3 dicas de como melhorar a comunicação em projetos

comunicação em projetos de equipe

Um processo de comunicação ineficaz é uma das principais causas de fracasso em atividades ao redor do mundo. 76% das empresas brasileiras apontaram a comunicação em projetos como a principal causa de insucesso, de acordo com uma pesquisa realizada pelo PMI (Project Management Institute).

Além disso, devemos lembrar que um gerente de projetos gasta grande parte do seu tempo se comunicando — com sua equipe, fornecedores, clientes, sponsors e/ou outros stakeholders. Lembre-se: é importante que todos os colaboradores saibam quais serão os próximos passos a serem dados pela empresa.

Que tal aprender como ter um processo de comunicação mais eficiente? Então, leia este artigo e veja 3 dicas de como melhorar a comunicação em projetos de equipe. Não deixe para depois, hein?

Qual a importância da comunicação em projetos?

Antes de analisar as dicas de como melhorar a comunicação é preciso entender qual a real importância desse processo para os projetos de sua empresa. Uma comunicação clara e efetiva é capaz de prover todas as informações necessárias aos interessados, garantindo que saibam qual é o status da tarefa e quais serão os próximos passos.

Assim, colaboradores saberão exatamente o que precisam fazer para cumprir suas atividades e para que o projeto atinja os objetivos propostos. Dessa maneira, será possível aumentar o nível de qualidade das entregas, diminuir retrabalhos e, também, aumentar a produtividade das equipes, dentre outros fatores.

1. Forneça informações claras

Como destacado anteriormente, é fundamental que o gestor de projetos forneça informações claras. Não deixe nada entre linhas: esclareça e detalhe ao máximo tudo o que será repassado para frente.

Outra prática que pode ser interessante para melhorar a comunicação em projetos é certificar que os receptores compreenderam a mensagem que foi repassada. Assim, ao finalizar a conversa, questione as pessoas para certificar o entendimento e esteja sempre aberto a perguntas.

Essa será a única maneira de garantir que todos compreenderam as informações e saibam exatamente o que deve ser feito e qual o prazo das atividades.

2. Invista em um bom planejamento de projeto

O planejamento também é um aspecto fundamental para o sucesso de um empreendimento. É preciso contar com profissionais qualificados e que consigam criar uma programação a mais próxima possível do real.

Um cronograma eficaz é responsável pelo processo de tomada de decisão e pela determinação das prioridades. O gestor terá todas as informações na palma de sua mão para, junto com sua equipe, escolher qual o melhor caminho a ser trilhado.

Obviamente, a comunicação é parte integrante de um planejamento eficaz, uma vez que deve informar aos stakeholders como o projeto será executado, suas etapas e os respectivos prazos.

3. Use e abuse da tecnologia

Uma das maneiras de facilitar a comunicação em projetos se dá por meio do uso de novas tecnologias. O mundo contemporâneo fornece inúmeras opções para simplificar o processo de comunicação.

Aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, são vistos como grandes aliados dos gerentes de projetos. Obviamente, deve haver um controle para que o uso desses recursos seja para fins profissionais, e não pessoais.

O e-mail ainda é bastante utilizado. Apesar de não ser um recurso tecnológico novo, a sua eficácia é ampla. Contudo, é possível complementar o uso do e-mail com o sistema de armazenamento em nuvem, permitindo o acesso aos arquivos da empresa em qualquer lugar, necessitando apenas de uma boa conexão de internet.

Uma alternativa interessante para melhorar a comunicação é o uso de sistemas especializados na gestão de projetos. Esses programas são capazes de otimizar o tempo e o esforço do gerente, integrando métricas e facilitando todo o processo de comunicação. Vale a pena conhecer.

Melhorar a comunicação em projetos de equipe certamente impactará positivamente nos resultados e na imagem de sua empresa. As tarefas terão os prazos estabelecidos cumpridos com mais facilidade e os clientes sentirão mais confiança e segurança ao ver que toda a empresa está trabalhando em consonância.

E aí, o que você achou das informações sobre comunicação em projetos que fornecemos? Foram válidas? Então, compartilhe este artigo em suas redes sociais e mostre para seus amigos que você está por dentro desse assunto!

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