Sistema de gestão financeira: 3 funcionalidades essenciais

funcionalidades essenciais no sistema de gestão financeira

A gestão financeira de uma empresa é um dos pilares básicos para lidar com a competitividade do mercado e outros desafios que podem aparecer. Então, ter um sistema de gestão financeira para auxiliar na tomada de decisões mais estratégicas e aumentar o valor da empresa por meio de técnicas de administração de caixa é a decisão mais saudável para um negócio.

Em outras palavras, na gestão de uma firma você precisa lidar com cálculos complicados de índices econômicos, apuração de balanço e fórmulas matemáticas. Ter um bom domínio disso é fundamental para continuar lucrando e não deixar suas contas no vermelho. Mas caso você não tenha esse domínio ou reconheça a ajuda da tecnologia para otimizar sua empresa, um sistema de gestão financeira é a opção certa.

Quer ter mais informações sobre o que é, os benefícios e a funcionalidade do sistema de gestão financeira? Acompanhe o nosso post e fique por dentro do assunto!

Benefícios do sistema de gestão financeira

Conforme já foi mencionado, comandar uma empresa não é fácil e envolve desafios diários e conhecimentos apurados de administração. Isso inclui o gerenciamento de finanças, que quando não realizadas corretamente pode trazer sérios problemas para você e ser um dos principais motivos de mortalidade dos negócios.

Quer saber como um sistema de gestão financeira entra para facilitar o dia a dia do empresário? Confira seus benefícios!

Total controle de contas a pagar e receber

A partir do sistema de gestão financeira você pode lidar com o negócio das suas contas de forma muito mais simplificada e fácil. Afinal, com a ajuda da tecnologia, os lançamentos são realizados de forma integrada com outros setores e de modo ágil.

Um exemplo disso é que durante o momento da venda e emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NFe o setor financeiro já é alimentado de modo automático, o que acelera e otimiza esse processo. Isso aumenta também a produtividade da equipe envolvida e garante mais precisão das tarefas executadas.

Economia de tempo

Com a automação das operações financeiras diversas atividades podem ser executadas de modo rápido. Isso claro que reduz o tempo necessário para gerir as tarefas financeiras da empresa. Inclusive, você já deve ouviu falar na expressão ‘’tempo é dinheiro’’? Pois bem, mate dois coelhos com uma cajadada só ao reduzir tempo e dinheiro.

Isso só mostra que o custo-benefício para investir em um sistema de gestão financeira vale muito a pena. Afinal, sua empresa recebe o retorno disso por meio da economia de tempo, dinheiro, aumento na produtividade, foco nas atividades estratégicas etc

Além disso, por meio desse sistema você pode realizar o controle financeiro e acompanhar todos os seus custos nos mais variados processos de produção e venda e nas despesas tidas. Desse modo é possível identificar algum gasto desnecessário para aquele momento e reduzir esse custo. Isso é útil principalmente em situações difíceis para a empresa, como crises internas e nacionais, por exemplo.

Maior segurança

Com todo esse controle e precisão que a automatização do sistema de gestão financeira promove – em contrapartida com o uso de planilhas manuais – fica mais fácil garantir a vantagem competitiva e segurança dos dados e as informações verídicas que você terá em mãos. Até porque, todos os dados relacionados ao setor financeiro serão preenchidos diariamente e com cuidado.

Além disso, as outras vantagens que trazem mais segurança é evitar o atraso nas contas e evitar problemas fiscais devido alguma atualização na Lei, por exemplo. Isso afasta a preocupação com sanções jurídicas e pagamentos de juros, que prejudicam o orçamento diário.

Envio de alertas

Um outro benefício desse sistema de gestão financeira é o envio de alertas em forma de notificações. Afinal, é comum que com a correria do dia a dia e outros compromissos diários da empresa você esqueça de alguns outros importantes na gestão financeira, como o pagamento de contas e recebimento de valores.

Ao investir em um sistema de gestão financeira você evita esse problema e aumenta a credibilidade da sua empresa diante do mercado.

Erros mais comuns na gestão empresarial

Você já entendeu que a gestão financeira é um processo muito importante e incluir a tecnologia nisso é um passo fundamental para o sucesso da empresa. Porém, claro que para isso é preciso saber as melhores maneiras de aplicá-la na empresa e quais erros não se pode cometer.

Não acompanhar e analisar o desempenho da empresa

Esse é tido como um dos erros mais fatais que uma empresa pode cometer. Afinal, é a partir do acompanhamento e da análise que se pode mensurar os lucros, faturamento, capital de giro etc. E só com esses números é possível identificar se a empresa está lucrando e qual decisão deve ser necessária para evitar que problemas possam surgir.

Para ter acesso a esses diferentes indicadores deve haver registros de dados elaborados e claros para serem comparados ao longo do tempo.

Não fazer um planejamento financeiro

Existe uma expressão que diz que quem não sabe onde quer chegar, qualquer lugar serve. Bom, essa frase pode ser aplicada a uma empresa que não tem um planejamento financeiro. De que adianta acompanhar e analisar os indicadores de desempenho do seu negócio se você não souber identificar quais resultados são satisfatórios ou não?

No planejamento financeiro o gestor deve tomar decisões com base em dados atuais e passados para determinar metas de curto, médio e longo prazo.

Não registrar as operações realizadas

Claro que a medida anterior – planejar metas, acompanhar os indicadores, identificar fraudes etc – também das informações registradas sobre o que ocorre com a empresa. Se isso não ocorrer, diversas outras atividades ficarão prejudicas, o que torna essa falta de registro um erro grave.

Por isso um sistema de gestão financeira é tão importante. Com ele as informações importantes do seu negócio ficam registradas e é possível descobrir as diversas origens das operações, como cartão de crédito, dinheiro, boleto, débito etc. Caso essas informações sejam registradas de modo manualmente, os erros podem ocorrer mais facilmente.

Não calcular o preço da venda corretamente

Esse é mais um dos erros graves e que pode fazer a empresa ter mais lucro do que prejuízo a longa prazo. Afinal, se um gestor não tem conhecimento de mercado e desconhece os valores das despesas e custos de um produto, fica praticamente impossível determinar o preço de venda dos seus produtos e serviços.

Para evitar que problemas como esse aconteça, é preciso deixar registrado todas as informações relacionadas a entrada e saída de dinheiro e mercadoria na empresa. Só dessa forma será possível conhecer, reduzir os custos, despesas e a venda do produto.

Misturar finanças pessoas com empresariais

Não é muito difícil que em empresas ocorram as chamadas confusões patrimoniais: quando é retirado dinheiro do caixa da empresa para pagar dívidas particulares ou ao contrário, utilizar dinheiro e cartões pessoais para compras referentes a empresa. Ou seja, quando há uma mistura entre as finanças da empresa e dos gestores.

Essa é uma atitude que pode trazer grandes consequências e por isso não deve ocorrer por dificultar o controle financeiro da empresa, que vai desde o fluxo do caixa até a gestão de materiais.

Funcionalidades que não podem ficar fora do sistema de gestão financeira

Percebeu que informação é poder e ter isso armazenado forma objetiva, clara e segura é fundamental para o futuro da saúde financeira de sua empresa? Afinal, é a partir dessas informações que se pode avaliar de determinar as decisões futuras do negócio. Por isso, é importante conhecer as funcionalidades que não podem ficar fora do sistema de gestão financeira

1. Fluxo de caixa

Se você sentiu que já ouviu esse termo nesse post algumas vezes, não estranhe, ele realmente é importante para o bom funcionamento da empresa. Isso porque é a partir dele que você faz a previsão de todas as suas despesas (energia, aluguel, salário, impostos etc) e analisa se a sua previsão de entradas poderá suprir isso.

Ter essas informações com a maior antecedência possível ajuda a remedia algumas situações e a saber onde você deve investir.

2. Orçamentos

Como uma funcionalidade está ligada a outra, não avaliar bem o fluxo de caixa pode comprometer também o orçamento, que é peça chave para definir o capital existente na empresa e o quanto é possível mexer ou não no valor.

3. Receitas e despesas

As receitas e despesas de uma corporação dizem respeito ao lucro ou prejuízo do exercício. Se as receitas forem acima das despesas, significa que a empresa está no lucro. A primeira é obtida pela comercialização de serviços, produtos e mercadorias. A segunda de acordo com os gastos realizados para as necessidades da firma.

Ou seja, você viu como um sistema de gestão financeira é um investimento cujo custo-benefício compensa o valor gasto, independe do porte da empresa ou área de atuação. Porém, para alcançar seus benefícios é preciso prestar atenção em uma série de erros que podem surgir, como os mencionados. Com as nossas dicas fica mais fácil ter sucesso na gestão financeira.

Então, agora que você conhece mais sobre o sistema de gestão financeira, que tal entrar em contato com nós do Flowup e conhecer os produtos e serviços que temos a oferecer?

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