Conheça os benefícios de contratar um sistema de gestão financeira

sistema de gestão financeira

O uso de sistemas de gestão financeira está se tornando um hábito dos administradores, inclusive iniciantes.

Com o avanço tecnológico cada vez mais veloz, não temos desculpas para não usufruir dos mais variados tipos de produtos e serviços. Isso tudo pode facilitar nosso cotidiano em diversos aspectos, inclusive ajudando na ampliação dos nossos negócios.

Nesse sentido, é importante sabermos que, mesmo em tempos economicamente incertos, esse crescimento pode ser real a partir de um conjunto de estratégias que, se aplicadas juntas, levam aos resultados desejados.

Uma delas é o uso de um sistema de gestão financeira. Capaz de trazer muitos benefícios ao empreendedor, esse mecanismo é o que existe de mais moderno para se fazer a adequada gestão dos negócios.

Por ser um tema bastante comentado, elencamos aqui 12 vantagens do uso desse tipo de sistema. Saiba quais são dando continuidade à leitura!

Automatização

O sistema de gestão financeira, primeiro, automatiza as funções ligadas à administração econômica de uma empresa. E essa automatização é justamente a base dos demais benefícios que seu uso traz. Além de organizar todas as informações relativas às finanças, os processos voltados a essa gestão se tornam mais organizados, práticos e rápidos.

Todas as entradas e saídas de caixa, equipamentos e materiais serão computadas. Uma rotina pode ser adicionada e essa apuração ser feita dentro de cada projeto responsável por aquela movimentação.

Com isso feito, gerar relatórios financeiros e controlar o fluxo de caixa dos projetos existentes será muito mais rápido e eficiente.

Acessibilidade

Com o sistema de gestão financeira, as informações econômicas do negócio ficam mais acessíveis, já que ficam ordenadas de forma inteligente. Assim, várias pessoas poderão acessar os dados sem a confusão que inúmeras planilhas organizadas em pastas do computador podem trazer.

Claro que é preciso delimitar quem tem acesso a essas informações, é crucial que o gestor do projeto tenha permissão para acompanhar e extrair relatórios do sistema de gestão financeira utilizado.

Afinal, ele é o responsável pelos custos e receitas do projeto, sendo fundamental acompanha-las de perto.

Precisão

Como os dados ficam armazenados em uma única plataforma, o risco de que haja informações erradas é quase nulo. E esse planejamento preciso é o que permite que o quadro financeiro da empresa seja visualizado corretamente, para que, assim, medidas como contenção de gastos sejam tomadas.

Claro que erros podem ocorrer, basta um lançamento de um determinado custo em algum projeto proveniente de um oposto para que, um se beneficie e o outro se onere.

Para evitar esse tipo de situação, além de capacitar os funcionários mostrando a real importância, de fazer o lançamento correto no sistema para o desenvolvimento da empresa é importante que o gestor esteja sempre atento à toda movimentação — financeira ou não — gerada em seu projeto.

Planejamento

É inviável fazer qualquer tipo de planejamento para um negócio sem ter acesso a todas as informações. Com os dados relacionados ao fluxo de caixa organizados, todo tipo de planejamento, desde pagamentos mensais a fornecedores até investimentos futuros na empresa, torna-se facilitado.

Por meio de um sistema de gestão financeira é possível sobrepor o planejamento de custos idealizado no início do projeto e o que está sendo realizado após o start do empreendimento.

Com isso é possível observar as falhas e buscar melhorias, antes de um colapso financeiro ocorrer, para um maior rentabilidade e melhor otimização dos custos.

Análise

Muitos empreendedores deixam análises estratégicas e essenciais de lado por conta da dificuldade de visualizar de forma satisfatória o quadro financeiro da empresa. Sobretudo para quem tem como objetivo ampliar o negócio, essa análise não pode ser ignorada. Com os dados acessíveis, centralizados, organizados e exatos, essa tarefa passa a ser descomplicada.

Montar o planejamento estratégico de toda a empresa será muito mais fácil munido dos dados financeiros dos projetos que foram executados e os que ainda estão em execução.

Será mais fácil visualizar qual empreendimento será prioridade e qual poderá ser deixado em stand-by.

Segurança

O sistema de gestão financeira confere segurança em diferentes aspectos. Primeiro, como os dados ficam centralizados em um só lugar, a chance de vazamento é mínima. Além disso, os riscos de se perderem informações em decorrência de falhas no computador, por exemplo, são nulos. Os dados passam por backups frequentemente, e o acesso pode ser feito de qualquer local.

Escalabilidade

A escalabilidade é a qualidade que um sistema tem de estar preparado para crescer e aumentar a capacidade de processar mais dados, sem prejudicar a qualidade dos processos. Em outras palavras, é a possibilidade de fazer o negócio crescer sem que seja necessário trocar de ferramenta — o que elevaria os custos, geraria perda de tempo, demandaria mais treinamento e comprometeria a eficiência do setor, de modo geral.

Lembre-se de contratar um sistema de gestão financeira que possa crescer junto com seu o negócio.

Foco no core business

Como dito, o investimento em um sistema de gestão financeira garante a automatização de diversas rotinas do setor. Isso vai desde o registro dos clientes até o acompanhamento do andamento dos processos — como a evolução das despesas, o controle do saldo das contas bancárias e as contas a pagar e a receber.

Com isso, diminui-se a quantidade de trabalhos manuais e se economiza o tempo da equipe. Esse ganho em produtividade permite que os colaboradores sejam direcionados para atividades mais estratégicas. Dessa forma, podem realmente agregar valor ao resultado, principalmente as que estão relacionadas à atividade-fim da empresa.

Melhora na integração entre as áreas

Com as informações contidas em apenas uma base de dados, fica muito mais fácil trocar informações relevantes com outras áreas e integrá-las. Ao melhorar a comunicação, ganha-se em agilidade nos processos, rapidez na tomada de decisão, eficiência e na qualidade dos resultados.

Além disso, ao fazer essa troca de forma automatizada, a empresa ganha com a diminuição do risco de erros, visto que a interferência humana ocorre em uma escala bem menor. Isso garante a elaboração de ações e estratégias mais acertadas, trazendo benefícios para a empresa como um todo.

Para que a integração entre os colaboradores e o sistema de gestão financeira seja fortuito é preciso que as pessoas envolvidas com o software sejam capacitadas. Assim, é preciso treinar as pessoas que participam do seu manuseio diário.

Além do mais, deverá ser estabelecido quais pessoas deverão ter acesso a conferir e modificar as rotinas do sistema. Pode ser necessário que alguns setores somente tenham acesso a extrair a informação, sem modificá-la, e a outros nem isto.

Com o propósito de munir todas as partes interessadas da informação é fundamental que a comunicação esteja alinhada e bem planejada, provendo a integração entre todas as áreas do negócio e do software em questão.

Possibilidade de acompanhar relatórios

Existem soluções disponíveis no mercado que permitem acompanhar relatórios e painéis com informações relevantes sobre o andamento dos processos. Dessa forma, os gestores conseguem monitorar o desempenho diário do setor.

O grande benefício dessa funcionalidade é a possibilidade de identificar possíveis falhas e discrepâncias no menor tempo hábil. Assim,  é garantida uma ação ágil e mais acertada — com o problema identificado rapidamente, as chances de descobrir as causas reais e quais ações precisam ser adotadas são bem maiores.

Otimização da tomada de decisão

Não podemos deixar de citar a melhora na tomada de decisão. As funcionalidades apresentadas pelo software contribuem para que os gestores consigam dados importantes para analisar os processos, apontar desvios e, principalmente, ter uma orientação a respeito do que precisa ser feito para alcançar os resultados esperados.

Veja a importância do lançamento correto dos dados de entrada e saída no sistema de gestão financeira adotado. As decisões estratégicas passarão por ele e o com certeza ele será o maior peso para o traçar das ações.

Um sistema que entregue os dados de forma coesa e consiga traçar cenários futuros pode ajudar e muito em decisões mais acertadas por parte da empresa.

Redução de custos

Muitos gestores e empreendedores ficam receosos em relação à implantação de um sistema de informação. Isso acontece em decorrência do custo da ferramenta e do impacto que ele pode gerar no orçamento. Entretanto, com tantas vantagens que a automatização dos processos traz para o negócio, podemos dizer que ele precisa ser visto como um investimento — já que a relação custo-benefício é bem satisfatória.

O uso da tecnologia também ajuda a promover a redução de custos de várias formas, entre elas:

  • aumento da produtividade;
  • redução do índice de erros;
  • diminuição da necessidade de retrabalho;
  • melhora no planejamento das ações;
  • ganho em eficiência.

Ao longo do tempo, essa economia gerada se torna suficiente para cobrir o investimento inicial, e, a partir desse ponto, a empresa ganha mais ainda no aumento dos lucros.

Além de possibilitar a tomada de decisões futuras de forma mais acertada, o valor gasto com um bom software não deverá ser visto como um custo a mais para o negócio e sim como um investimento de longo prazo.

Como você viu, um sistema de gestão financeira permite automatizar processos, torna as informações mais precisas e acessíveis a um maior número de pessoas, facilita o planejamento e, consequentemente, aumenta a organização, ajuda a reduzir custos e garante mais segurança ao negócio.

A implementação de um novo sistema trará uma série de mudanças na rotina de trabalho dos colaboradores. No início podem ter uma certa resistência em implementa-lo. Para que isso não seja um empecilho, invista em treinamento que além de ensinar a manusear a nova ferramenta mostre a todos os benefícios intrínsecos a ela.

Está convencido da importância desse recurso e quer começar a utilizá-lo agora para melhorar seu negócio? Entre em contato conosco e saiba como sua empresa pode se beneficiar!

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