Gestão de Projetos

3 dicas de como melhorar a comunicação em projetos

6 min de leitura | 16 de abril 2018

Um processo de comunicação ineficaz é uma das principais causas de fracasso em atividades ao redor do mundo. 76% das empresas brasileiras apontaram a comunicação como a principal causa de fracasso na gestão de projetos, de acordo com uma pesquisa realizada pelo PMI (Project Management Institute). Neste tópico, vamos lhe ajudar a melhorar sua gestão de pessoas através da comunicação.

Além disso, devemos lembrar que um gerente de projetos gasta grande parte do seu tempo se comunicando — com sua equipe, fornecedores, clientes, sponsors e/ou outros stakeholders. Lembre-se: é importante que todos os colaboradores saibam quais serão os próximos passos a serem dados pela empresa.

Que tal aprender como ter um processo de comunicação mais eficiente? Então, leia este artigo e veja 3 dicas de como melhorar a comunicação em projetos de equipe. Não deixe para depois, hein?

 

Qual a importância da comunicação em projetos?

Antes de analisar as dicas de como melhorar a comunicação é preciso entender qual a real importância desse processo para os projetos de sua empresa. Uma comunicação clara e efetiva é capaz de prover todas as informações necessárias aos interessados, garantindo que saibam qual é o status da tarefa e quais serão os próximos passos.

Assim, colaboradores saberão exatamente o que precisam fazer para cumprir suas atividades e para que o projeto atinja os objetivos propostos. Dessa maneira, será possível aumentar o nível de qualidade das entregas, diminuir retrabalhos e, também, aumentar a produtividade das equipes, dentre outros fatores.

 

Forneça informações claras

Como destacado anteriormente, é fundamental que o gestor de projetos forneça informações claras. Não deixe nada entre linhas: esclareça e detalhe ao máximo tudo o que será repassado para frente.

Outra prática que pode ser interessante para melhorar a comunicação em projetos é certificar que os receptores compreenderam a mensagem que foi repassada. Assim, ao finalizar a conversa, questione as pessoas para certificar o entendimento e esteja sempre aberto a perguntas.

Essa será a única maneira de garantir que todos compreenderam as informações e saibam exatamente o que deve ser feito e qual o prazo das atividades.

 

Invista em um bom planejamento de projeto

O planejamento também é um aspecto fundamental para o sucesso de um empreendimento. É preciso contar com profissionais qualificados e que consigam criar uma programação a mais próxima possível do real.

Um cronograma eficaz é responsável pelo processo de tomada de decisão e pela determinação das prioridades. O gestor terá todas as informações na palma de sua mão para, junto com sua equipe, escolher qual o melhor caminho a ser trilhado.

Obviamente, a comunicação é parte integrante de um planejamento eficaz, uma vez que deve informar aos stakeholders como o projeto será executado, suas etapas e os respectivos prazos.

Use e abuse da tecnologia

Uma das maneiras de facilitar a comunicação em projetos se dá por meio do uso de novas tecnologias. O mundo contemporâneo fornece inúmeras opções para simplificar o processo de comunicação.

Aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, são vistos como grandes aliados dos gerentes de projetos. Obviamente, deve haver um controle para que o uso desses recursos seja para fins profissionais, e não pessoais.

O e-mail ainda é bastante utilizado. Apesar de não ser um recurso tecnológico novo, a sua eficácia é ampla. Contudo, é possível complementar o uso do e-mail com o sistema de armazenamento em nuvem, permitindo o acesso aos arquivos da empresa em qualquer lugar, necessitando apenas de uma boa conexão de internet.

Uma alternativa interessante para melhorar a comunicação é o uso de sistemas especializados na gestão de projetos. Esses programas são capazes de otimizar o tempo e o esforço do gerente, integrando métricas e facilitando todo o processo de comunicação. Vale a pena conhecer.

Melhorar a comunicação em projetos de equipe certamente impactará positivamente nos resultados e na imagem de sua empresa. As tarefas terão os prazos estabelecidos cumpridos com mais facilidade e os clientes sentirão mais confiança e segurança ao ver que toda a empresa está trabalhando em consonância.

E aí, o que você achou das informações sobre comunicação em projetos que fornecemos? Foram válidas? Então, compartilhe este artigo em suas redes sociais e mostre para seus amigos que você está por dentro desse assunto!