5 dicas para otimizar a gestão de projetos quando há membros remotos

gestão de projetos remotos

Os trabalhos a distância, home office e similares, já estão se tornando a norma em muitas equipes de gestão de projetos. A maioria desses profissionais é “nômade”, atuando em uma empresa ou equipe pelo tempo necessário e seguindo em frente.

Para o responsável por essa equipe, dispersa em vários locais, otimizar a gestão de projetos pode ser um grande desafio.

Existem vários problemas associados à falta de um espaço físico comum para trabalhar, como perda de prazos, erros de comunicação, falta de foco e lentidão no progresso.

Porém, muitos desses pontos podem ser resolvidos com algumas atitudes simples. Por isso trouxemos, aqui, estas 5 dicas de como gerir um projeto com uma equipe que tenha alguns membros a distância:

1. Faça reuniões regulares

Perda de foco costuma ser o maior inimigo de quem quer otimizar a gestão de projetos remotos. Por isso, é importante que todos os membros se reúnam regularmente, seja de forma presencial ou por meio de conferências virtuais.

Nessas reuniões, exponha suas ideias, faça todos mostrarem seus resultados, seus progressos e suas dificuldades no período atual e troque opiniões sobre como resolver esses problemas. Revise as metas e, se necessário, altere a agenda para adequar tudo às novas condições.

2. Tenha um método de comunicação instantânea

Mesmo com as reuniões, os membros vão precisar trocar informações e pedir ajuda nesse meio tempo. Felizmente, esse é um problema fácil de resolver no período atual da tecnologia digital.

Aplicativos de chat, chamadas de voz pela internet, telefone, entre outros, são muito simples e cumprem o seu papel ao facilitar a comunicação rápida entre os membros. Troquem contatos antes de iniciar o trabalho e usem essas ferramentas sempre que necessário.

3. Mantenha o foco nas metas e nos prazos

Para melhor organizar a gestão de projetos com uma equipe mais dispersa, é importante lembrar que todos estão por conta própria. Você, enquanto gestor e líder, estará ainda menos disponível para orientar a todos, o que exige que cada um tenha autonomia para tomar suas decisões entre as reuniões.

O que você pode fazer para contribuir para esse foco é trocar tarefas e rotinas por metas e prazos. Quem trabalha em home office já deve estar acostumado a esse regime de atuação, então você não terá tantos problemas para alinhar essa metodologia com eles.

4. Padronize a gestão de arquivos

Um problema prático, mas que atrapalha muito qualquer equipe: quando é necessário que os membros compartilhem vários arquivos, eles precisam conseguir encontrar tudo rapidamente, sem que alguém envie um link direto ou passe muito tempo dando instruções.

Padronizar nomes, pastas e tipos de arquivo é a solução mais prática. Custa muito pouco treinar todos para seguir algumas regras de nomeação, além de poupar muita dor de cabeça em longo prazo.

5. Crie momentos para relacionamento pessoal

Por fim, nenhuma equipe precisa se relacionar apenas para trabalho. Mesmo para quem está atuando a distancia, ter alguma proximidade e um relacionamento saudável com seus colegas pode contribuir bastante para a produtividade.

Por isso, permita que todos troquem conversas informais, ou inclua algum off topic no final de cada reunião. Promova sessões em jogos eletrônicos online, discussões sobre filmes e séries, ou apenas histórias pessoais.

Pode parecer perda de tempo, mas isso evita que sua equipe perca a produtividade e o entusiasmo em um projeto longo e cansativo. Apenas mantenha um equilíbrio entre as metas e o entretenimento.

Agora que você sabe melhor como otimizar a gestão de projetos com equipes a distância, é hora de começara a mudar a sua forma de organização. Quer continuar acompanhando nossas dicas? Então siga-nos no Facebook e no LinkedIn e fique sempre por dentro de nossas novidades.

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