Kanban: saiba o que é quais seus benefícios

kanban

O kanban é um método para definir, gerir e aprimorar o controle da produção de serviços especializados. Ele tem se tornado cada vez mais popular em empresas que trabalham com projetos (desenvolvimento de software, agencias digitais, agencias de comunicação, escritórios de arquitetura e etc.).

Essa metodologia ajuda a dar visibilidade da produção, melhorando a comunicação e, consequentemente, a produtividade das equipes. O método é baseado em tornar visíveis as atividades para garantir que a quantidade certa de trabalho seja executada através do uso de sinais visuais.  Confira neste artigo como o kanban funciona e quais benefícios ele traz.

Como funciona o kanban?

O kanban é bastante simples e também muito poderoso. O trabalho de um time que usa kanban em sua produção é guiado por um quadro com cartões, como foi contado em sua história.

O kanban é um sistema autocontrolado, de baixo custo, e extremamente simples de ser implementado. Ele reduz a necessidade de controles por meio de documentos formais, ou seja, ele contribui para a desburocratização. Além disso, valoriza o colaborador, fazendo com que este possa contribuir com sua experiência para o sucesso do sistema.

O quadro Kanban

quadro kanban

A imagem acima é familiar? Já viu em alguma empresa esses cartões colados na parede ou projetados em algum software de gestão de tarefas? Acredito que sim! Se ainda não viu, não se preocupe, vamos explicar em detalhes.

O quadro kanban é uma ferramenta que permite visualizar o fluxo de trabalho da equipe. Observe que ele é dividido em várias zonas (ou status). No quadro acima estão definidos os status: “Para fazer”, “Em andamento” e “Finalizado”. No começo, as atividades (representadas por cartões) entram no quadro pelo status “Para fazer”. As atividades para fazer estão livres para que alguém possa iniciá-las. Neste momento, deve trocar o cartão para o status “Em andamento” e colocar seu nome nele, apresentando-se como responsável. Ao finalizar a atividade, o cartão deve passado para o status “Finalizado”.

Note que visualmente basta “bater o olho” para saber como anda cada atividade, quanto trabalho já foi feito e quanto ainda falta para fazer. Cada equipe pode escolher quais status serão usados e adequar o quadro à sua realidade.

Utilizando o quadro kanban

Algumas equipes de desenvolvimento de software utilizam pelo menos mais 2 status (além dos já citados): “Em teste”, “Impedido”. O primeiro indica que uma funcionalidade desenvolvida está sendo testada pela equipe de testes. Já o status “Impedido” indica que alguma atividade não pôde ser concluída devido a algum problema que está inviabilizando sua execução.

Esse impedimento pode ser, por exemplo, um documento ou imagem que o cliente ainda não enviou, ou alguma dificuldade técnica que impediu a conclusão da atividade. Portanto, atividades no status de impedido merecem atenção imediata, pois podem causar atrasos.

Outro indicativo que pode ser utilizado é o de cores nos cartões. Cada cor pode representar um tipo de atividade ou classificação específica como por ex: melhoria, correção de problema, design, etc.

Note que a organização do quadro é muito simples assim como sua operação. Essa simplicidade ajuda na sua implantação, pois não exige treinamentos extensos e cheios de detalhes.

No entanto, apesar de simples, é uma ferramenta que facilita bastante a comunicação pela sua transparência.

Os cartões de atividades

Os cartões fixados no quadro kanban representam as atividades que devem ser feitas.

Esse cartão pode conter as informações básicas sobre a atividade, como: breve descrição, quem está fazendo (ou vai fazer), se há dependência de outra atividade, tempo estimado da execução, dentre outras. Cada equipe pode definir o que é importante registrar.

Se o kanban for virtual, algumas vantagens podem ser obtidas, como, por exemplo:

  • Possibilidade de anexar documentos e imagens,
  • Tornar a descrição da atividade mais rica,
  • Receber notificações quando uma atividade muda,
  • Filtrar quadros pessoais,
  • Compartilhar dados com clientes.

Benefícios em utilizar o método kanban

Gestão à vista

Por ser um método bastante visual, o kanban facilita visualização do fluxo de trabalho. Assim, é possível verificar as tarefas que estão atrasadas e aquelas que foram finalizadas antes do prazo.

Dessa forma é possível identificar gargalos, fazer previsões de entrega e planejar melhor a alocação de recursos para o projeto.

Produtividade

O kanban auxilia no engajamento do time. Além de facilitar a compreensão das metas estabelecidas, permite que o time encontre práticas mais assertivas e que tragam melhores resultados.

Além disso, é possível otimizar a performance dos integrantes, tendo um melhor controle dos processos.

Reduz custos e desperdícios

Sabemos que a redução de custos é um dos principais objetivos de todo gestor. Por isso o kanban é tão vantajoso, uma vez que sua aplicação é simples e corta gastos desnecessários no gerenciamento de tarefas durante o desenvolvimento de produtos.

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