Por que é tão difícil fazer gestão de tempo e como facilitar esse trabalho?

Por que é tão difícil fazer gestão de tempo e como facilitar esse trabalho?

Um cenário comum nas organizações é gente correndo contra o relógio, ansiosos e desesperados para terminar tudo dentro do prazo. Isso acontece porque fazer gestão de tempo nem sempre é tão fácil quanto parece. Organizamos agendas, prevemos tudo direitinho, mas basta algo que não estava previsto acontecer para logo perdermos o rumo e a hora.

Saiba agora por que essa missão parece impossível e como facilitar esse trabalho!

Sem limites para trabalhar

Fazer a gestão de tempo de forma eficiente depende de conhecermos nossos limites e capacidades. Se você sabe que logo após o almoço seu rendimento cai, é preferível deixar atividades menos importantes para esse horário. Coisas que você possa fazer meio que no automático.

Passar 15 horas dentro do escritório também não vai te ajudar. O cansaço acumulado vai pesando e seu desempenho fatalmente decai. O melhor então é programar só aquilo que você sabe que dará conta de fazer durante o horário de expediente.

Equipe sem orientação adequada

Na hora de fazer a gestão do tempo da equipe, sua atenção deve ser redobrada: cada pessoa tem um perfil e um certo desempenho. Exigir demais ou de menos pode comprometer a produtividade.

Procure distribuir as tarefas igualitariamente e, sempre que possível, obter o feedback da equipe em relação à carga de trabalho. Se perceber que o rendimento caiu, converse e identifique os motivos. Por vezes existe um problema latente que não percebemos.

 

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Falta de ferramentas

A melhor forma de saber se você e todos à sua volta estão sendo produtivos é monitorar o tempo despendido em cada atividade. Mas como absorver essa atividade que sugere supervisão constante?

Basicamente, elimine planilhas e controles manuais. Adote um sistema de gestão de tempo que possa ser acompanhado on-line. Você lança as atividades da semana, define os responsáveis e mãos à obra.

Quando o colaborador for iniciar a tarefa, ele dá start na plataforma e, quando termina, registra a conclusão. Ao final da semana, vocês podem fazer uma breve reunião para falar do desempenho de cada um e planejar a semana seguinte.

Ausência de rotinas e melhores práticas

Os grandes ladrões de tempo nas empresas são o e-mail, as interrupções e os telefonemas. Uma pessoa que recebe muitos e-mails e faz questão de respondê-los no mesmo instante perde o foco, desvia do que é realmente importante e termina o dia como louca para dar conta do que começou no primeiro horário da manhã

Ensinar seu time a usar o e-mail é fundamental. Determinar horários de acesso, como antes do almoço e antes de ir embora e usar configurações da caixa de entrada para que somente o que seja realmente importante fique à vista são algumas das opções para tirar o vício de responder de primeira.

No que tange ao telefone, implemente chats internos. Eles poupam tempo, economizam na conta telefônica e ainda permitem que você monitore as conversas, para evitar desvios do trabalho.

Vencer o desafio de fazer uma gestão de tempo eficiente só depende de você. Conte-nos como tem feito isso!

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