Gestão de projetos: TUDO o que você precisa saber!

tudo o que você precisa saber para uma gestão de projetos eficiente

A cada dia, o mercado de trabalho se torna mais acirrado e competitivo, e o nível de exigência dos clientes aumentou consideravelmente nos últimos anos. A melhor maneira para se adequar à nova realidade se dá pela aplicação de uma gestão de projetos eficiente.

Fazê-lo nada mais é do que colocar em prática conhecimentos, ferramentas e técnicas para que os objetivos definidos sejam alcançados. Não podemos deixar de destacar que um projeto é um empreendimento único, com metas específicas, prazo de duração e outras particularidades.

O gerenciamento de projetos está se tornando um conceito muito empregado nas principais empresas do Brasil e do mundo. É preciso deixar claro que qualquer tipo de organização pode empregar esse tipo de conhecimento, independentemente do seu ramo de atuação.

Além disso, ver seu empreendimento cumprindo os principais requisitos, como prazo, custo, escopo e qualidade, é o sonho de qualquer gerente de projetos. Infelizmente, é raro encontrar resultados satisfatórios, quando se analisam esses pontos.

Ficou interessado pelo assunto? Quer ter suas ações o mais próximo possível da perfeição? Então, continue a leitura deste conteúdo e veja tudo o que você precisa saber sobre uma gestão de projetos eficiente. Não deixe para depois!

*Esse post é uma transcrição adaptada do ebook: Tudo o que você precisa saber sobre uma gestão de projetos eficiente!

Entenda o que é gestão de projetos

Primeiro, é preciso entender os conceitos. Segundo o PMI (Project Management Institute):

“Um projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultados únicos. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo e, por isso, um escopo e recursos definidos.”

Podemos dizer também que a singularidade de um projeto se dá pelo fato de ele não poder ser considerado uma operação de rotina, mas sim operações que visam atingir um objetivo particular.

A gestão de projetos, por sua vez, pode ser definida como:

“A aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos.”PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)

Em outras palavras, podemos dizer que a gestão de projetos é utilizada para que o empreendimento seja finalizado com sucesso. O resultado somente será alcançado quando a ação finalizada atender aos requisitos que foram previamente estabelecidos (na etapa de planejamento).

Então, quando concluído, o resultado obtido deve ser satisfatório em termos de prazo, escopo, qualidade e custos estabelecidos. Além desses aspectos, é preciso levar em consideração a satisfação do cliente, que também deve ser um requisito avaliado para medir o sucesso de um empreendimento.

Dessa forma, é possível perceber que finalizar um projeto com sucesso não é uma tarefa tão simples, o que justifica a aplicação de métodos de gerenciamento. Assim, cada decisão tomada e cada passo dado serão embasados em estratégias específicas e nas melhores práticas do mercado. Vale a pena investir, concorda?

Conheça os benefícios da gestão de projetos eficiente

É importante destacar que a busca pelo aumento da eficiência é uma constante na maioria das empresas ao redor do mundo. Essa é a principal maneira que as organizações encontraram para alcançar os objetivos determinados.

Sendo assim, o investimento em boas práticas de gestão de projetos cresceu muito nos últimos anos. Os objetivos a serem alcançados variam de negócio para negócio, contudo, existem alguns  pontos em comum na maioria dos empreendimentos.

Melhore a tomada de decisão

Para tomarmos boas decisões, é preciso ter bons dados em mãos. Assim, conseguimos analisar uma grande quantidade de informações, compreendendo a real situação de um empreendimento. É importante lembrar que tomar decisões corretamente é essencial para o êxito.

Ter registros sobre projetos passados, por exemplo, é uma excelente maneira para facilitar o processo de tomada de decisão. Assim, será possível prever futuros cenários para o empreendimento em questão, bem como o que se deve fazer para obter o melhor resultado possível (ou aquilo que não deve ser realizado).

Além de utilizar seu banco de dados de informação, é possível contar com dados sobre o andamento do projeto. Esse conhecimento, aliado à experiência dos colaboradores, certamente simplificará a tomada de decisão, fazendo com que o empreendimento tome o rumo certo, de acordo com seus respectivos objetivos.

Minimize os riscos

É preciso deixar claro que o risco é formado por um grupo de incertezas capazes de impactar o resultado final de forma positiva ou negativa. Então, além das ameaças, não podemos deixar de considerar as oportunidades.

As ameaças são formadas pelos riscos, que farão com que o projeto sofra consequências negativas, enquanto as oportunidades são os possibilidades que farão com ele se beneficie, simplificando o andamento das atividades e melhorando o resultado final.

Muitas pessoas consideram os riscos como situações incertas, mas o gerenciamento de projetos nos prova o contrário. É possível quantificá-los e qualificá-los, além de determinar a probabilidade e, principalmente, o seu impacto (caso ocorram).

Sendo assim, podemos afirmar que o gerenciamento de riscos permite diminuir os custos do projeto, uma vez que imprevistos não pegarão os gestores de surpresa, pois serão descobertos antecipadamente. Haverá, também, maior probabilidade de sucesso, pois impactos negativos terão menos chance de ocorrer.

Porém, para garantir a correta gestão de riscos, é preciso classificá-los, mensurá-los, tratá-los e monitorá-los. A classificação nada mais é do que separá-los conforme o seu impacto, ou seja, se eles serão prejudiciais para o andamento das atividades ou se serão benéficos.

A mensuração, por sua vez, está ligada ao “tamanho” do risco e a o que ele pode causar para o empreendimento. Assim, torna-se mais fácil definir o que fazer, como fazer e quando fazer, determinando também uma ordem de prioridade.

O tratamento dos riscos são soluções que permitem a minimização das ameaças — diminuindo as chances de elas ocorrerem — e a potencialização das oportunidades, aumentando a probabilidade de ocorrência. Por fim, temos o monitoramento, que é indispensável.

Essa etapa visa garantir que a ordem de prioridade estabelecida está correta, uma vez que o andamento das atividades pode tornar uma situação mais perigosa ou mais favorável, alterando a preferência e a forma de abrangência do impacto.

Entregue valor aos stakeholders

Outro benefício de uma gestão de projetos eficiente se dá pela entrega de valor aos stakeholders, com os colaboradores, fornecedores, clientes e patrocinadores se sentindo valorizados no final.

Quem não quer participar de uma ação bem-sucedida, não é mesmo? Assim, além de contar com um excelente apoio para projetos futuros, sua empresa criará uma rede de ajuda mútua, em que cada parte interessada fará o máximo para corresponder às expectativas.

Dessa forma, todos se beneficiarão, e a ação, como um todo, será reconhecida. As melhores práticas ajudarão os gestores a se preparar para atuar em diversas áreas de conhecimento, como prazo, escopo, custo, comunicação e riscos.

Tenha uma gestão mais eficiente

Não é tão difícil compreender os benefícios de uma gestão de projetos eficiente. Contudo, muitas pessoas não sabem como colocar essas práticas em ação. Existem diversos métodos de gestão disponíveis no mercado, cada um atuando de uma forma diferente.

Veja, a seguir, mais informações sobre os principais métodos.

SCRUM

método scrum

O SCRUM é conhecido como um método de gestão de projetos ágil, sendo inicialmente empregado em projetos de softwares. Contudo, ele pode ser empregado em qualquer tipo de projeto.

A sua principal vantagem se dá em projetos que apresentam mudanças repentinas e urgentes constantemente, muito comum quando os clientes não conseguem definir muito bem o que desejam.

É interessante destacar que o principal foco dessa metodologia é se basear em pequenos passos, pois o resultado final será uma consequência dessas ações. Ao findar cada uma das pequenas etapas, deve-se realizar uma reunião com os principais interessados, apresentando os resultados e verificando se eles foram cumpridos ou não, bem como os motivos para isso.

PRINCE 2

O PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Enviroments) é uma metodologia britânica que pode ser empregada em qualquer projeto do mundo, sendo adotado em mais de 150 países.

Seu principal foco é o produto e as entregas que devem ser realizadas durante o projeto. Alguns pontos devem ser observados, como:

  • controle das etapas;
  • organização das etapas;
  • revisão de processos;
  • análise do planejamento;
  • gerenciamento dos desvios;
  • envolvimento dos stakeholders;
  • comunicação eficiente.

PMBOK

O PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) não é uma metodologia, mas um processo de padronização das etapas do gerenciamento de projetos. Essas etapas devem ser identificadas de acordo com as 10 áreas de conhecimento, que são:

  1. integração
  2. escopo
  3. tempo
  4. custos
  5. qualidade
  6. recursos humanos
  7. comunicações
  8. riscos
  9. aquisições
  10. stakeholders

Pode-se dizer que o PMBOK é a principal escolha em termos de gerenciamento, em todo o mundo, pois ele apresenta um guia das melhores práticas realizadas nos mais diversos projetos. Vale a pena conhecer, não é mesmo?

Caminho crítico

A metodologia de caminho crítico foca na execução das etapas de acordo com uma sequência lógica, até que o resultado final seja alcançado. Para tanto, é preciso considerar que qualquer projeto apresenta tarefas que estão ligadas entre si, criando uma espécie de dependência.

Essas tarefas só podem ser iniciadas após que uma determinada atividade seja finalizada. Assim, haverá a formação de um caminho crítico, ou seja, o caminho de atividades a serem executadas no prazo e escopo definidos, para que o projeto seja finalizado no tempo correto.

A não realização de uma atividade do caminho crítico pode trazer graves consequências, pois ela impedirão que os demais serviços sejam realizados, impactando todo o empreendimento.

Saiba como fazer uma gestão de projetos eficiente

Ter uma gestão de projetos eficiente não é nada fácil. É interessante destacar que existem inúmeras metodologias disponíveis no mercado, sendo necessário escolher a que melhor se adeque à sua realidade.

Obviamente, há algumas opções capazes de apresentar melhores resultados. O guia de melhores práticas do PMBOK, por exemplo, é uma das alternativas mais empregadas em todo o mundo. O conteúdo disponibilizado pelo PMI contém ideias inovadoras, sendo considerado uma enciclopédia em termos de gestão de projetos.

É preciso deixar claro que o PMBOK não é uma metodologia, mas um guia que fornece um conjunto de conhecimentos e técnicas que funcionaram em diversos projetos ao redor do mundo. Então, pode-se afirmar que o guia não determina como o gerenciamento deve acontecer, mas demonstra o que gerou resultados positivos e o que gerou resultados negativos.

Veja, a seguir, os grupos de processos do PMBOK, que podem ser considerados passos para uma gestão de projetos eficiente.

Iniciação

A iniciação engloba a formalização do início do projeto ou de uma nova fase, pois há ações que precisam ser divididas em inúmeras fases, em que cada uma deve passar pelo processo de iniciação.

É importante dizer que um projeto (ou uma de suas fases) só pode ser iniciado após a autorização dos responsáveis, que deve ser documentada e arquivada.

É nessa etapa que se deve definir o escopo e conseguir os recursos financeiros. Durante a iniciação de etapas intermediárias, ou fases, é possível reavaliar a viabilidade do projeto, verificando se ele deve ser paralisado, continuado ou postergado.

Planejamento

Certamente, você já ouviu falar que o planejamento é uma das etapas mais importantes, independentemente do tipo de projeto que será realizado. Por meio dele, é possível mensurar todas as variáveis, bem como o tratamento que cada uma delas terá até o encerramento dessas ações.

Pode-se dizer que as principais variáveis de um empreendimento são:

É preciso deixar claro que a etapa de planejamento deve ser realizada constante e progressivamente, ou seja, durante toda a realização do projeto, deve-se planejar. Isso ocorre porque a execução das atividades permite a coleta de mais informações.

Assim, pode-se refinar os próximos passos, aumentando o índice de acertos para as etapas futuras, principalmente em termos de custo, prazo e qualidade. Então, um planejamento bemfeito é responsável por definir o caminho crítico, economizando recursos, identificando os principais riscos e garantindo que a realização das atividades ocorra da melhor maneira possível.

Pensar em como será a execução das atividades de um empreendimento é essencial para que se definam as melhores soluções e se utilizem métodos inovadores, tornando mais fácil materializar o que foi previamente estipulado.

Quando o cronograma é finalizado, torna-se possível estimar os principais custos. Sendo assim, podemos dizer que quando o planejamento é bem realizado, ele se torna uma fonte interessantíssima de informação para a elaboração do orçamento.

Por fim, mas não menos importante, o planejamento será fundamental para que o gerente de projetos possa ter conhecimento de todo o empreendimento, sabendo de todas as etapas e fases, podendo interferir de maneira positiva no processo de tomada de decisões e na delegação de tarefas. Pense nisso!

Execução

Após planejar, está na hora de executar. Na fase de execução, é preciso buscar atingir todos os objetivos que foram propostos. Todo o trabalho despendido para a definição do plano de gestão deve ser executado nessa fase.

É válido dizer que a execução é responsável pelas principais despesas do orçamento, materializando tudo o que foi imaginado e recomendado pelos principais stakeholders.

A execução é uma das etapas mais importantes do projeto. Além de “tirá-lo do papel”, ela é de grande valia para a avaliação do empreendimento, atualizando o planejamento, revendo os riscos e realizando as alterações necessárias.

Monitoramento e controle

Peter Drucker, pai da administração moderna, disse:

“O que pode ser medido pode ser melhorado”.

Então, é preciso medir para melhorar. Reunir as principais informações, analisar aquilo que não deu certo, por que não deu certo e buscar identificar pontos de melhoria. Essa é a única maneira de garantir o crescimento.

A fase de monitoramento e controle é responsável pelo acompanhamento, revisão e controle da evolução e da performance do projeto. Todas as áreas devem ser analisadas, buscando identificar aquelas que necessitam de mudanças. Essas, quando necessárias, devem ser rapidamente executadas, evitando maiores problemas.

Um exemplo interessante para a aplicação das práticas de monitoramento e controle é a gestão de riscos. Os riscos podem se transformar por conta de pequenas mudanças em diversas áreas. Situações de mercado, intempéries, decisões de governos e o caminhar das ações podem modificar a prioridade dos riscos, podendo impactar positiva ou negativamente sua gestão.

Dessa forma, é fundamental garantir o monitoramento e controle dos riscos de um projeto. Contudo, é preciso se lembrar de que o risco é uma condição incerta, podendo ser prejudicial ou benéfica. Assim, deve-se potencializar as oportunidades e mitigar as ameaças, buscando trazer sempre o melhor cenário possível.

Encerramento

Como já destacamos, um projeto é temporário, ou seja, deve ser finalizado. O encerramento é responsável por formalizar o final da ação como um todo ou de uma fase. Em conjunto com o encerramento, as lições aprendidas devem ser registradas, para uso futuro.

Para finalizar uma etapa, deve-se contar com uma grande variedade de documentos. Itens como a aceitação do cliente e do patrocinador e uma revisão pós-projeto devem estar presentes.

Outro documento que é primordial nessa etapa são as lições aprendidas. É interessante destacar que documentá-las trará benefícios para a sua empresa e para os principais stakeholders. Todos poderão utilizar as informações em projetos e situações similares no futuro.

Conclusão

O guia PMBOK é muito utilizado para a gestão de projetos. Contudo, é preciso deixar claro que as melhores práticas podem não ser suficientes.

Softwares específicos para esse setor podem ajudar no processo. Automatizar processos, analisar as métricas mais importantes e contar com todas as informações na palma de sua mão são vantagens consideráveis.

A tecnologia, por si só, também não será suficiente para uma gestão ideal. É preciso que os gestores estejam sempre por dentro das novidades do mercado, buscando novos conhecimentos e habilidades. Dessa forma, sua empresa sairá na frente dos concorrentes e mostrará o seu valor para o mercado.

Os benefícios de contar com uma gestão de projetos eficiente são impressionantes. Não deixe de investir na capacitação de seus profissionais e, principalmente, no uso de novas tecnologias.

Assim, sua empresa passará a ser reconhecida por entregar os projetos dentro do prazo estipulado, cumprindo o escopo estabelecido, dentro da qualidade esperada e com o custo programado. Fantástico, não é mesmo? Então, não deixe para depois!

 

 

 

 

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