinte situação: alguém esqueceu de pegar um documento físico que precisava no gaveteiro da empresa. Para resolver essa situação, ou ele vai precisar voltar na empresa, ou vai ter que contar com a disponibilidade de algum colega que esteja no escritório, para escanear e passar para ele. Se esse documento estiver online, não é necessário perder esse tempo todo. 

Outro exemplo são as reuniões. Encontros presenciais excluem os colaboradores que estão trabalhando remotamente. Logo, uma empresa com ênfase em uma cultura remota, deve dar preferência às videochamadas. Assim, todos podem participar de forma igualitária. 

Confiança 

É comum em muitas empresas o pensamento de que trabalhar de casa é apenas uma forma de enganar o chefe, que ninguém vai cumprir os horários e que o time vai se tornar menos produtivo. Essa é a forma de pensar de lideranças que não confiam em seus colaboradores. 

A consequência natural desse pensamento é a prática do microgerenciamento, ou seja, o monitoramento excessivo das atividades do time, o que é comprovadamente improdutivo.  Essa desconfiança gera o medo de arriscar, matando toda a criatividade e inovação. 

Portanto, não há condições de adaptar a rotina para o trabalho remoto, se a confiança não for um dos pilares da cultura organizacional da empresa.

Comunicação

A comunicação entre colaboradores é uma das áreas mais afetadas com o trabalho remoto. Isso também é um desafio no presencial, porém, bem ou mal, as pessoas se encontram todo dia e conversam no café, no almoço ou nos corredores. Já no trabalho remoto, isso fica mais difícil de acontecer de forma espontânea, ainda mais entre pessoas de times e setores diferentes. 

Por isso, é importante que na cultura da empresa haja essa ênfase na comunicação, o estímulo para que as pessoas conversem entre si, inclusive coisas não relacionadas ao trabalho. Isso ajuda a criar um time mais coeso e saudável, que se conhece e não tem medo de pedir ajuda.

Metas e processos claros

Muitos líderes possuem a necessidade de controlar tudo o que seus colaboradores fazem, por isso se sentem tão ameaçados com o trabalho remoto, já que isso torna mais difícil o acompanhamento próximo.

Uma liderança forte sabe que não há ganho em querer controlar insistentemente o horário e as atividades do colaborador. A única coisa que importa é se ele está entregando resultados. Porém, não tem como saber isso ao certo, se a empresa não define metas e processos claros. 

As metas são o norte do colaborador e o seu indicador de sucesso. Se elas estão claras, ele sabe onde precisa chegar. O caminho ele vai descobrir com a ajuda do chefe também, mas não dependendo exclusivamente dele. 

Já os processos bem definidos agilizam o trabalho, evitam dúvidas repetitivas e permitem a manutenção de um padrão de qualidade. Eles balizam o caminho, servindo como histórico para definir a melhor maneira, até então, para fazer certa atividade. 

Se um colaborador tem esses dois elementos bem definidos, ele pode trabalhar de onde quiser, pois já tem tudo o que precisa para desempenhar as suas funções.

Contato próximo 

A sua empresa até pode ter uma cultura que enfatize uma comunicação mais aberta e pode ser que ela já até funcione na prática, porém tudo isso se desfaz rápido se não for reforçado constantemente. 

Ainda mais em um contexto de trabalho remoto, em que não há encontros ocasionais com outras pessoas, toda comunicação é por escolha própria. Por conta disso, às vezes, é possível passar um dia inteiro de trabalho sem se comunicar com nenhum colega, o que não é nada bom para o espírito de equipe. 

Para evitar que isso aconteça, é importante criar reuniões periódicas de atualização da empresa como um todo, mas também algumas mais íntimas, só do time. Elas podem e devem ser reuniões rápidas e objetivas. Mesmo assim, isso já faz bastante diferença, pois deixa claro que há um canal de comunicação aberto.  

Uma prática que muitas empresas adotam é criar a “hora do café”, uma videochamada com o único propósito de conexão e descontração, tal como é o momento do café no escritório. Essa também é uma boa estratégia para evitar o isolamento de algumas pessoas do time. Caso não queira criar uma reunião só pra isso, pode estabelecer alguns minutos iniciais das reuniões para fazer uma checagem com a equipe, cada um diz como está se sentindo e o que espera para semana, por exemplo. 

Infraestrutura física e online adequada

Outro ponto importante para adaptar a sua empresa ao trabalho remoto é criar uma infraestrutura que se adeque a essa modalidade. Isso vale tanto para o ambiente físico do funcionário, quanto para o ambiente online. Ambos precisam de adaptações específicas.

Com relação a parte física, é importante criar condições para que o colaborador possa trabalhar de forma confortável, como se estivesse no escritório. Sendo assim, conceder uma cadeira adequada, um computador, quem sabe sabe até dar um auxílio para custear a internet são algumas práticas sugeridas. 

Já quanto a infraestrutura online, é importante padronizar. Não dá para cada funcionário utilizar um tipo de software diferente, para fazer as mesmas tarefas. Por isso, o mais recomendado é fechar um pacote completo com alguma empresa que ofereça os softwares que seus colaboradores vão precisar. 

Os mais comuns são o Google e a Microsoft, que possuem serviços básicos de nuvem, planilhas, edição de documentos e apresentações. Porém, cada companhia ainda vai sentir a necessidade de outros programas mais específicos, como de edição de imagens e vídeos. 

Além disso, existem outros tipos de softwares básicos que são necessários para qualquer companhia, como os de gestão de projetos. Melhor ainda é quando o mesmo software consegue abarcar várias funcionalidades, como é o caso do Flowup. Com ele, você controla as tarefas, produtividade e finanças da sua empresa de forma integrada e totalmente online. Dessa forma, você economiza e ainda facilita a adaptação da equipe, já que não precisa utilizar vários programas diferentes. Faça o teste grátis de 15 dias, sem compromisso.

Empatia

Por fim, talvez a coisa mais necessária para se cultivar em toda a equipe é a empatia. Mesmo com toda a infraestrutura, investimentos e ajustes necessários na cultura da empresa, ainda é um grande desafio trabalhar de forma remota. 

Imprevistos podem e vão acontecer. Se eles já acontecem no escritório, que é um ambiente controlado, imagina fora dele? Mas isso não deve ser motivo para desânimo, já que o trabalho remoto pode trazer muitos benefícios ao seu time, de forma geral.

Seja exemplo e incentive a sua equipe a demonstrar empatia também. Pode ser que alguém se atrase para a reunião porque teve que resolver um problema na cozinha, talvez um funcionário tenha que fazer a videochamada ninando o filho no colo. Não tem problema. É claro que o profissionalismo tem que existir, mas essas pequenas rupturas também são ótimas para humanizar a equipe e auxiliar na criação de laços. 

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O trabalho remoto pode ser um grande aliado para a sua empresa, desde que aplicado da forma correta. Não adianta só oferecê-lo como um benefício ou aplicá-lo improvisadamente, por conta de uma emergência, é preciso adaptar a empresa para que ele funcione bem.

Para isso acontecer, é necessário garantir uma cultura organizacional forte, que enfatize a confiança, a comunicação e a digitalização do negócio. Outro ponto que não pode ficar de fora é a organização das demandas em metas e processos claros, dando mais independência ao colaborador. Sem esquecer de garantir toda a infraestrutura física e online que ele precisa para desempenhar as suas funções. Isso inclui materiais de escritórios e programas.

Mesmo dando toda essa independência, a ideia não é largar os colaboradores por conta própria. Manter uma comunicação próxima, regada de empatia, é muito importante para garantir a coesão dos times. 

Se você seguir todas essas dicas, o trabalho remoto poderá ser um grande aliado. Pare de aplicá-lo de forma improvisada e comece a colher os frutos que ele pode oferecer a sua empresa.

Mesmo com tudo isso funcionando, nem você, nem o seu time estão imunes de vivenciar situações estressantes no dia a dia. Sendo assim, não deixe de conferir nosso texto com 11 formas de lidar com o estresse no trabalho.