Como começar a usar o método Scrum na gestão dos seus projetos

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No The 2015 State of Scrum Report, da Scrum Alliance, foi identificado que 42% das empresas que trabalham com gerenciamento de projetos utilizam exclusivamente o método Scrum. Entre os motivos de sucesso dessa escolha, estão:

  • a entrega de valor aos clientes;
  • o atendimento ao escopo e orçamento dos projetos;
  • a melhor qualidade de vida da equipe envolvida.

Apesar de ser considerado fácil de ser implementado, independentemente do tipo de organização ou projeto, o método Scrum requer um conhecimento prévio de sua estrutura e funcionamento para que seja possível extrair o máximo proveito dele. Mas, afinal, como colocar o método Scrum em funcionamento na sua empresa?

Retomando o que é Scrum

Nosso objetivo aqui não é repassar os conceitos e detalhes do método Scrum, mas vale a pena lembrar que se trata de uma metodologia ágil de gestão de projetos.

Ela é bastante utilizada em ambientes de extrema incerteza, como projetos de tecnologia da informação, contudo, vem sendo aplicada em outras áreas, como construção civil, marketing e engenharia, pois facilita o entendimento do fluxo de desenvolvimento do projeto.

O Scrum permite desenvolver projetos com agilidade e eficácia, entregando valor aos clientes desde o primeiro momento. Além disso, auxilia no controle do orçamento, prazo e escopo de cada projeto, pois é planejado de maneira iterativa e incremental.

Quem são os players no método Scrum

Uma equipe Scrum é composta pelo Product Owner, Scrum Master e Scrum Team. O Product Owner (PO) é o responsável por determinar as atividades da Product Backlog e organizá-las segundo a ordem de prioridade. Ele é o responsável por compreender as necessidades do cliente e traduzi-las em um projeto cujos resultados sejam palpáveis desde o primeiro instante.

Pensando no desenvolvimento de um software, por exemplo, o PO entende as necessidades do negócio do cliente e determina quais são as funcionalidades (tarefas) a serem desenvolvidas. Essas funcionalidades (tarefas) são inseridas no Product Backlog por ordem de importância e potencial de retorno sobre o investimento.

O Scrum Master pode ser considerado um facilitador, aquele que fará a ponte entre o Scrum Team, o Product Owner, a empresa, os clientes e demais stakeholders do projeto. Ele é um especialista em Scrum, vivencia as melhores práticas do método e ensina a equipe a segui-las.

Já o Scrum Team é composto pelos desenvolvedores e demais profissionais responsáveis por colocar o projeto para rodar. Não há hierarquias dentro do Scrum Team; a ideia é que todos trabalhem de maneira horizontal e colaborativa. O Scrum Team é formado por grupos de 6 a 10 pessoas, sempre prevalecendo o formato menor. Quanto menor for, mais eficaz será o desenvolvimento e controle das atividades.

Como implementar o método Scrum

O método Scrum é bastante flexível e pode ser aplicado a qualquer tipo de projeto, seja de TI ou não. O segredo do êxito está em entender as etapas de planejamento, execução e avaliação para que você possa dar a agilidade necessária ao seu projeto.

1. Defina sua equipe

Identificar quem cumprirá os papéis que acabamos de mencionar é o primeiro passo para a implementação do Scrum. O Product Owner deve ser alguém com experiência de mercado e que entenda muito bem a metodologia de trabalho a ser aplicada.

Ele também deve ser uma pessoa de fácil relacionamento e perfil negociador, afinal, fará a ponte entre as necessidades e expectativas do cliente e a equipe que desenvolverá o projeto.

O Scrum Master não precisa ser tão experiente em relação ao negócio do cliente, mas deve ter uma capacidade bastante elevada de relacionamento interpessoal, negociação e resolução de conflitos, pois ele atua como intermediador e também um orientador. O Scrum Team precisa respeitá-lo e ouvir suas orientações, aplicando as melhores práticas promovidas por ele.

Já o Scrum Team deve ser formado por profissionais que tenham o conhecimento e a experiência necessária para desenvolver a solução proposta. Neste sentido, cabe ressaltar que nem sempre você terá todas as competências reunidas numa única equipe, o que pode exigir a contratação de profissionais externos igualmente qualificados e alinhados à metodologia Scrum.

2. Identifique seu Product Backlog

Product Backlog é onde você determina quais atividades devem ser cumpridas pelo Scrum Team. As atividades devem estar sempre priorizadas segundo a capacidade de geração de valor para o cliente, portanto, antes de mais nada, certifique-se de que o Product Backlog está alinhado à estratégia de negócio idealizada por ele.

No caso do desenvolvimento de um software corporativo, por exemplo, é preciso determinar quais funcionalidades são essenciais à atividade e podem trazer resultados imediatos e quais, numa reestruturação de escopo, por exemplo, poderiam ficar de fora.

Pensando na construção de um teatro, por exemplo, os adornos finais seriam os últimos itens da lista, enquanto as cadeiras e o palco estariam em primeiro plano. Os itens que ficam no final da lista são os menos relevantes para a geração de resultados.

Na sequência, um conjunto de atividades do Product Backlog é transformado em uma Sprint, que consiste em um pacote de atividades que devem ser desenvolvidas dentro de determinado prazo, que não deve ultrapassar 4 semanas.

3. Planeje sua Sprint

A Sprint é o tempo determinado para criar/desenvolver as entregas do projeto, isto é, um conjunto de funcionalidades, no caso de softwares e sistemas. Para que o trabalho seja realmente ágil e leve, ela deve ser inferior a um mês. O ideal é que não ultrapasse duas semanas.

As atividades listadas no Product Backlog são desmembradas em atividades menores, que compõem a Sprint Backlog. Digamos que uma das atividades do Product Backlog seja desenvolver uma nova página dentro do site da empresa.

Você terá diversas atividades: programação, layout, conteúdo, formulários, botões, menus, entre outras. Essas atividades menores são desenvolvidas dentro da Sprint e devem ter os prazos dimensionados com antecedência, para que as entregas sejam feitas com a funcionalidade em perfeito estado.

No planejamento da Sprint, reúna sua equipe para que o esforço de execução das tarefas/estórias seja estimado. A dica é simples: só pode determinar quanto tempo leva uma atividade quem de fato vai realizá-la, ou seja, um especialista no assunto. Neste sentido, a ideia é fazer com que sua equipe avalie o esforço de cada tarefa e determine, em conjunto, o prazo ideal para que ela seja entregue.

Caso vocês cheguem à conclusão de que determinada atividade levará mais do que um mês para ser concluída, desmembre-a em duas ou mais partes, a fim de identificar corretamente quais são os recursos e o tempo despendido em cada etapa.

Neste exercício é possível, inclusive, identificar atividades que não são necessárias ou, ao contrário, perceber que uma parte importante estava sendo subestimada.

4. Faça uma gestão à vista

Gestão à vista quer dizer tornar transparentes para toda a equipe todos os processos e atividades que estão em andamento. Você pode fazer isso utilizando um software de gestão de projetos ou, ainda, por meio de uma ferramenta bastante simples, o Kanban.

No Kanban, você segmenta um quadro branco em quatro partes: a fazer, fazendo, feito e impedimentos. Em seguida, insere cartões que correspondem a cada tarefa e que devem ser movimentados pela sua equipe conforme ela vai trabalhando em cada uma.

Dessa forma, todos sabem quem está fazendo o quê, quais tarefas já foram finalizadas e quem está à disposição para assumir outras tarefas. Note que também é possível visualizar os impedimentos, ou seja, as tarefas que não podem ser completadas porque dependem de algo que não está disponível, por exemplo, um material ou informação.

A definição explícita de tarefas e o acompanhamento frequente são alguns dos fatores que mais geram motivação nos profissionais de alta capacidade intelectual. Falamos sobre isso nesse post: 5 dicas para melhorar a produtividade da sua empresa.

Fazer uma gestão à vista também contribui para fomentar a colaboração na equipe. Caso alguém tenha terminado sua tarefa com antecedência, pode assumir outra ou então ajudar alguém que esteja com dificuldades.

5. Programe sua Daily Scrum

Daily Scrum é uma reunião curta e bastante prática. Nela, todo o Scrum Team se reúne para compartilhar o que foi feito no dia anterior e planejar o dia que se inicia. Ninguém senta nem joga conversa fora: o intuito é integrar a equipe, compartilhar as dificuldades e partir para mais um dia ágil na gestão de projetos.

Pular essa reunião pode significar o acúmulo de dificuldades que não são tratadas, gerando gargalos na execução do projeto. A fuga do método, isto é, ultrapassar os 15 minutos de conversa direcionada, acaba minando a produtividade da equipe.

O ideal é desenvolver essa cultura desde o início do projeto, sempre cronometrando o tempo dedicado ao Daily Scrum e criando pautas a serem tratadas. Assim não se perde o foco e todos iniciam o dia de trabalho motivados e com todas as dúvidas sanadas.

6. Implemente a Sprint Review

Quando uma Sprint termina, é hora de mostrar o resultado do trabalho e rever tudo o que foi realizado, analisando os pontos fortes e fracos. Basicamente, é uma avaliação de resultados parcial pelo cliente para que o Scrum Team possa avançar para a próxima Sprint com as incertezas solucionadas. O processo de feedback é intenso e ajuda a construir um time mais alinhado às necessidades do cliente.

A cada Sprint, cabe a cada um avaliar seu desempenho e contar com a equipe para melhorá-lo. Esse é um dos segredos do Scrum: melhoria contínua. Não se trata de apontar erros, mas sim de avaliar a performance e as dificuldades enfrentadas e identificar formas de evitar que essas mesmas barreiras se repitam nas próximas Sprints.

Desta maneira, a equipe vivencia um aprendizado contínuo e pode se desenvolver profissionalmente a cada projeto concluído. Por isso uma equipe experiente sempre é um grande diferencial para sua empresa.

Implementar o método Scrum na sua empresa é uma questão de iniciativa. Se você já tem as informações básicas para iniciar sua jornada em gestão de projetos ágeis, siga em frente!

E aproveite para ajudar outros companheiros de trabalho compartilhando este post!

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