O que é um gerenciador de tarefas e quais são os seus benefícios?

o que é gerenciador de tarefas

Você já pensou o que seria da sua vida sem um gerenciamento de tarefas? A rotina de uma pessoa pode envolver diversas atividades diárias que para serem bem executadas dentro do prazo estabelecido, precisa de organização. Para uma empresa, um bom gerenciador de tarefas é ainda mais importante. Afinal, ela lida com diversas pessoas e metas.

Para ajudar sua vida existe o gerenciador de tarefas, um software desenvolvido não só para listar as tarefas necessárias que devem ser executadas, mas também para aumentar o controle sobre o que roda no seu computador e ter informações extras que podem ser úteis. Afinal, dentro de uma empresa é importante saber fazer uma boa gestão. Assim, com essa ferramenta você consegue definir suas prioridades, otimizar o tempo e avaliar o desempenho dos colaboradores.

Sentiu curiosidade e quer saber mais sobre como funciona o gerenciador de tarefas? Confira o nosso post e descubra agora mesmo. Não deixe para depois!

Importância do gerenciador de tarefas

Conforme já foi mencionado, o gerenciador de tarefas é uma escolha inteligente para empresas que querem ser mais produtivas e otimizar seu tempo. Mas além disso, ter uma ferramenta que ajude a delegar bem as tarefas para definir as prioridades, mensurar o tempo investido e avaliar o desempenho dos colaboradores é também uma ótima forma de poupar dinheiro.

Isso porque delegações de atividades e\ou colaboradores de forma equivocada podem ocasionar prejuízos reais. Afinal, não houve um bom gerenciador para definir as melhores escolhas de atividades e quais colaboradores deveriam estar engajados com as atividades. Claro que tudo isso pode resultar em atrasos nos projetos e perca do dinheiro investido na produção.

Benefícios do gerenciador de tarefas

Adotar essa ferramenta é uma escolha inteligente e cheia de vantagens.

Gestão de tempo

Todo projeto precisa ter uma administração de tempo para que esse não seja excedido e a credibilidade da empresa seja destruída. Porém, convenhamos que a ferramenta da planilha de horas é bastante limitada. Afinal, é bem provável que em algum momento ela seja esquecida de ser preenchida e ela se torne um grande mural de achismos.

Para solucionar esse problema existem gerenciadores de tarefas modernas, como o Runrun.it em que só é necessário apertar o ‘’play’’ no início das atividades, passa para descanso ou mudança de tarefa. Por fim, quando tudo for concluído basta entregar a atividade.

Além da mensuração do tempo, com essa ferramenta também é possível produzir relatórios que informem aos gestores a quantidade de horas necessárias para tomar decisões, como o orçamento e a eliminação de gargalos, por exemplo e finalizar a execução de tarefas.

A vantagem disso, além de não desperdiçar seu tempo com atividades burocráticas, é saber o que de fato deve ser sua prioridade na hora da execução. Ao diferenciar o que deve ser prioridade ou não e ao otimizar melhor seu tempo, é possível acompanhar mais de perto o que os colaboradores estão fazendo.

Redução de custos

Como o dinheiro investido em um projeto é muito valioso, poder reduzir os seus custos e até minimizar os recursos a partir do gerenciador de tarefas é muito importante. Isso porque com uma ferramenta desse tipo, o gestor pode determinar de forma hierárquica e organizada os projetos desenvolvidos ou em desenvolvimento por cada colaborador daquela empresa.

Isso permite que ele visualize quantas tarefas cada um dos funcionários tem em andamento e se algum deles possui tarefas atrasadas. Desse modo, a gestão pode evitar uma sobrecarga de tarefas em uma só pessoa e liberar mais o tempo daqueles que já possuem muitos compromissos profissionais para que as tarefas sejam concluídas com sucesso.

Porém, em muitos casos, as empresas realizam a distribuição de tarefas de modo manual, sem analisar aspectos importantes. A distribuição de modo inteligente permite que a produtividade da empresa aumente, e consequentemente, o lucro também. Além disso, o maior controle de tudo o que está sendo produzido na empresa aumenta as chances da gestão tomar as devidas providencias para impedir um atraso e uma multa para o escritório.

Otimização de processos

Como diz aquele ditado ‘’tempo é dinheiro’’, então, além de haver uma diminuição nos recursos utilizados pela empresa, também é possível economizar no tempo. Afinal, qual gestor não olha para sua equipe e imagina como seria mais vantajoso se ela tivesse uma melhor performance e produzisse mais?

Pois bem, um ótimo critério para medir a produtividade de uma equipe é o tempo. Afinal, se um procedimento que antes durava 4 horas e atualmente dura metade desse tempo. Isso significa que você e sua equipe conseguiram aproveitar melhor o tempo e usá-lo para produzir mais. A partir de ferramentas de gestão de tarefas é bem possível alcançar esse feito e garantir tais benefícios.

Além disso, ao economizar tempo com determinadas tarefas da empresa, você pode investi-lo em outras importantes.

Maior contato com o cliente

aumentar o contato direto com o cliente, uma importante tarefa que muitas vezes é deixada de lado pelas empresas por falta de tempo. Com o gerenciador de tarefas esse problema não é mais uma desculpa. Construir relacionamentos sólidos é de extrema importância para torna-los fieis para que eles permaneçam com você ainda fale bem da empresa para outros interessados. Por isso, é importante dedicar um tempo para fazê-los se sentirem especiais e que há uma relação pessoal além da profissional.

Gerar maior valor para empresa

gerar valor para a empresa também é uma ótima forma de aproveitar o tempo que foi disponibilizado e ressaltar a produção de conteúdo. Por sinal, essa é uma das melhores formas de agregar valor à empresa, já que para produzir conteúdo precisa entender do assunto. Então invista na produção de artigos, matérias e vídeos que sirvam como fonte de valor para o negócio.

Investir na qualificação dos colaboradores

a qualificação e reciclagem dos seus colaboradores também é uma ótima forma de investir o tempo e dinheiro extra da empresa. Afinal, sabemos que um bom profissional precisa está em constante processo de aprendizagem, tanto para aumentar seu reportório quanto para se atualizar sobre o âmbito legal, por exemplo, que se altera com frequência. Por isso, invista em cursos, feiras, palestras, congressos online, eventos etc.

Sela e honra os compromissos

Quando há uma relação mais próxima entre a empresa e o cliente, as relações entre esses dois se tornam mais sólidas e a comunicação mais concreta. Afinal, o disse-me-disse nunca ajudou ninguém a ter confiança dentro de uma relação. E é essa mais uma das vantagens de ter um gerenciador de tarefas.

Por meio dessa ferramenta os envolvidos garantem que determinado compromisso foi realmente firmado e conta com a ajuda dessa plataforma não só de comunicação, mas também de gestão e organização.

Sendo assim, todos os diálogos podem ficar salvos dentre do gerenciador de tarefas para firmar o compromisso e caso os envolvidos achem melhor, é até possível criar uma tarefa com alerta.

Maior segurança

Claro que só o fato de todo o diálogo entre cliente e empresa ficarem registrados na ferramenta de gerenciador de tarefas é um ponto positivo no quesito trazer mais segurança. Ou seja, sem essa ferramenta os diálogos e outros dados poderiam ficar vulneráveis e se perderem com facilidade. Com a ajuda deles é possível aumentar a eficiência no trabalho.

Mas além disso, é possível também controlar as atividades e identificar quem está responsável por determinada atividade na empresa e como ela está sendo desenvolvida. Isso aumenta o seu controle sobre o produto final e garante um maior segurança sobre o que vai ser entregue.

Para isso, você deve realizar o acompanhamento de tarefas com a ajuda do gerenciador de tarefas e organizar uma estrutura com uma sequência de atividades que cada colaborador deve realizar. A ferramenta permite um melhor monitoramento das etapas do projeto e uma avaliação de como cada um dos envolvidos está realizando suas funções.

Com essas informações facilitadas pelo gerenciador fica mais fácil ter um controle sobre tudo e garantir uma maior segurança para a produtividade, bom desempenho dos funcionários e entrega dos produtos dentro do prazo.

Opções de ferramentas de gerenciador de tarefas:

  • o Trello é o queridinho e uma das plataformas de gerenciador mais usadas por empresas de pequeno e médio porte e de startups. A partir dele é possível, por exemplo, criar quadros que indiquem a fase em que um determinado projeto está. Ele é intuitivo e dinâmico. Ou seja, se torna fácil se usar e garante a produtividade com o tempo;
  • o Quire também possui muitas vantagens. Uma delas é a de mostrar os detalhes das atividades que você está realizando em uma coluna lateral. Assim você pode marcar os itens como finalizados e eliminá-los da sua lista (se for o caso);
  • Asana também se torna uma boa opção para gerenciar tarefas em grupo, já que possui chat, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de tarefas etc.

Então, agora você já sabe sobre a importância do gerenciador de tarefas, como seus benefícios fazem a sua empresa crescer e quais opções de ferramentas podem ser utilizadas para atingir esse objetivo.

Como você já esclareceu todas as suas dúvidas sobre o uso das ferramentas de gerenciador de tarefas, que tal entrar em contato com nós do Flowup, para ajudarmos a simplificar sua gestão de projetos? Acesse o nosso site!

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