Termo de abertura do projeto: como fazer e exemplo prático

termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto, mais conhecido como TAP, é o documento oficial que autoriza formalmente a existência do empreendimento dentro da organização e dá autoridade ao gerente de projeto para aplicar recursos durante o seu ciclo de vida.

É por meio do termo de abertura que o projeto é alinhado com a gestão estratégica da organização e estabelece as primeiras relações entre cliente e executor. Ele documenta as necessidades do negócio apresentando as principais premissas, restrições, riscos, entendendo qual a necessidade do cliente final.

É ele que mostrará se o que o cliente solicitou é o que ele realmente precisa para sanar o seu problema. Além de mostrar à futura organização executora se o projeto é viável em termos econômicos, financeiros e mercadológicos para a companhia.

Quer saber mais e aprender como montar um bom termo de abertura do projeto? Continue a leitura.

Como desenvolver o termo de abertura do projeto

Entenda suas entradas

Projetos surgem para atender a uma necessidade interna ou externa da organização. Para que isso aconteça, são necessárias algumas análises, como a descrição da situação que o projeto abordará. Para desenvolver o termo de abertura do projeto, é necessário levantar as seguintes entradas:

  • Especificação do trabalho do projeto (EPT)

Descrição narrativa do produto que será entregue, contendo sua necessidade de negócio, uma descrição resumida de seu escopo e o plano estratégico da organização para o projeto.

  • Business case

Análise custo-benefício que visa a determinar se o projeto vale ou não o seu investimento.

  • Acordos

Serve para definir intenções iniciais do projeto. Pode ser elaborado na forma de um contrato.

  • Fatores ambientais da empresa

É preciso entender se a estrutura e cultura organizacional, juntamente com a condição de mercado, são fatores positivos para dar prosseguimento ao seu desenvolvimento.

  • Ativos de processos organizacionais

Levantar se a organização tem o know how necessário sobre o que está propondo iniciar, se os processos organizacionais são bem definidos, além de possuir base de conhecimento histórica.

Entenda suas ferramentas

O que pode ser utilizado para otimizar o termo de abertura do projeto:

  • Opinião especializada

Quando uma parte técnica do projeto precisa ser mais detalhada para verificar a continuidade dele pela organização.

  • Técnicas de facilitação

Fazer um brainstorming com a equipe de execução antes da montagem do termo de abertura do projeto facilitará o levantamento de premissas, restrições e riscos do empreendimento.

Desenvolva o TAP

O termo de abertura do projeto irá conceder autoridade ao gerente do empreendimento para aplicar os recursos organizacionais nas atividades necessárias para seu desenvolvimento.

Ele irá documentar o entendimento das necessidades e requisitos do cliente de forma sucinta e ajudará a desenvolver o plano de gerenciamento do projeto.

Para que seja um documento completo, sugerimos, como exemplo, que seja desenvolvido em Microsoft Word e contenha os seguintes campos:

Objetivo do documento

Deverá ser descrito o motivo pelo qual o termo de abertura do projeto será utilizado. É preciso narrar sucintamente o porquê de se realizar o empreendimento e qual o objetivo principal dele no planejamento estratégico da organização. Neste campo também serão atribuídos os principais responsáveis pelo empreendimento, como o gerente de projetos e o sponsor (patrocinador), além das suas atribuições e poder dentro do empreendimento.

Situação e justificativa do projeto

Esse tópico deverá a bordar qual a situação atual da empresa e do mercado e a razão pela qual os acionistas ou a diretoria resolveram aceitar realizar o projeto.

Objetivos e critério de sucesso

Qual a meta que o projeto quer alcançar? Qual o critério de sucesso para esse empreendimento? Nesse campo deverão ser citadas as metas previamente definidas.

Como exemplo, uma meta poderá ser cumprir todos os marcos principais do cronograma sem atraso e o critério de sucesso será todas estas entregas aceitas sem possíveis restrições por parte do cliente.

Principais entregas

Esse campo deverá ser separado por fases. Na primeira fase do projeto, quais são as entregas principais? E na segunda? Terceira e adiante?

Esse campo deverá esquematizar em formato de tópicos quais serão os principais produtos a serem entregues ao cliente final em cada fase de desenvolvimento do empreendimento.

Cronograma macro

Quais são os principais marcos do projeto relacionados a sua data de solução.

Esse campo deverá ser preenchido com um cronograma sucinto — em formato de tabela — relacionando: a fase em tal marco se encontra, o produto de entrega que ele irá gerar e sua data de transferência ao cliente.

Orçamento inicial

Quando o projeto foi aceito pela diretoria, provavelmente foi analisado um orçamento de despesas para sua elaboração total. Esta estimativa preliminar de custos precisa fazer parte deste documento.

Por meio dela, o gerente de projetos se orientará para realizar as contratações ou aquisições dentro da verba planejada, evitando possíveis prejuízos à organização.

Lembre-se de inserir um fluxo com as principais entradas e saídas de caixa, além de citar quem aprovou a base financeira do projeto.

Restrições

Quais definições podem afetar o desempenho do projeto, ou seja, quais são suas restrições. Lembre-se de que você tem que seguir, mas que poderá causar uma consequência ao projeto.

Algumas limitações podem ser: contenção de custos, recursos, tempo de alocação, entre outras. Relacione todas as restrições possíveis, isso o ajudará a traçar um bom cronograma.

Premissas

Quais são os principais fatores considerados verdadeiros e sem prova para fins de planejamento.

Como exemplo: disponibilidade de técnico especialista durante todo o processo de teste em determinado equipamento.

Assim como as restrições, listar todas as premissas ajuda, e muito, a se realizar um bom planejamento.

Riscos iniciais

Descreva os principais riscos que podem surgir durante o desenvolver do projeto. Se possível, complemente com as  possíveis ações para mitigá-los.

Partes interessadas ou steakholders.

Defina os nomes, as responsabilidades e o nível de autoridade das principais partes interessadas no projeto.

Descrever quais são e qual o poder de impacto delas dentro do empreendimento é importante para se monitorar e engajá-las positivamente dentro do projeto.

O termo de  abertura do projeto deverá ser assinado pelo patrocinador (sponsor). Isto autorizará sua inicialização e a alocação de recursos para o seu desenvolvimento. Como projeto, a vida do empreendimento é cíclica, portanto, se houver necessidade, o termo de abertura poderá sofrer revisões, a fim de definir melhor quais são as necessidades do cliente final.

Agora que você já entende melhor como montar um termo de abertura do projeto, já pode entrar em contato conosco e ver em que podemos te ajudar! Basta acessar a nossa página!

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