6 dicas para reduzir custos em projetos

Todo gestor precisa entender como reduzir custos em projetos. Isso porque as finanças são determinantes para seu sucesso. Ou seja, se a saúde financeira está mal, dificilmente o empreendimento será desenvolvido.

Ao reduzir custos, é possível obter uma margem de lucro maior, o que melhora a gestão financeira da empresa como um todo — melhora-se o fluxo de caixa —, levando ao aumento da possibilidade de investimentos, além de permitir que as contas sejam pagas em dia.

A seguir, você verá em detalhes 6 dicas sobre como reduzir custos em projetos da sua empresa. Continue a leitura!

Reduzir custos em projetos: aumente a produtividade

Você já deve entender que tempo é dinheiro, principalmente para uma empresa. O aumento da produtividade implica em ganho de tempo, que consequentemente reduz os custos do negócio.

Para aumentar a produtividade, você pode utilizar tecnologia, que otimizará o trabalho dos funcionários. Outra recomendação é fazer um bom planejamento, que ajuda a otimizar os custos de cada projeto. O cuidado que se deve ter é para não perder a qualidade do serviço ou produto, porque isso só deixará o cliente insatisfeito e gerará resultados negativos.

Vale saber que aumentar a produtividade vai muito além de realizar tarefas em menor tempo. É preciso ter em mente que o foco precisará ser direcionado para a meta que se almeja atingir. Quanto mais focados estamos em dominar uma tarefa, com mais eficiência ela será realizada. Como consequência, o grau de retrabalho será mínimo e o tempo gasto para finalizá-la e entregá-la também será menor.

Com isso, temos como reduzir custos em duas vertentes, conseguimos otimizar os custos em horas, devido ao tempo de entrega ser menor, e também conseguimos reduzi-lo com a diminuição do retrabalho.

Atualmente, o maior causador de distração pessoal são os smartphones! Sabendo disso, invista em treinamentos de foco para equipe, que abordem como a alta conectividade pode atrapalhar o desempenho pessoal.

Defina prioridades na gestão de tarefas

Um dos grandes problemas na gestão de projetos é querer fazer tudo ao mesmo tempo. Isso até pode ser uma prática, mas você deve saber que isso não trará redução de custos. Nesse caso, o objetivo é focar no que for importante. Vale a pena estabelecer prioridades e, quando alguma modificação se fizer necessária, você deve pensar e avaliar se ela trará resultados efetivos para saber se vale a pena ser realizada.

Lembre-se de que um bom planejamento é crucial para o andamento de todo o ciclo de vida do projeto, pois, além de deixar as suas etapas mais organizadas, ele permite que não haja gastos desnecessários.

Tarefas longas e ligadas a outras costumam exigir um maior custo agregado. Defini-las como prioridades para a empresa permite que o caminho crítico do projeto seja reduzido e, dessa forma, haja uma redação de custos significativa.

Otimize os custos de forma inteligente

Na hora de fazer cortes de custos, não basta ir reduzindo coisas desnecessárias. É melhor verificar quais são os custos que mais causam impactos no orçamento e verificar como eles podem ser otimizados. Para isso, pode-se, por exemplo, trocar de fornecedor ou propor uma nova negociação.

O planejamento de custos já foi elaborado, entretanto, é preciso comprimi-lo, não só para que o projeto tenha mais folego financeiro, mas para que a empresa também tenha um saldo de caixa mais positivo. Como reduzir custos nessa situação? Ao verificar novamente os fornecedores já definidos e os insumos que serão utilizados, que tal negociar um pagamento mais flexível, com prazos mais vantajosos?

Se a empresa possuir mais de um projeto em fase de aquisição, por que não retomar as negociações em conjunto, com o objetivo de melhorar ainda mais os preços e prazos para pagamento?

Em projetos que precisam de deslocamento pessoal, é necessário verificar a forma mais barata e confortável de se fazer isso. Foque na estratégia de negociação e no estabelecimento de parcerias ativas para a otimização do custo. Mas atenção! Procure não reduzir benefícios dos trabalhadores para cortar custos. Isso os deixa desmotivados, e a produtividade do time pode ficar bastante comprometida.

Estabeleça um planejamento

Qualquer projeto em uma empresa deve contar com um planejamento para se tornar bem-sucedido. Isso requer a descrição das etapas e dos riscos que são inerentes, classificando-os de acordo com a chance de eles ocorrerem e dos prejuízos que podem ocasionar. Isso oferece a possibilidade de se antecipar a problemas e criar mecanismos para reduzir os impactos negativos.

Também vale a pena inserir no planejamento as lições aprendidas com os projetos anteriores para evitar cometer os mesmos erros. Não veja o planejamento somente como uma agenda de datas! Vá além e siga os passos das melhores práticas em gerenciamento de projetos.

Planeje os custos, as aquisições, o cronograma, os recursos — humanos e insumos —, a comunicação, escopo, riscos e todas as outras áreas necessárias para a aplicação do bom gerenciamento.

Com toda programação do projeto pré-definida, ficará mais fácil para o gestor enxergar aonde poderá haver possibilidade de redução de custos e onde poderá ocorrer risco negativo, ou seja, aquele que pode vir a elevar o valor do projeto para a empresa. Portanto, tenha o planejamento do projeto como o coração do seu empreendimento.

Consolide a comunicação interna

A comunicação interna, muitas vezes, é deixada em segundo plano, mas ela é importante para manter os colaboradores motivados e produtivos. De maneira geral, os funcionários querem saber o que está acontecendo e os planos da empresa para o futuro. Isso também passa credibilidade para os colaboradores e deixa o ambiente de trabalho mais harmonioso. Além disso, essa ação contribui para a retenção de talentos.

Realizar projeto é realizar ações por meio de pessoas. Logo, para que tudo saia conforme desejado, a comunicação é importantíssima! Transmitir a mensagem somente não basta, é preciso ter a certeza de que o seu receptor entendeu o seu conteúdo e as ações que precisa realizar. Além disso, é preciso ter cuidado com tom da mensagem enviada, para não soar estranho ao receptor e evitar possíveis conflitos.

Atente-se à linguagem — verbal ou escrita — que cada pessoa necessita para saber o que ela precisa desenvolver, além da forma que as informações serão enviadas as partes interessadas! Comunicação eficaz e sem ruído evita aumento de custos, já que evita problemas imediatos e inesperados.

Selecione a equipe de acordo com as habilidades e competências

Cada cargo exige um perfil específico de profissional, com determinados conhecimentos técnicos e comportamentais. Às vezes, uma pessoa possui os conhecimentos, mas não tem o perfil comportamental que a vaga exige e vice-versa.

Colocar a pessoa certa na função adequada é a melhor maneira de aumentar a produtividade da empresa, fazer o colaborador atingir seu potencial máximo e ainda por cima reduzir os custos. Lembre-se de que algumas pessoas terão mais custos que outras — um funcionário júnior é mais barato que um sênior. Por outro lado, conseguimos agregar mais valor ao projeto com uma mão de obra mais experiente.

Atente-se sempre em não perder a eficiência operacional e a qualidade do contato com o cliente, pois o cumprimento de prazos e a garantia de benefícios e qualidades são fatores essenciais para sua fidelização e melhoria da empresa no mercado.

Dentro dos projetos, existirão funções e tarefas para todo os níveis de especialidade. Cabe ao gestor, durante o planejamento dos recursos humanos, avaliar quando é o momento de usar cada tipo de profissional. Pensar em como reduzir custos em projetos deverá passar por todas as áreas da empresa, e em cada uma delas haverá particularidades que poderão ser comprimidas ou melhoradas, gerando uma otimização financeira.

Gostou das nossas dicas? Continue aprendendo mais a respeito do gerenciamento de projetos dentro da empresa: confira o nosso conteúdo sobre os benefícios do sistema de gestão de projetos.