Gestão financeira de empresas com projetos: a dica de ouro!

gestão financeira

A gestão financeira de empresas com projetos, ou que possuem várias contas de clientes, envolve algumas particularidades, pois é preciso saber o lucro por projeto e não apenas o lucro da empresa como um todo.

A frente da FAST (fabrica de software com 10 anos) aprendemos bastante sobre como fazer a gestão financeira de empresas de projeto. Um dos maiores desafios foi enfrentar o crescimento sem perder o controle. Durante esse tempo, a frase “se você não pode medir, não pode gerenciar” fez todo o sentido.

Por se tratar de uma empresa de TI, não queríamos que o nosso espeto fosse de pau (da máxima “em casa de ferreiro, o espeto é de pau”). Então, tentamos utilizar sistemas de gestão para nos ajudar na gestão financeira. Porém, mesmo testando vários deles, notamos que eles não permitiam um gerenciamento de custos eficiente.

Como assim? É isso mesmo! Uma empresa de TI que desenvolve projetos, ou que possui várias contas, tem necessidades específicas para gerenciar custos. É preciso identificar quais clientes e projetos são lucrativos e não apenas qual o lucro da empresa como um todo.

Para obter essa informação de lucro por projeto, observe que existem 2 tipos de custos que devem ser considerados nos cálculos:
1. Custos diretos dos projetos: são os custos que estão diretamente ligados ao projeto. Ou seja, se o projeto não existisse esse custo provavelmente não existiria também.
2. Custos indiretos: são os custos ligados à empresa como um todo e não apenas a um projeto específico.

Exemplo de divisão de custos

A tabela a seguir mostra um exemplo simplificado das finanças de uma empresa. Veja que ilustramos as receitas, os custos diretos e os custos indiretos (sem considerar os impostos).

Gerenciamento de custos

Observe que os custos diretos precisam ficar associados diretamente ao projeto. No nosso exemplo, o Projeto A teve custo com pessoal de R$ 60.000,00 e custo com contratação de terceiros (contratação de temporários, consultorias) de R$ 15.000,00.

Lembramos que é essencial saber quanto se gastou com pessoal no projeto, pois esse costuma ser o maior custo em empresas com forte capital intelectual. Falamos como gerenciar custos de pessoal nesse post: Como gerenciar custos com pessoal em projetos?

Os custos indiretos da empresa foram de R$ 21.000,00, sendo R$ 5.000,00 com aluguel, R$ 2.000,00 com internet, R$ 3.000,00 com energia e R$ 15.000,00 com pessoal do administrativo. Observe que não se consegue atribuir cada um desses custos a um projeto específico. Pois, são custos da empresa como um todo e portanto, são indiretos.

Com essas informações é possível saber o lucro direto dos projetos (Projeto A: R$ 25.000,00, Projeto B: R$ 3.000,00) e o lucro da empresa (R$ 7.000,00). Note que o lucro da empresa é obtido somando-se o lucro direto dos projetos e subtraindo os custos indiretos. No entanto, observe que não é possível saber o lucro por projeto, pois para ter essa informação (muito valiosa) é preciso fazer um rateio (divisão) dos custos indiretos entre os projetos.

Veja nesse post as diferentes formas de fazer o rateio dos custos indiretos: Dicas essenciais de como fazer o rateio de custos entre projetos.

A empresa teve lucro! Então, está tudo bem?

Nem tudo! Para simplificar a explicação do porque não está tudo bem, vamos considerar que o rateio para pagamento dos custos indiretos será feito de forma proporcional à receita dos projetos. Ou seja, o Projeto A vai pagar R$ 14.000,00 (2/3 do custo, porque teve 2/3 da receita) e o Projeto B vai pagar R$ 7.000,00 (1/3 do custo). Então, o resultado obtido está detalhado na tabela a seguir.

Lucro por projeto

Observe que ao fazer uma análise por projeto, o que parecia bom (lucro geral da empresa), mostrou-se alarmante. O Projeto A é bastante lucrativo, enquanto que o Projeto B apresenta prejuízo! Diante dessa informação, o que você faria como gestor? Logicamente, a decisão do que fazer depende de diversos fatores. No entanto, note que é essencial saber a lucratividade por projeto para não perder dinheiro. Para ter essa informação, é preciso fazer uma boa gestão financeira, em particular dos custos. Comece com nossa planilha financeira para gestão de projetos.

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