Contas a pagar: como manter em ordem?

contas a pagar como manter em ordem?

As contas a pagar são obrigações que toda empresa possui e devem ser bem organizadas para que as atividades sejam realizadas normalmente. Uma gestão ineficiente desse processo pode levar a sérios prejuízos e pode, a longo prazo, prejudicar a continuidade do negócio.

Pensando nisso, resolvemos falar sobre como manter tudo em ordem. Continue com a leitura para saber mais!

Por que organizar a rotina de contas a pagar?

Pagar os fornecedores, sejam de produtos ou serviços, é fundamental para garantir a continuidade das atividades, uma vez que esses aspectos são necessários para manter a empresa funcionando normalmente.

Além disso, a inadimplência prejudica a obtenção de créditos no mercado e deixa seu negócio com uma imagem negativa perante outras empresas — o que é um fator de muita importância na hora de obter novos, ou trocar os parceiros de negócio.

Quais cuidados devem ser tomados?

Primeiramente, é necessário criar um registro com todas as informações referentes às contas a pagar — como valor, dados do credor e data de vencimento — e fazer um acompanhamento diário, visando manter o controle sobre quais pagamentos precisam ser feitos.

A partir daí o planejamento começa a ficar mais elaborado, já que é necessário organizar as finanças de modo que o dinheiro esteja disponível em caixa para honrar com os compromissos.

Caso haja dificuldade em cumprir com os vencimentos na data correta, vale a pena tentar uma renegociação, evitando a cobranças de juros e multas — que podem tornar as contas ainda mais onerosas.

Além disso, vale a pena tomar outros cuidados extras, como:

  • antecipar os pagamentos que oferecem desconto: ajuda a aumentar a eficiência financeira, reduzir custos, poupar dinheiro e ainda ganhar mais confiança dos fornecedores;
  • controlar os gastos para evitar mais dívidas do que se pode pagar;
  • investir em um sistema de gestão: automatiza as atividades, diminuindo os riscos de erros e ajudando a acompanhar melhor os prazos, além de outros benefícios.

Quais os erros que devem ser evitados?

Da mesma forma que alguns cuidados devem ser tomados para manter a organização, também é preciso ressaltar alguns erros que devem ser evitados a todo custo, apesar de não serem incomuns.

Um dos principais é a mistura entre as contas de pessoa física e pessoa jurídica. Isso acontece quando as dívidas pessoais são incluídas no planejamento financeiro, para serem pagas com o dinheiro da empresa. No longo prazo, essa prática pode prejudicar os resultados e até mesmo levar o negócio à falência, por dificuldades em honrar os compromissos.

Outro ponto que vale a pena citar é o descuido, por menor que seja, no controle das contas a pagar, podendo gerar um montante de dívidas maior do que o caixa que a empresa possui disponível para pagamento — tudo isso compromete o faturamento, prejudica a lucratividade e ainda pode levar à inadimplência.

Manter um bom controle das contas a pagar é essencial para se alcançar uma gestão financeira eficiente. Nesse sentido, é necessário tomar alguns cuidados básicos, além de identificar algumas melhorias que podem ser adotadas para ajudar a aprimorar os resultados.

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