Sistema de gestão de projetos: 5 benefícios

sistema de gestão

A rotina de uma equipe de projetos, principalmente a do gerente, é bem corrida e envolve o controle de quantidade considerável de informações e processos. Devido a isso, uma gestão manual pode aumentar o índice de erros, a necessidade de retrabalhos, gerar atrasos, perdas de informações, entre outros problemas que prejudicam o resultado. É aí que entra a importância de um sistema de gestão para o gerenciamento de projetos.

Você sabe quais são os benefícios de investir em uma ferramenta como esta? No artigo de hoje, listamos 5 das principais vantagens. Continue acompanhando para saber quais são elas!

1. Aumenta o controle sobre as informações

Uma das grandes vantagens da utilização de um sistema para o gerenciamento de projetos é a possibilidade de centralizar todas as informações indispensáveis em apenas uma base de dados. Dessa forma, tem-se a segurança de que nenhum elemento está sendo negligenciado nas análises e monitoramentos.

2. Diminui os ruídos na comunicação

Com a centralização das informações, a comunicação entre os envolvidos melhora, isso também influencia positivamente na divisão de tarefas para as pessoas. Assim, todo o time passa a ter total acesso a questões como, por exemplo, cronograma, recursos disponíveis, custos x orçamento e as prioridades em determinado período.

3. Mantém a equipe atualizada

Um dos fatores que ajudam a manter a motivação dos colaboradores é a possibilidade de visualizar os progressos que estão sendo alcançados por meio das atividades executadas. Nesse sentido, um sistema de gestão para gerenciamento de projetos pode oferecer essa visão a respeito dos status das etapas, além dos feedbacks que são disponibilizados.

4. Ajuda no monitoramento das tarefas

Um ponto crucial para o sucesso de um projeto é a garantia de que as tarefas estão sendo executadas pelas pessoas certas, dentro do prazo estimado, utilizando os recursos destinados para isso. O que ajuda a ter essa certeza é a possibilidade de acompanhar, tanto a evolução das atividades quanto o desempenho das equipes.

Além disso, quando a equipe possui um tamanho considerável, esse gerenciamento torna-se complexo, deixando a atribuição de fluxos de trabalho e o acompanhamento mais complicado para o gerente.

Em ambas as situações, o sistema ajuda a acompanhar se os prazos estão sendo cumpridos, quem atrasou um processo e onde o orçamento está no limite, ou seja, o gerente pode formar um panorama que ajuda a identificar os pontos fracos e fortes e elaborar novas estratégias (mais eficazes).

5. Aumenta a precisão do acompanhamento dos resultados

Acompanhar os resultados do projeto é tão importante como monitorar o andamento das tarefas. Nesse caso, o software permite visualizar o desempenho alcançado no período, permitindo avaliar a consistência ao longo de todas as etapas.

Com essa facilidade, as análises tornam-se mais acertadas e economiza-se tempo (que seria utilizado para levantar todos os dados e agrupá-los para elaborar as avaliações necessárias), que pode ser aproveitado para realizar outras atividades, que agregam mais valor ao resultado.

Como vimos, um sistema de gestão para o gerenciamento de projetos pode ser implementado de forma ágil e oferecer diversos benefícios. Apesar de alguns gestores ainda enxergarem o investimento como um gasto, é seguro dizer que (com as vantagens obtidas) a relação custo-benefício é altamente satisfatória, visto que melhora a execução dos processos, aumenta a produtividade e permite alcançar resultados aprimorados.

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