O que é PMBOK? Gerencie seus projetos com sucesso e rapidez

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O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos — é uma padronização dos processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas da gestão de projetos.

A gestão de projetos PMBOK se tornou essencial para o bom desempenho de uma empresa de qualquer área de atuação. Com ela, é possível melhorar a qualidade dos produtos, tornar os processos mais eficientes e atender às necessidades do mercado com mais facilidade.

Com o passar dos anos, novas técnicas foram criadas e aprimoradas para o gerenciamento de prioridades, prazos e custos nos projetos. Assim, surgiram várias práticas e guias, e o Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um de seus principais exemplos.

Este post vai lhe mostrar o que é PMBOK, como ele é feito e qual é a relevância dele para a gestão de projetos e o sucesso de um negócio. Acompanhe a seguir.

O que é PMBOK?

Ele é um guia criado para indicar boas práticas no gerenciamento de projetos. As orientações do PMBOK não devem ser seguidas à risca, já que cada projeto possui características e especificidades que os diferenciam dos demais.

Cada equipe deve ser responsável pela adoção de medidas eficientes e que trazem bons resultados, adaptando esses conceitos à realidade presente. Desse modo, ele é utilizado para orientar a atuação de gestores de projetos em diversas áreas, como a tecnologia da informação.

Por mais que PMBOK não ofereça explicações detalhadas e aprofundadas sobre o assunto, ele pode ser utilizado como uma ótima ferramenta para você conhecer os termos e as expressões mais comuns para a gestão de projetos.

Quem e como ele é elaborado?

O PMBOK é produzido pelo Project Management Institute (PMI). O PMI é uma instituição internacional sem fins lucrativos formada por profissionais da gestão de projetos. O PMBOK é fundamentado em dois conceitos principais: as áreas de conhecimento e o processo de gerenciar um projeto.

A primeira questão está relacionada aos conteúdos que devem ser administrados. Elas são definidas pelos conhecimentos necessários para a composição e a execução das atividades e técnicas a serem realizadas. Seus principais exemplos são o escopo, a integração, o tempo e o custo.

Já a segunda parte é focada nas etapas essenciais da gestão de projetos. Ela as divide em grupos e subgrupos que facilitam a aplicação e o acompanhamento das atividades, como: iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.

Qual é a importância?

Ao saber o que é PMBOK, você conhece as melhores práticas de gerenciamento de projetos, podendo aplicá-las em inúmeras áreas de atuação. Esses conceitos podem ser introduzidos em processos simples e que fazem parte do cotidiano de sua empresa, como a criação de um novo software ou a gestão do setor relacionamentos humanos.

Além disso, isso facilita a padronização das atividades, a melhoria do fluxo de informações e dados, a mitigação de riscos, o aumento dos lucros, o controle dos prazos de entrega e a redução de despesas.

Quais são os benefícios do PMBOK?

Você já deve ter entendido que há muitos benefícios no PMBOK para gerir projetos. Conheça alguns deles abaixo.

Identificação de projetos com problemas

Uma das áreas de conhecimento do projeto PMBOK é o monitoramento e controle do projeto. Nela, os objetivos são rastrear, regular o progresso e o desempenho e supervisionar. Desse modo, é possível identificar áreas de erro no projeto em que será preciso realizar algumas alterações.

Gerenciamento e otimização de processos

Claro que essa patrulha mais intensa com os possíveis erros do projeto pode trazer maior otimização e melhor gerenciamento dele. E isso é o que todo empreendedor de sucesso deve saber: otimizar as atividades do seu negócio ― tanto por meio do aumento de produtividade, redução de custos ou qualquer outra medida ― é uma ótima forma de impulsionar uma empresa.

Cumprimento de metas

O desenvolvimento de um projeto está em constante evolução, isso traz bastante dificuldade no momento de estipular as metas para um projeto. Então, imagine quão benéfico seria ter um guia que ajudasse você a definir as metas e que possuísse uma visão ampla o suficiente para se adaptar. É o que o projeto PMBOK faz por você.

Ele planeja, organiza, direciona e controla a equipe de um projeto para conseguir atingir e estabelecer metas específicas. Afinal, de engenharia civil a projetos de TI, ter um guia capaz de ajudar a controlar a qualidade, garantir a entrega no prazo, além de claro, conseguir a satisfação do cliente.

Maior previsibilidade

Como o projeto PMBOK ajuda você com todo o planejamento, isso garante maior previsibilidade e antecipação quanto aos possíveis riscos. Ao ter em mente o que pode dar errado, você pode criar um plano de ação com as soluções que se encaixaram em cada problema.

Um exemplo de problema que pode aparecer é o projeto ser acima do investimento previsto inicialmente. Como solução você pode acrescer um dinheiro extra caso ocorra imprevistos financeiros como esses.

Como utilizar a gestão de projetos PMBOK nos negócios?

  • Observe as necessidades específicas da sua empresa. Escolha uma metodologia adequada para ela e reduza práticas que poderiam não dar certo no seu negócio;
  • monte uma boa equipe e fique no olho nas competências técnicas e intangíveis de cada um;
  • estabeleça critérios de avaliação e comunicação. A falta de comunicação adequada pode prejudicar o sucesso de sua equipe, que é peça fundamental para o sucesso de um negócio;
  • defina tudo que é essencial e necessário para o projeto: escopo, cronograma e métricas;
  • acompanhe o desempenho do projeto após colocar em prática todos os passos anteriores definidos pela sua equipe e por você. É essencial ficar atento ao andamento e se os frutos objetivados estão sendo colhidos.

Portanto, analise muito bem sua infraestrutura empresarial. Veja como é possível melhorar as atividades e obter resultados positivos com o projeto PMBOK e potencialize as oportunidades de sucesso do negócio.

E então, o que você achou do nosso conteúdo? Quer aprender ainda mais sobre a gestão de projetos? Descubra 5 erros que devem ser evitados no gerenciamento de projetos!

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